Создание базы данных

Создание базы данных

Упражнение 1. Создание таблицы в режиме таблицы

Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с электронной таблицей в Microsoft Office Excel 2007. Вы начинаете заполнять данными поля таблицы, а структура таблица при этом получается автоматически. Приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных. Более того, в Microsoft Office Access 2007 имеется возможность воспользоваться готовыми шаблонами полей. Эта возможность значительно упрощает создание таблицы. Например, чтобы создать таблицу данных , предназначенную для хранения списка людей, с которыми вы контактируете, выполните следующие действия.

1. Запустите Microsoft Access, выполнив команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

2.

На появившейся странице Приступая к работе с Microsoft Office Accessщелкните на значке Новая база данных, как показано на рис. 1

Рис. 1.Окно Microsoft Office Access 2007

3. В поле Имя файлараздела Новая база данныхвведите имя Контакты.

4. Выберите для размещения новой базы данных папку Мои документы и щелкните на кнопке Создать.

ПРИМЕЧАНИЕ

Access откроет пустую таблицу с именем Таблица1, при этом курсор будет находиться в столбце Добавить поле, как показано на рис. 2. Область переходов Окно таблицы … Рис. 2.Окно новой базы данных

НОВОЕ В OFFICE

Рис. 3.Область задач Шаблоны полей

НОВОЕ В OFFICE

7. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле Имяв таблицу и поместите его сразу за полем Код. 8. В области задачШаблоны полейдважды щелкните левой кнопкой мыши на строке… 9. Аналогичным образом (перетаскиванием или двойным щелчком) добавьте в новую таблицу поля Адрес, Организацияи Рабочий…

Упражнение 2. Таблицы

Таблица без данных похожа на лист электронной таблицы, но ее размеры ограничены. Число ее строк на единицу больше количества записей (последняя пустая строка предназначена для ввода новой записи). Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей.

1. Щелкните в поле Имя и введите какое-нибудь имя. Access автоматически добавит в таблицу, созданную в предыдущем упражнении, первую запись, а строка новой записи сместится вниз.

2. Введите фамилию в поле Фамилия.

3. Заполните все остальные поля первой записи.

4. Щелкните в поле Имяпоследней строки и введите имя еще одного человека, его фамилию, адрес, название компании и телефон. Добавьте подобным образом несколько записей, чтобы таблица стала примерно такой, как показано на рис. 4.

Текущая запись

Новая запись

Первая запись

Следующая запись

Предыдущая запись

Последняя запись

 

Рис.4.Таблица данных

Если вы ошиблись при вводе, просто щелкните на ячейке с неверными данными и отредактируйте их. Стандартные заголовки столбцов часто оказываются неудобными, поэтому Access позволяет заменять их.

5. Щелкните на заголовке Фамилияправой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Переименовать столбец.

6. Введите слово Название, которое заменит подсвеченный заголовок Фамилия.

7. Повторив шаги 5 и 6, верните столбцу название Фамилия.

8. Щелчком на кнопке Первая запись переместите указатель текущей записи в начало таблицы.

9. Два раза щелкните на кнопке Следующая запись, чтобы перейти к третьей записи.

10. Поместить указатель на третью запись, щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить запись.

11. В открывшемся окне запроса, информирующем о невозможности отмены операции удаления записи, щелчком на кнопке Даподтвердите необходимость удаления.

Обратите внимание, что ключевое поле Код автоматически заполняется некоторыми числами. Эти числа необязательно образуют непрерывную последовательность. Единственным условием является их уникальность. Содержимое ключевого поля различно для всех записей таблицы, что позволяет однозначно идентифицировать запись. Такие поля используются для формирования связей межу таблицами, о которых вы узнаете на этом занятии позже.

12. Щелкните на значке Закрыть в окне таблицы. Access предложит сохранить внесенные данные. Щелкните в появившемся диалоговом окне на кнопке Да.

13. Появится окно Сохранение, в котором можно дать новое имя таблице. Введите имя Контакт и щелкните на кнопке ОК. В результате в вашей базе данных появится таблица с именем Контакт.

КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.

 

Упражнение 3. Структура таблицы

В упражнении 1 была создана таблица для хранения данных о людях, с которыми вы контактируете. Теперь давайте с помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи информации обо всех контактах с людьми, перечисленными в первой таблице.

1. Перейдите на вкладку Создание.

2. В группе Таблицыщелкните на кнопке Конструктор таблиц.Откроется окно с новой таблицей в режиме конструктора, показанное на рис. 5. Окно состоит из двух частей. В верхней части отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.

3. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.

4.

Щелкните на стрелке раскрывающегося списка в ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных. Выберите пункт Дата/Время.

Рис. 5. Конструктор таблиц

 

5. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.

6. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Описание.

7. По умолчанию полю присваивается тип Текстовый. Оставьте его без изменений.

8. Укажите назначение поля в соответствии с рис. 5.

Помимо даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакт, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакт. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код соответствующей записи таблицы Контакт.

9. Добавьте еще одно поле с именем Код_Контакт и типомЧисловой.

Теперь нужно добавить индексированное поле и назначит его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ – это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но ключ так часто используется, что при его отсутствии Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

10. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик. Такой тип данных избавляет от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.

11. При активной строке Ключ щелкните на кнопке Ключевое поле. На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

12. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.

13. Access выдаст запрос о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.

14. В открывшемся диалоговом окне введите имя Список (рис.6.)

 

 

 

Рис. 6. Ввод имени таблицы

15. Щелкните на кнопке ОК.

Упражнение 4. Список подстановки

Пришло время наполнить таблицу Список конкретной информацией.

1. В области переходов дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис. 7.

