Автоматизированная обработка учета складских операций и реализации продукции

Оглавление Введение 1. Аналитическая часть 1.1 Характеристика предприятия ЗАО Посад резинотехника 1.2 Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции 1.3 Обоснование использования вычислительной техники 1.4 Характеристика организации обработки информации 18 1.5 Формализация расчетов 1.6 Обоснование разработок по информационному обеспечению 1.7 Обоснование разработок по программному обеспечению 1.8 Обоснование разработок по технологии сбора, передаче, обработке и выдаче информации 2. Проектная часть 2.1 Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции 1.1 Инфологическая модель и ее описание 1.2 Характеристика входной информации 32 2.1.2.1 Описание входной оперативной информации и ее структура 2.2 Описание структуры постоянной информации 3. Характеристика результатной информации 4. Характеристика промежуточной информации 2. Машинная реализация комплекса задач 1. Описание структуры диалога 2. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов 46 2.2.3. Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 3.1 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и ее описание 3.2 Инструкционные карты основных операций технологического процесса 3. Обоснование экономической эффективности 4. Обоснование эргономических решений 72 Заключение 76 Список литературы 79 Приложения ВВЕДЕНИЕ За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека экономической, финансовой, политической, духовной.

И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется.

Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое.

В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него - никакой особой математики в компьютере не содержится - но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Таким образом при применении компьютера количество переходит в качество увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли. Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно.

К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие задачи 1. Собрать материал о предприятии ЗАО Посад резинотехника 2. Проанализировать сущность задач учета складских операций и реализации продукции 3. Обосновать использование вычислительной техники 4. Формализовать расчеты 5. Обосновать разработки по всем видам обеспечения 6. Построить инфологическую модель 7. Охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию 8. Реализовать выбранный вариант проекта Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы.

Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды счетов, накладных, счетов-фактур. Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д. и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами.

Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах.

Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров. Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени.

Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов. Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени.

При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система. При поиске нужного объекта суммы, документа, количества, если не будет известен документ в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах.

В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

Аналитическая часть

Аналитическая часть 1.1

Характеристика предприятия ЗАО Посад резинотехника

Номенклатура реализуемых товаров составляет несколько сотен наименован... Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торг... Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела это главный бухгалтер,... Отдел Платежи предполагает отправку и получение платежей из банка чере... платежи. Кассир занимается распределением наличных средств фирмы выдач...

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции

Рассмотрим информационные потоки отдела Выписка рис. Отчет по остаткам на складах. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработ... Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической ... В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех не...

Формализация расчетов

В этих документах также как и в приходных указываются Номер документа,... Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии... Отчет по документам. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать кон... Данные по фирме, по товарам, по клиентам и по поставщикам будут хранит...

Обоснование разработок по информационному обеспечению

Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной ба... Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполаг... Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель ур... Последнее обеспечивает повышение оперативности. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и...

Проектная часть

Проектная часть 2.1

Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции

Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа ег... В результате обработки данной информации формируются итоговые документ... Для решения задач рассмотренных в данном дипломном проекте разработана... Данная модель показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, ... 2.1.2 .

Характеристика входной информации

Характеристика входной информации. 2.1.2.1 . Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для реш... Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от пост... От рациональной организации входной информации оптового предприятия, с...

Описание входной оперативной информации и ее структура

С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяе... Описание входной оперативной информации и ее структура. 2.1.2.2 . Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данны... Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных фо...

Описание структуры постоянной информации

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-посто... Описание структуры постоянной информации. 2.1.3 . Рассмотрим подробнее структуру этих справочников Таблица 5 Структура т...

Характеристика результатной информации

Характеристика результатной информации. Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, Пр... Этот документ получается в результате обработки информации таблиц Прих... Данные этой таблицы обновляются при каждом поступлении товара и при ка... Далее рассмотрим характеристику промежуточной информации.

Характеристика промежуточной информации

Также и при оприходовании товара на склад прибавляется количество опри... В журнале регистрируются все документы по приходу, расходу, оприходова... Характеристика промежуточной информации. Промежуточная информация формируется в процессе решения некоторых разр... 2.2 .

Машинная реализация комплекса задач

Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактур... После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку З... Данные в информационную базу заносятся с помощью специальных форм, кот... Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активиз... Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом.

Инструкционные карты основных операций технологического процесса

Поиск может производиться по номеру документа, по дате операции и по к... Параметры поиска задаются пользователем в диалоговом режиме. Результат... Далее необходимо провести операцию, нажав кнопку ОК. При нажатии на кнопку справа, можно добавить новый расчетный счет. Чтобы получить прайс-лист товаров, нужно выбрать Отчеты - Прайс-лист.

Обоснование экономической эффективности

задания и календарного плана проведения работ. ком. 10 , распределение нагрузки на специалистов приведено в таблице 11. Lпэвм С учетом выполненных ранее расчетов, общая сметная сумма затрат ... плата инспектора N0 21.8 С2 Зар.

Заключение

Заключение В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Крупные компании стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, однако для успешной реализации крупных систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие психологические и технологические проблемы предприятий.

В результате проделанной работы было автоматизировано два рабочих места отдела Выписка.

Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации продукции в ЗАО Посад резинотехника, с четырёх до двух человек. Оставшиеся два сотрудника загружены на половину, что позволяет использовать их свободное от учёта время для других целей.

Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.

В процессе описания экономической сущности задач учета складских операций и реализации продукции дается понятие об объекте управления и его характеристика, описаны основные функциональные задачи управления объектом.

Далее были выявлены внешние и внутренние информационные потоки предприятия. В результате изучения информационных потоков отдела Выписка были выявлены операции, которые необходимо автоматизировать.

Далее проведено обоснование использования вычислительной техники для решения поставленных задач.

В этой части подробно описано, какие проблемы позволит решить автоматизация работы бухгалтера. Здесь сформулированы цели использования вычислительной техники для рассматриваемого комплекса задач. Рассмотрено преимущество внедрения автоматизированной системы над ручным трудом. Приведены критерии выбора технических средств. А также даны примерный состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач.

На следующем этапе проведена характеристика организации обработки информации. Здесь дается описание как будут реализованы решаемые задачи в проектируемой системе. Дана характеристика расчетов, выполняемых на ЭВМ, краткая характеристика результатов название машинных документов, форм отображения на экранах дисплеев и их назначение. Далее проведена формализованная постановка рассматриваемого комплекса задач, выделены последовательные этапы расчета.

Для каждой автоматизируемой задачи дается краткое название этой задачи, состав исходных данных, результат и требования к решению задачи. Затем дается обоснование использования информационного обеспечения. В этом разделе рассмотрены основные принципы проектирования информационного обеспечения, дается обоснование методов организации информационной базы в памяти ЭВМ. Далее идет обоснование разработок по программному обеспечению, выбранному пакету прикладных программ.

На этом этапе определены способы обеспечения рациональной внутримашинной технологии обработки данных, а также функции управляющей программы. Затем проведено обоснование разработок по технологии сбора, передаче, обработке и выдаче информации. Здесь идет обоснование выбора способа сбора исходной информации, обоснование метода передачи информации в рамках АСУ объекта или в вышестоящие уровни системы и обоснование методов обеспечения достоверности информации до ввода в ЭВМ. В ходе проектирования автоматизации комплекса задач построена инфологическая модель и дано ее описание.

Далее дана характеристика и описание входной и оперативной информации, а также описана их структура. Здесь также отражена структура каждого файла оперативной, постоянной информации полученных в результате решения других задач. Затем приводится описание структуры диалога и его содержания. При разработке структуры диалога была спроектирована работа с первичными документами, со справочниками и отчетами.

Далее рассмотрена схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов. Дано соответствующее описание работы данной схем. При описании технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации дается пооперационное описание технологии и представляется схема техпроцесса, то есть порядок работы пользователя с разрабатываемой системой. Завершающим этапом разработки информационной системы является разработка инструкционных карт основных операций технологического процесса, в которых дается подробное описание работы пользователя с системой, а также основные возможности системы.

Далее приводится расчет экономической эффективности внедрения системы и обоснование эргономических решений по обеспечению безопасности жизнедеятельности пользователя системы. Используя дружественный, проработанный интерфейс с использованием многочисленных справочников, увеличилась скорость работы выписки и снизилась их утомляемость.

Список литературы

Список литературы 1. Бойко В.В Савинков В.М. Проектирование информационной базы автоматизированной системы на основе СУБД. М. Финансы и статистика, 1982. 2. Волков С.И Романов А.И. Организация машинной обработки экономической информации, 1988. 3. Глушаков С.В Ломотько Д.В. Базы данных, 2000. 4. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микро-ЭВМ М. Финансы и статистика, 1991. 5. Зеленков Ю.А. Введение в базы данных. Центр Интернет ЯрГУ, 1997. 6. Ивлиев М.К Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров, 1997. 7. Качайлов А.Е. Автоматизация учета на базах и складах, 1970. 8. Кобевник В.Ф. Охрана труда К. Высшая школа, 1990. 9. Крис Дейт. Введение в базы данных, 6-е изд. Киев, Диалектика, 1998. 10. Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин, Access 2000 - Библия пользователя, Диалектика, 2000. 11. Лифшиц Н.И Левин Е.Т Механизация и автоматизация процессов отборки и комплектования заказов на складах М 1970. 12. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. 13. Рожнов В.С. АСОЭИ М Финансы и статистика 1990. 14. Смирнова Г.Н Сорокин А.А Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002. 15. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 1998. 16. Трубилин И.Т Семенов М.И Лойко В.И Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 1999. 17. Справочник разработчика АСУ. под ред. Федоренко Н.П. и Карибского В.В М Экономика, 1978. 18. Хендерсон К. Руководство разработчика баз данных. 19. Харитонова Ирина, Самоучитель Access 2000, Питер, 2001. 20. Эргономическая безопасность работы с компьютером. журн. Проблемы информатизации, 1996, 3. Приложения Приложение 1 Экранные формы Форма 1 Главная кнопочная форма Форма 2 Документы по приходу Форма 3 Документы по расходу Форма 4 Справочники Форма 5 Отчеты Форма 6 Приходная накладная Форма 7 Оприходование товара Форма 8 Товарная накладная Форма 9 Списание товара Форма 10 Поиск Форма 11 Справочник Клиенты Форма 12 Справочник Товары.