Табличный процессор

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Луганський національний університет імені Тараса Шевченка

Кафедра теоретичної і прикладної інформатики

Табличный процессор

MS Excel 2010

Курс лекций

Луганск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕМА 1. ВВЕДЕНИЕ.. 4

1.1. История развития электронных таблиц. 4

1. 2. Общая характеристика электронных таблиц. 5

ТЕМА 2. ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT EXCEL 2010. 7

2.1. Общие сведения. 7

2.2. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2010. 8

2.3. Панель быстрого доступа. 9

2.4. Лента главного меню.. 9

2.5. Строка состояния. 15

ТЕМА 3. РАБОТА С КНИГАМИ.16

3.1. Создание новой книги. 16

3.2. Сохранение книги. 16

3.3. Открытие книги. 16

3.4. Защита книг и совместное использование. 17

ТЕМА 4. РАБОТА С ЛИСТАМИ И ЯЧЕЙКАМИ.. 19

4.1. Основные операции с листами. 19

4.2. Основные операции с ячейками, строками и столбцами. 20

4.2.1. Выделение.. 20

4.2.2. Копирование и перемещение.. 20

4.2.3. Добавление и удаление. 21

4.2.4. Скрытие.. 22

ТЕМА 5. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.. 23

5.1. Форматирование ячеек. 23

5.1.1. Изменение основных параметров формата.. 23

5.1.2. Формат по образцу.. 24

5.1.3. Форматирование с помощью стилей.. 24

5.1.4. Форматирование с помощью объекта «таблица».. 25

5.1.5. Условное форматирование.. 26

5.2. Форматирование строк и столбцов. 27

ТЕМА 6. ВВОД ДАННЫХ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ.. 28

6.1.Ввод данных в электронную таблицу. 28

6.1.1. Ввод чисел.. 28

6.1.2. Ввод значений дат и времени.. 28

6.1.3. Ввод текста.. 28

6.1.4. Ввод формулы... 28

6.1.5. Форматы данных.. 28

6.1.6. Использование средств, ускоряющих ввод данных.. 30

6.1.7. Проверка данных при вводе.. 30

6.2. Использование формул. 31

6.2.1. Способы адресации ячеек.. 31

6.2.2. Встроенные функции Excel 32

6.2.3. Присвоение и использование имен ячеек.. 33

6.2.4. Отображение зависимостей в формулах.. 34

6.2.5. Режимы работы с формулами.. 34

ТЕМА 7. ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ.. 36

7.1. Работа с изображениями. 36

7.1.1. Вставка изображений из других приложений.. 36

7.1.2. Вставка рисунков из файла.. 36

7.1.3.Вставка рисунков с помощью области задач Клип.. 36

7.1.4. Добавление подложки листа.. 36

7.1.3. Редактирование изображений.. 36

7.2. Работа с фигурами. 38

7.2.1. Вставка фигур.. 38

7.2.2. Форматирование фигур.. 39

7.3. Объекты WordArt 39

7.4. Объекты SmartArt 40

7.5. Работа с надписями. 40

7.6. Работа с диаграммами. 40

7.6.1. Создание диаграммы... 40

7.6.2. Изменение диаграммы... 41

7.6.3.Перемещение, копирование, удаление диаграммы... 43

7.7. Печать документов. 43

ТЕМА 8. ОБРАБОТКА И АНАЛИЗ ДАННЫХ.. 47

8.1.Сортировка данных. 47

8.2. Структурирование данных. 48

8.3. Фильтрация. 49

8.4. Разделение данных на несколько столбцов. 51

8.5. Консолидация данных. 52

8.6. Создание промежуточных и общих итогов. 52

8.7. Использование сводных таблиц для анализа данных. 54

8.8. Использование макросов. 54

 

ТЕМА 1. ВВЕДЕНИЕ

История развития электронных таблиц.

