Документальный учет товаров на складе

Документальный учет товаров на складе 1. Документальный учет товаров на складе Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов: - сортовым. При этом способе товары различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров.При этом способе необходимо разде¬лять товары одного сорта, поступившие по разным ценам; - партионным.

Каждая партия товара, поступившая на склад по од¬ному транспортному документу, хранится отдельно. При этом в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименова¬ний. В данном случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах.С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излиш¬ки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату; - партионно-сортовым. Каждая партия поступивших на склад то¬варов хранится отдельно.

При этом внутри партии товары разбирают¬ся по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно; - по наименованиям. Товары одного наименования хранятся от¬дельно от товаров других наименований. Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Форма ТОРГ-11 «Товарный ярлык» Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценнос¬тей в местах хранения товара.Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименова¬ние с проставлением порядкового номера ярлыка.

Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. Вне зависимости от того, каким способом хранятся товары, материально ответственные лица должны соблюдать принципы товарного соседства.Например, товары, имеющие специфический запах, должны храниться отдельно от товаров, восприимчивых к запаху.

Готовые про¬дукты хранятся отдельно от сырья и полуфабрикатов. Продовольствен¬ные и непродовольственные товары размещаются на разных складах или в обособленных складских помещениях. Полный перечень правил товарного соседства определен многочисленными нормативно-техни¬ческими документами по отдельным видам товаров.Администрация торговой организации обязана обеспечить соблю¬дение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требо¬ваний пожарной безопасности.

Государственными и общеотраслевыми стандартами, иными нормативными документами, стандартами, разработанными самой торго¬вой организацией, устанавливается режим хранения товаров. Под ре¬жимом хранения понимают: - температуру хранения; влажность; - освещение; - сроки хранения.Так, например, ГОСТом 10581-91 для швейных изделий установлены следую¬щие условия хранения: 1) изделия должны храниться в крытых складских помещениях и быть защищены от прямого попадания солнечных лучей и атмосфер¬ных воздействий; 2) изделия, транспортируемые в подвешенном или сложенном ви¬де, должны храниться до реализации в подвешенном виде, транспорти¬руемые в потребительской таре - или связанными пачками, в бумаге или без нее - на стеллажах; 3) расстояние от пола до нижней части полки стеллажа должно быть не менее 0,2 м, от внутренних стен до изделий - не менее 1 м, между стеллажами - не менее 0,7 м. Если при хранении товара произошла его порча, то в первую оче¬редь комиссия проверяет режим хранения.

При нарушении указанного режима виновные лица возмещают организации убытки от порчи товара.

Материально ответственные лица, работающие на складе (магази¬не, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме этого, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, в которых отражают поступление и отпуск товаров за определенный пе¬риод времени.Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию.

Срок представления товарных отчетов (от 1 до 10 дней) устанавливает¬ся руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зави¬симости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.). Если товары учитываются торговой организацией по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров.В таком случае материально ответст¬венные лица составляют товарный отчет унифицированной формы ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы ТОРГ-30. Форма ТОРГ-29 «Товарный отчет» В адресной части товарного отчета следует указать наименование организации, структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответст¬венного лица, номер товарного отчета, дату его составления, а также период, за который он составляется. В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарно¬го отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным докумен¬там. Каждый приходный документ записывают отдельно.

При этом ука¬зывают наименование поставщика, вид приходного документа, его дату и номер.

Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета определяют общую сумму расхода товаров и тары за отчетный период.Каждый расходный доку¬мент отражается отдельной строкой (выручка по чекам контрольно-кассовой техники (ККТ), выручка мелкорозничной торговли по при¬ходным ордерам, возврат поставщику некачественного товара, переме¬щение товаров, отпуск мелким оптом и т. д.). Товарный отчет составляется для подтверждения товарного остатка.

Материально ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах. Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, следует располагать в хронологическом порядке.Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с на¬чала и до конца года с первого номера.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, которые посту¬пили на работу не с начала года, нумеруются с первого номера от даты начала работы и до конца года. В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Чтобы исправить ошибку в товарном отчете, необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильную запись, надписать правильный текст или цифру, сделать за¬пись «Исправлено», проставить дату исправления и подтвердить ис¬правление подписями бухгалтера и материально ответственного лица. Товарный отчет подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет.

Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обя¬занности приказом руководителя. Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами.Второй экземпляр ос¬тается у материально ответственного лица. Следующий пример покажет нам, как правильно заполнить товар¬ный отчет.

Форма ТОРГ-28 «Карточка количественно - суммового учета» Карточка ведется материально ответственным лицом на каждое наименование и сорт товара. Записи в карточке производятся в количественном и суммовом выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые материально ответственное лицо еда сдает в бухгалтерию с товарным отчетом.Если количественно-суммовой учет применяется в организации розничной торговли, ведущей учет товаров по продажным (розничным) ценам, то на однородные товары с одинаковыми розничными ценами открывается одна карточка.

В оптовой торговле учет товаров ведется по покупным ценам. Составление товарного отчета по форме ТОРГ-29 является довольно сложным, так как для получения товарного остатка в покупных ценах необ¬ходимо и расходную часть товарного отчета составлять в этих ценах.Данные для отчета следует брать из карточек количественно-суммово¬го учета (ТОРГ-28). Этот отчет содержит следующие показатели: сумма остатка с пре¬дыдущего товарного отчета в целом по подотчету материально ответ¬ственного лица, приход товаров за период по наименованиям, расход товаров за тот же период по наименованиям и остаток в суммовом вы¬ражении на конец периода.

