Использование СУБД ACCESS 7.0

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Саратовский Государственный Технический Университет Кафедра ММЛ КУРСОВАЯ РАБОТА на тему ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 7.0 Выполнил студент ВШБ - 21 Котик А.С. Проверила профессор Синева Н. Ф Саратов 1998 ОГЛАВЛЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 3 ВВЕДЕНИЕ 3 СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ 4 Создание пустой базы данных 4 Создание базы данных с помощью мастера 4 Создание таблиц 5 Создание таблицы с помощью мастера 6 Создание таблицы в окне конструктора 7 Наименование поля 7 Типы данных 7 Числовые поля 8 Поля типа Счетчик 9 Поля датвремени 9 Логические поля 9 Текстовые поля произвольной длины 9 Поля объекта OLE 9 Тип данных мастер подстановок 9 Создание структуры таблицы 10 Создание таблицы в режиме таблицы 10 ВЫБОРКА ДАННЫХ 11 Что такое Запрос по образцу 11 Создание запросов с помощью мастера 12 Создание простого запроса 12 Добавление полей в бланк запроса 13 Изменение порядка полей 13 Сохранение запроса 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 7.0 Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД Система управления базами данных Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. Достаточно указать, что в одной из крупнейших саратовских фирм, торгующей компьютерными системами, Ладья компьютерные системы документооборот построен на СУБД Access.

ВВЕДЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы.

Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией.

К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных.

Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным.

В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ

Создание пустой базы данных

Создание пустой базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и р... Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле вво... После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создать данно... Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты.

Создание базы данных с помощью мастера

Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них список таб... Устанавливая или снимая флажки для полей, Вы можете выбрать поля табли... В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую о... После нажатия кнопки Готово мастер переходит к созданию базы данных, с... Создайте структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

Создание таблицы с помощью мастера

Сначала Вам необходимо из списка Образцы таблиц выбрать прототип табли... Затем из списка Образцы полей выберите поля таблицы и разместите их в ... Сформировав список полей создаваемой таблицы, нажмите кнопку Далее. После завершения этого процесса в зависимости от выбранной Вами опции ... Вы указали MS Access всю необходимую информацию для создания таблицы.

Создание таблицы в окне конструктора

Давайте вначале рассмотрим определение полей таблицы. Наименование пол... При задании наименований полей Вы должны следовать следующим правилам ... В качестве наименования поля не рекомендуется использовать аббревиатур... Логический 7. Мастер подстановок. Каждый из типов данных наделен собственными свойст...

Числовые поля

Познакомившись с текстовыми полями, Вы знаете, что в качестве допустим... В связи с этим возникает вопрос, с какой целью вводится числовой тип п... 2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических операци... Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки коли...

Поля датвремени

Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные предс... Данные этого типа занимают 8 байт. Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентн... Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления тип... При создании специального формата удалите текущее значение из свойства...

Поля объекта OLE

Поля объекта OLE MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись. Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера до 1 Гигабайта.

Тип данных мастер подстановок

4. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив команду ФайлСо... Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и Вы... В столбце Тип данных появилось значение Текстовый. В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите КодЗаказа.

Создание таблицы в режиме таблицы

Ниже приведена последовательность действий, которую Вам предстоит выпо... 2. Имя поля выделяется и появляется мигающий курсор. На запрос о необходимости создания для таблицы первичного ключа нажмит... Для этого перейдите в окно конструктора таблицы, выполнив команду ВидК...

ВЫБОРКА ДАННЫХ

В предыдущей главе мы рассмотрели использование фильтров, а в этой гла... ВЫБОРКА ДАННЫХ. На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть записей,... Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор з... Например, Вам необходимо выбрать записи о поставщиках определенного то...

Что такое Запрос по образцу

Что же такое Запрос по образцу Запрос по образцу это интерактивное сре... Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access поль... Ранее нами были рассмотрены общие положения, относящиеся к базам данны... При этом вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке,... Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запросо...

Создание запросов с помощью мастера

Предположим, что нас интересует стоимость расходов на доставку по клие... После выбора полей нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее... Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В этой строке Вы указываете тип сортировки информации, возвращаемой в ... Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса.

Создание простого запроса

Создание простого запроса. Предположим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о п... На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которог... В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно назван... Вся необходимая информация находится в таблице Клиенты базы данных Бор...

Добавление полей в бланк запроса

Добавление полей в бланк запроса. Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей табли... Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения 1. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке ... Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу...

Изменение порядка полей

Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемо... Их названия расположены вертикально в том же порядке, в каком они нахо... Поле будет перемещено в новое место. Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в резул... Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице..

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии, в качестве которого в данном случае использовалась книга известного автора Алексея Гончарова Microsoft Access 7.0 в примерах. СПб Питер, 1997. 256 с.