Впервые идея создания инструмента финансового моделирования пришла в голову разработчику VisiCalc 26-летнему выпускнику Гарвардского университета… Бриклин предложил способ автоматизации трудоемких и утомительных операций… Успех оказался феноменальным. Всего за 100 долл. бизнесмены и бухгалтеры получили удивительную возможность – легко…

Общая характеристика электронных таблиц.

Первым русифицированным табличным процессором стал пакет АБАК, работающий под управлением операционной системы М86. В дальнейшем наиболее широкое… В электронных таблицах как бы соединяются три компонента: носитель информации,… Наиболее распространенной электронной таблицей на сегодняшний день является продукт фирмы Microsoft: Microsoft…

ТЕМА 2. ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT EXCEL 2010

Общие сведения

Microsoft Office Excel 2010 представляет собой мощный табличный процессор, который широко используется как рядовыми пользователями, так и специалистами узкого профиля для работы с электронными таблицами.

Электронная таблица – это информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления с числовыми данными. Электронные таблицы позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы. Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.

Табличный процессор – комплекс программных средств для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных в табличном виде.

Основными возможностями применения Excel 2010 являются:

Ø решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов);

Ø создание диаграмм;

Ø организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц);

Ø доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников);

Ø создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt);

Ø автоматизация сложных задач (с использованием макросов).

Нововведениями в Excel 2010 является следующее:

Ø новый пользовательский интерфейс, основанный на лентах и вкладках;

Ø большая размерность рабочих листов (количество строк 1 048 576 против 65 536 в Excel 2003; количество столбцов 16384 против 256 в Excel 2003);

Ø увеличение количества возможных уровней сортировки (до 64), уровней вложений в формуле (до 64), аргументов функции (до 255), отображаемых в ячейке символов (до 32 000), отображаемых в списке автофильтра элементов (до 10 000);

Ø новые форматы файлов (основанные на формате xml);

Ø таблицы на рабочих листах (новый объект с расширенными возможностями по работе с ним);

Ø стили и темы (усовершенствованные средства для оформления таблиц), добавление новых полезных шаблонов рабочих книг;

Ø улучшение внешнего вида диаграмм и графиков;

Ø усовершенствованный режим «Разметка страницы»;

Ø расширенные возможности условного форматирования (неограниченное количество накладываемых на ячейку условий, новые средства визуализации данных в зависимости от значений);

Ø обобщенные опции (сведение множества различных опций в одно диалоговое окно);

Ø средства SmartArt (полезные для построения схем и рисунков);

Ø автозаполнение формул (помощь при записи формулы в ячейку) и возможность изменения размера строки формулы при вводе;

Ø новые функции в списке функций (введены 5 новых функций);

Ø улучшенные сводные таблицы;

Ø улучшенные возможности масштабирования рабочих листов;

Ø использование центра управления безопасностью (для различных настроек доступа и работы с конкретным файлом);

Ø проверка совместимости с другими версиями Excel.

Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2010

Рис. 2.1. Основные элементы окна MS Excel 2010

Панель быстрого доступа

Рис. 2.2. Панель быстрого доступа

Лента главного меню

На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку…  

Строка состояния

Рис. 2.12. Настройка строки состояния

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Для чего могут использоваться табличные процессоры?

2. Какие команды можно вызвать при помощи кнопки Office?

3. Как дополнить панель быстрого доступа новыми кнопками?

4. Какие панели расположены на вкладке Главная?

5. С помощью инструментов какой вкладки можно настроить параметры страницы?

6. Что отображается в строке состояния?

ТЕМА 3. РАБОТА С КНИГАМИ.

Создание новой книги

Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать. Замечание. Чтобы создать шаблон для последующего использования из имеющейся…

Сохранение книги

Excel 2010 по умолчанию сохраняет файлы в формате .xlsx. Этот формат не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы файл был совместим с предыдущими версиями Excel, необходимо сохранять его в формате Книга Excel 97-2003 (Файл→Сохранить как...). Также при помощи этой команды можно сохранить книгу в других доступных форматах.