Такая форма отчета может применяться в торговой организации с небольшим оборотом товаров и ограниченным товарным ассортиментом.Как правило, для оптовых организаций применяется следующая схема учета товаров: 1) материально ответственное лицо ведет «Журнал учета товаров на складе» (ТОРГ-18); 2) бухгалтер присваивает каждому наименованию поступившего товара номенклатурный номер и открывает на каждый поступивший товар карточку количественно-суммового учета (ТОРГ-28). Эта карточ¬ка передается материально ответственному лицу. Материально ответст¬венное лицо производит в карточке записи по приходу и расходу това¬ра. Если в организацию поступает новый товар с тем же наименовани¬ем и по той же покупной цене, то новая карточка не открывается, а за¬писи производятся в прежней карточке; 3) в сроки, установленные руководителем и главным бухгалтером организации, материально ответственное лицо сдает бухгалтеру сопро¬водительный реестр сдачи документов (ТОРГ-31), к которому прилага¬ет приходные и расходные документы.

Если со склада отпускается то¬вар в мелкорозничную торговую сеть, то в реестр необходимо вклю¬чить расходноприходную накладную; 4) бухгалтер обрабатывает поступившие документы (делает по ним бухгалтерские проводки) и выводит товарный остаток на балансовом счете 41 «Товары» по каждому месту хранения товаров и материально ответственному лицу; 5) ежемесячно бухгалтер проводит сверку товарных остатков, ко¬торые числятся в карточках количественно-суммового учета (ТОРГ-28), с товарным остатком в балансе.

Форма ТОРГ-18 «Журнал учета товаров на складе» Этот журнал предназначен для количественного учета товаров.

Он содержит такие показатели: - дату и номер приходных и расходных документов; - приход, расход и остаток каждого наименования товара по количеству; - сведения о поставщике или покупателе товара; - прочие сведения (в 7-й графе можно указать, например, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах и пр.). Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и та¬ры на складе (в кладовой). При компьютерной обработке приходных и расходных документов возможен вариант получения формы журнала в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Журнал ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день. Форма ТОРГ-31 Сопроводительный реестр сдачи документов» Применяется для регистрации приходных и расходных докумен¬тов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным ли¬цом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под рас¬писку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычисли¬тельной техники.

Второй экземпляр остается у материально ответст¬венного лица. Поступление и отпуск товаров по наименованиям и коли¬честву завскладом регистрирует в «Журнале учета товаров на складе» (ТОРГ-18). Партионный учет товаров (формы МХ-10, МХ-19) При партионном и партионно-сортовом способах хранения това¬ров на каждую партию товаров выписывается партионная карта в 2-х экземплярах.

Один экземпляр остается на складе и является регистром складского учета, а второй - передается в бухгалтерию.

Партионная карта заполняется по унифицированной форме № МХ-10 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 г. № 66). Одной партией считают: - товары, поступившие одним видом транспорта, независимо от количества транспортных документов; - товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам от одного поставщика.

Учет товаров в партионных картах ведется на основании приход¬ных и расходных товарных документов.При заполнении партионной карты в ней указывают: - номер партионной карты и дату ее составления; - наименование товара; - номер и дату акта о приеме товара; - номер и дату накладной, по которой товар поступил; - реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления; - наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в партионной карте указывают: - дату отпуска; - номер расходного товарного документа; - наименование получателя; - вид транспорта, место отправления; - наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара. Полный расход партии товаров оформляют в партионной карте подписями заведующего складом и товароведа. После этого партионную карту передают в бухгалтерию для проверки.Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то недостачу в пределах норм естественной убыли списывают в расходы на продажу (Дебет 44 Кредит 41-1), а сверх норм естественной убыли - взыскивают с мате¬риально ответственного лица (Дебет 94 Кредит 41-1, Дебет 73-2 Кре¬дит 94). При этом инвентаризация не проводится.

Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют с отнесением на внереализаци¬онные доходы (Дебет 41-1 Кредит 91-1) По окончании месяца остатки товаров в натуральном выражении из регистров складского учета заносятся материально ответственными лицами в «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения» унифицированной формы № МХ-19. Ведомости заводятся на год по каждому материально-ответствен¬ному лицу. Путем подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по ведомости учета, которая сверяется с данными синтетического учета по балансовому счету 41 субсчет 1 «Товары на складах». Ведомость подпи¬сывают работник бухгалтерии и материально ответственное лицо. 2. Задача Составить проводки по операциям: 1. Получен товар от поставщиков 210 000 руб; в том числе НДС – 18%; Д – 41 К – 60 – 210 000 Д – 19 К – 60 – 37 800 2. Произведены расходы по транспортировке товара – 4% от стоимости, в том числе НДС; Д – 44 К – 60 – 8400 Д – 19 К – 60 – 1512 3. Оплачен счет поставщика товара; Д – 60 К – 51 – 257 712 4. Выставлен НДС к возмещению из бюджета; Д – 68 К – 19 – 39 312 5. Начислена торговая наценка на товар – 24%; Д – 41 К – 42 – 260 400 6. Начислена заработная плата работникам торговой организации – 180 000 руб; Д – 44 К – 70 – 180 000 7. Произведены отчисления на социальные нужды (по действующему законодательству – 26%). Д – 69 К – 70 – 46 800.