Открытие книги

Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, откры­тыми в отдельных окнах. Кнопки группы Окно (рис. 3.1.) вкладки Вид помогают… Рис. 3.1. Группа Окно вкладки Вид

Защита книг и совместное использование

Ø паролем для открытия книги; Ø запретом манипулирования с ее листами; Ø запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какое расширение имеет файл книги, содержащей макросы?

2. Как создать книгу, используя шаблон?

3. Как сохранить книгу в другом формате?

4. Как открыть несколько книг в одном окне?

5. Для чего используется закрепление областей при открытии книг?

6. Какие способы защиты книг существуют?

7. Как настроить доступ к одной книге нескольких пользователей?

ТЕМА 4. РАБОТА С ЛИСТАМИ И ЯЧЕЙКАМИ

Основные операции с листами

Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Рис. 4.1. Рабочий лист книги

 

Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу (рис. 4.1).

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переиме­новывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа (рис. 4.2).

Замечание. Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить несколько листов подряд, при нажатой клавише Ctrl - несколько вразброс.

Рис. 4.2. Контекстное меню для работы с листами

Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа.

Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить.

Для листа может быть задана защита от изменений его определенных элементов, она задается через команду Рецензирование→Изменения→ Защитить лист.

Основные операции с ячейками, строками и столбцами

4.2.1. Выделение

Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.

Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши. Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен. Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона. Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов (рис. 4.1).

Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст.

В Excel 2010 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используйте команду Главная→Редактирование→ Найти и выделить→Выделение группы ячеек и задайте в диалоговом окне нужные параметры выделения.

Возможно одновременное выделение ячеек нескольких листов, для этого выделите нужные ячейки и щелкните на ярлыках листов, где вы хотите их выделить.

4.2.2. Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и вызвав контекстное меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Копировать, а затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V(для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками группы Буфер обмена вкладки Главная.

Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Вырезать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо просто перетащить на новое место элемент левой кнопкой мыши, либо воспользоваться соответствующими кнопками группы Буфер обмена вкладки Главная.

Замечание. Данные, которые были скопи­рованы, могут быть вставлены в новое место на листе с определенными параметрами. Для этого при вставке скопированных данных используйте команду Специальная вставка контекстного меню. В открывшемся диало­говом окне можно выбрать нужные параметры вставки (рис. 2.3). В этом же окне можно задать транспонирование ячеек, т. е. изменение расположения данных в них с горизонтального на вертикальное и наобо­рот.

Рис. 4.3. Окно Специальная вставка

4.2.3. Добавление и удаление.

Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, в контекстном меню выбрать команду Вставить и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант.

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и в контекстном меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная→Ячейки →Вставить→Вставить строки на лист/Вставить столбцы на лист.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду Главная →Ячейки→Удалить→Удалить строки с листа/ Удалить столбцы с листа. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца – сдвиг влево.

Для удаления ячеек со сдвигом следует выбрать из контекстного меню команду Удалить и указать способ удаления.

Для удаления данных из ячеек можно воспользоваться командой контекстного меню Очистить содержимое. Также в группе Редактирование вкладки Главная существует кнопка Очистить , позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания).

4.2.4. Скрытие

Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации находящейся на листе, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная→Ячейки→Формат→Скрыть или отобразить→ Скрыть строки(столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране.

Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная→Ячейки→Формат→Скрыть или отобразить →Отобразить строки(столбцы).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как переименовать лист в книге?

2. С помощью чего можно выделить все ячейки листа?

3. Как разделить лист на несколько частей для просмотра?

4. Для чего используется «специальная вставка»?

5. Как удалить одну ячейку на листе?

6. Что позволяет сделать команда скрытия ячеек?

ТЕМА 5. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Форматирование придает таблицам, созданным в табличном процессоре, законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных деталях.

Форматирование ячеек

Изменение основных параметров формата

Рис. 5.1. Мини-панель форматирования Выделив ячейку и вызвав диалоговое окно Формат ячеек (рис. 5.2), можно применить различные способы оформления ячеек. …

Формат по образцу

Ø установить курсор в ячейке, параметры форматирования которой мы хотим использовать; Ø нажать кнопку Формат по образцу на вкладке Главная→ Буфер… Ø выделить ячейку, на которую надо перенести форматирование (если был сделан двойной щелчок на кнопке Формат по…

Форматирование с помощью стилей

Чтобы использовать готовый стиль, нужно выделить ячейки и по команде Главная→Стили→Стили ячеек и применить нужный стиль (рис. 5.3).… Рис. 5.3. Окно выбора стилей ячеек

Условное форматирование

Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать Главная→ Стили→Условное форматирование. В открывшемся меню (рис.… Рис. 5.5. Окно выбора типа условного форматирования

Форматирование строк и столбцов

Отдельно можно изменить параметры высоты строк и ширины столбцов. Для этого необходимо выделить соответствующие строки/столбцы и перетащить мышью… Главная→Ячейки→Формат→Высота строки/Ширина столбца. Чтобы введенный в ячейки текст был полностью отображен, можно воспользоваться автоматическим подбором значений…

ТЕМА 6. ВВОД ДАННЫХ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Ввод данных в электронную таблицу

В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в «графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.

Ввод чисел

Для представления чисел в Excel используется 15 цифр, при вводе числа из 16 цифр оно автоматически сохранится с точностью до 15 цифр. Числовые…

Ввод значений дат и времени

Ввод текста

Как текстовые значения воспринимаются все введенные данные, не распознаваемые как числа или формулы. Текстовые значения выравниваются по левой границе таблицы. Если текст не умещается в одной ячейке, то он располагается поверх соседних ячеек, если они свободны. Параметры расположения текста в ячейке задаются через формат ячеек.

Ввод формулы

Формулой считается любое математическое выражение. Формула всегда начинается со знака «=», может включать в себя, кроме операторов и ссылок на ячейки, встроенные функции Excel.

Форматы данных

В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах (рис. 6.1). Активизировать его можно, выбрав… Рис. 6.1. Стандартные форматы

Использование средств, ускоряющих ввод данных

1. Автозаполнение при вводе. При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера… 2. Использование прогрессии.

Проверка данных при вводе

Для задания проверки нужно выполнить команду Данные →Работа с данными→Проверка данных →в появившемся окне… Ø на вкладке Параметры – критерии проверки,

Использование формул

Ø числовые значения; Ø адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки); Ø операторы: математические (+, -, *, /, %, А), сравнения (=, <, >, >=, <=, < >), текстовый…

Способы адресации ячеек

Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически… Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в… Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется…

Встроенные функции Excel

В Excel 2010 существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить… Рис.6.3. Автозаполнение формул

Присвоение и использование имен ячеек

Имя ячейки может действовать в пределах одного листа или одной книги, оно должно быть уникальным и не дублировать названия ячеек. Чтобы присвоить имя ячейкам, нужно выделить ячейку или диапазон и в строке…

Отображение зависимостей в формулах

Влияющая ячейка – это ячейка, которая ссылается на формулу в другой ячейке. Зависимая ячейка – это ячейка, которая содержит формулу. Чтобы отобразить связи ячеек, нужно выбрать команды Влияющие ячейки или Зависимые ячейки группы Зависимости формул…

Режимы работы с формулами

Полезной возможностью по работе с формулами является отображение всех формул на листе. Это можно сделать, используя команду Формулы… Если формула возвращает ошибочное значение, Excel может помочь определить… Для отладки формул существует средство вычисления формул, вызываемое командой Формулы→Зависимости…

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как можно изменить формат ячейки?

2. Что такое автозамена и для чего может применяться?

3. Какие существуют правила записи формул?

4. Чем отличаются различные виды ссылок на ячейки?

5. Как вставить в формулу стандартную функцию?

6. Для чего может использоваться режим отображения зависимостей формул?

7. Как отобразить все записанные формулы на листе книги?

ТЕМА 7. ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

Кроме возможности визуализации данных с помощью диаграмм и графиков Excel 2010 позволяет вставить на лист различные графические объекты: фигуры, объекты WordArt, рисунки SmartArt, а также импортировать и вставить любые графические изображения. Основные инструменты для работы с графикой находятся в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Excel поддерживает работу как с растровыми, так и с векторными изображениями.

Работа с изображениями

Вставка изображений из других приложений

Графические объекты из других приложений на лист Excel можно вставить, используя буфер обмена. Для этого нужно скопировать картинку из любого источника – другого приложения, а потом вставить из буфера обмена в нужное место текущего документа.

Вставка рисунков из файла

Для вставки рисунка из имеющегося графического файла, необходимо воспользоваться командой Вставка→Иллюстрации→Рисунок. В появившемся окне найдите и выберите нужный графический файл. Изображение вставится в документ.

Вставка рисунков с помощью области задач Клип

Коллекция Клип позволяет осуществить вставку различных графических, аудио- и видеофайлов. Для вставки клипа необходимо нажать кнопку Клип на в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Используя Организатор клипов, можно выбрать нужный рисунок для вставки в книгу.

Добавление подложки листа

Чтобы использовать графическое изображение в качестве подложки (фона) для листа, выполните команду Разметка страницы →Параметры страницы→Подложка и укажите нужный для вставки файл. Рисунок будет размещен как фон листа.

Редактирование изображений

Рис. 7.1. Вкладка Формат для редактирования изображений Чтобы изменить яркость, контрастность, перекрасить рисунок в определенный цвет (например, сделать его менее ярким,…

Работа с фигурами

Фигурами являются всевозможные готовые настраиваемые графические изображения, которые можно вставлять в книгу. Они являются объектами векторной графики, к ним можно применить множество визуальных эффектов.

Вставка фигур

Рис. 7.2. Фигуры Замечания.

Форматирование фигур

Чтобы добавить новые автофигуры, используйте кнопки группы Вставить фигуры вкладки Формат (контекстная вкладка Средства рисования). Рис. 7.3. Средства рисования

Объекты WordArt

При выделении объекта WordArt в окне программы появляется контекстная вкладка Средства рисования с вкладкой Формат. На панелях данной ленты…

Объекты SmartArt

Для заполнения текстовых полей шаблона предназначены области, помеченные как Текст, либо левая панель «Введите текст» SmartArt-объекта. Для…

Работа с надписями

Чтобы создать надпись, выберите кнопку Надпись в группе Текст вкладки Вставка и нарисуйте надпись нужного размера в нужном месте. После создания и выделения надписи в ленте главного меню появляется…

Работа с диаграммами

Диаграмма – это способ наглядного представления информации, заданной в виде таблицы чисел. Демонстрация данных с помощью диаграмм является более наглядной и эффективной для восприятия.

Создание диаграммы

Рис. 7.4. Основные элементы диаграммы После этого выбранная диаграмма сразу же будет построена на листе. Одновременно на ленте появится контекстная вкладка…

Изменение диаграммы

Вкладка Конструктор (рис. 7.5) состоит из панелей: Тип, Данные, Макеты диаграмм, Стили диаграмм, Расположение. Основные операции, выполняемые этими… Рис. 7.5. Вкладка Конструктор

Перемещение, копирование, удаление диаграммы

Для перемещения диаграммы и размещения на отдельном листе нужно использовать команду Работа с диаграммами→Конструктор→… Чтобы скопировать диаграмму в другое место листа, нужно переместить диаграмму… Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete. Чтобы удалить диаграмму на отдельном листе…

Печать документов

Опция Печать в меню вкладки Файл позволяет произвести более точные настройки перед печатью документа (рис. 6.8). Опция Предварительный просмотр позволяет просмотреть страницы документа перед…

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие виды графических изображений можно разместить на листах?

2. Каким образом можно отредактировать изображение?

3. Как создать подложку листа?

4. Как настроить положение фигур относительно друг друга?

5. Что включает в себя область диаграммы?

6. Как добавить в диаграмму ряд данных?

7. Как скопировать диаграмму на другой лист?

8. С помощью чего можно настроить параметры печати страницы?

ТЕМА 8. ОБРАБОТКА И АНАЛИЗ ДАННЫХ

Ø Ячейки каждого столбца (т. е. поля) содержат однотипную информацию, имеют одну размерность, поэтому, например, дата и время представлены в… Ø Каждый столбец имеет уникальный заголовок, расположенный прямо над… Ø Все ячейки в каждой строке образуют одну запись и занимают не более одной строки.

Сортировка данных

Команду настраиваемой сортировки можно вызвать через Главная→Редактирование→ Сортировка и фильтр, либо через Данные→Сортировка и… Рис. 8.2. Диалоговое окно Сортировка

Структурирование данных

При ручном структурировании сначала надо определить нужные элементы – выделить диапазоны ячеек, которые должны быть структурированы, затем применить… Замечание. Если при сворачивании раздела определенные строки/столбцы должны… Автоматическое структурирование используется, когда на листе расположены строки или столбцы итоговых данных или…

Фильтрация

Замечание. При копи­ровании данных из отфиль­трованной таблицы будут скопированы только те данные, которые отобра­жаются в данный момент в таблице.… Чтобы применить автофильтр, нужно выделить хотя бы одну ячейку списка данных и…

Разделение данных на несколько столбцов

Excel предоставляет возможность разбивать данные, находящиеся в одном столбце, на несколько. Эта возможность может также использоваться при импорте данных из других приложений, если данные не разделены на нужное количество столбцов.

С помощью команды Данные→Работа с данными→Текст по столбцам вызывается мастер, позволяющий указать параметры разбивки. Можно выбрать разделитель для данных, имеющих одинаковые знаки-разделители, либо указать параметр «фиксированная ширина» (если в столбце данные имеют одинаковую длину) и указать точное местоположение разделителя.

После выполнения команды разделенные данные копируются в столбцы, находящиеся справа от исходного столбца, заменяя старые данные. Поэтому предварительно нужно добавить пустые столбцы справа, либо при выполнении разбиения указать адрес ячейки, куда будет помещен результат.

Консолидация данных

Рис. 7.5. Диалоговое окно Консолидация Если в разных листах книгах или даже разных книгах имеются однотипные… Чтобы выполнить консо­лидацию, сначала нужно выделить первую ячейку места, в котором будут расположены…

Создание промежуточных и общих итогов

Промежуточные итоги – это удобный способ обобщения и анализа данных на рабочем листе. При подведении промежуточных итогов таблица разбивается на… Подведение промежуточных итогов позволяет обойтись практически без ручного… Перед подведением промежуточных итогов имеет смысл произвести сортировку по тем столбцам, по которым подводятся итоги,…

Использование сводных таблиц для анализа данных

При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях сводной таблицы будут содержаться. Поле… Для работы в Excel со сводными таблицами существует команда…

Использование макросов

Чтобы получить доступ к командам записи макросов, нужно отобразить вкладку Разработчик на ленте главного меню. Для этого нужно выбрать… В группе Код (рис. 7.7) доступны основные инструменты для работы с… Для записи макроса на Visual Basic используется кнопка запуска редактора – Visual Basic. Для просмотра списка…

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какими характеристиками обладает список данных?

2. Как отсортировать данные по нескольким критериям?

3. Для чего используется расширенный фильтр?

4. Какие данные могут быть разделены на несколько столбцов?

5. Как задать подсчет промежуточных итогов?

6. Что такое сводная таблица?

7. Как записать свой макрос?