 

Рис. 7. Список состоявшихся контактов

 

СОВЕТ

Чтобы расширить столбец Описание, содержащий длинные текстовые строки, наведите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.

 

Не забывайте, что числа в столбце Код_Контакт должны соответствовать номерам записей таблицы Контакт, описывающих людей, с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

3. Щелкните на кнопке Режимвкладки Режим таблицы.Откроется окно конструктора таблицы.

4. В списке типа данных для поля Код_Контактвыберите пункт Мастер подстановок.

5. В первом окне мастера оставьте установленным переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запросаи щелкните на кнопке Далее.Три переключателя второго окна мастера позволяют вывести на экран список таблиц, запросов или объединить эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных помимо таблицы Список содержит только один объект – таблицу Контакт, которая и окажется выбранной в окне мастера.

6. Щелкните на кнопке Далее. В третьем окне мастера (рис. 8) предлагается выбрать из таблицы Контакт поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле Код_Контакт, то есть поле Код таблицыКонтакт.

7. Щелкните на пункте Код.

 

 

 

Рис. 8. Мастер подстановок

 

8. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля КодтаблицыКонтактв поле Код_КонтакттаблицыСписок.Мы думаем, что будет удобно выбирать людей по их именам и фамилиям.

9. Добавьте в список Выбранные поляпункты Фамилияи Имя.

10. Щелкните на кнопке Далее.

Теперь можно выбрать порядок сортировки записей в списке. Выберем для сортировки поле Фамилия и тип сортировки – По возрастанию.

11. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Код, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

12. В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код_Контакт, и щелкните на кнопке Готово.

13. В появившемся диалоговом окне щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

ПРИМЕЧАНИЕ

14. Щелкните на кнопке Режим, чтобы снова переключиться в режим ввода данных. Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии,… 15. Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату 05.02.2007…  

НОВОЕ В OFFICE

Упражнение 5. Связь таблиц

В предыдущем упражнении с помощью мастера подстановок была сформирована связь между двумя таблицами. Такая связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакт запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.

1. Перейдите на вкладку Работа с базами данныхи щелкните на кнопке Схема данныхв группе Показать или скрыть. Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных (рис. 11). На рисунке видно, что линия связи соединяет поле Кодтаблицы Контакт с полем Контакттаблицы Список.

 

 

Рис. 11.Схема данных

ПРИМЕЧАНИЕ

Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново. 2. Щелчком выделите линию связи. 3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившейся запрос щелкните на кнопке Yes. Связь исчезнет.

СОВЕТ

Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, в открывшемся окне отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу. В открывшемся диалоговом окне выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных, и щелкайте на кнопке Добавить. Получив все необходимые таблицы, закройте диалоговое окно щелчком на кнопке закрыть.

 

8. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакт с подходящим значением поля Код.

9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей.В результате при удалении записи таблицы Контакт (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи из таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакт, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, будет запрещено.

ПРИМЕЧАНИЕ

11. Закройте окно Схема данных. 12. В области переходов дважды щелкните на значке таблицы Контакт. В… 13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Романа Боброва. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы…

СОВЕТ

При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.

 

14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов еще с одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Упражнение 6. Параметры поля

Для того, чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных (табл. 1).

Чтобы сделать работу со списком контактов более продуктивной, следует изменить типы данных некоторых полей.

1. В области переходов выделите таблицу Список, как показано на рис. 14, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор.Выбранная таблица откроется в режиме конструктора.

 

Таблица 1.Типы данных

Название типа

Описание

Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/Время Денежный Счетчик   Логический   Поле объекта OLE   Гиперссылка

Текст длиной до 255 символов Текст длиной до 65 535 символов Числа различных форматов Дата и (или) время Денежные значения различных форматов Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи Величины, способные принимать только два значения: да или нет, либо 1 или 0 Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов Ссылки, дающие возможность открыть объект Access (таблицу, форму, запрос и т.п.), файл другого приложения или веб-страницу

2. Описание контакта может быть достаточно длинным, а максимальная длина текстовых полей ограничена 256 символами, поэтому измените тип поля Описание на Поле МЕМО.

3. Щелкните в поле Дата.

4. Для удобства прочтения даты контакта измените формат ее отображения, выбрав в раскрывающемся списке Формат поля пункт Длинный формат даты, как показано на рис. 14.

Помимо типа данных и формата отображения вкладка Общие окна конструктора позволяет настроить некоторые дополнительные параметры поля, влияющие на способ ввода данных. Параметр Значение по умолчанию определяет содержимое поля, которое запишется в новую запись в том случае, если пользователь не введет в это поле никаких данных. Если вы регулярно обновляете список контактов, то дата контакта чаще всего будет совпадать с текущей датой. Чтобы упростить ввод информации, можно задать текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля Дата.

5. Введите в поле Значение по умолчанию функцию Date ( ), которая возвращает текущую дату.

В некоторых случаях требуется не только задать тип данных поля, но и ограничить его возможные значения определенным интервалом или более сложным правилом отбора. Такое правило вводится в поле Условие на значение. Предположим, вы точно знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 января 2007 года. Чтобы избежать ошибок, можно заставить Access сообщать вам о вводе неверной даты.

 

 

Рис. 14. Выбор формата

 

6. В поле Условие на значениещелкните на кнопке построителя выражений. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15. Для задания условий или значений определенных параметров Accessпредлагает большой набор математических операций и функций. Построитель выражений помогает ориентироваться во всем многообразии функций Access. Верхнее прокручивающееся поле построителя содержит конструируемое выражение. Его можно изменять как путем непосредственного редактирования текста, так и с помощью кнопок и списков построителя.

 

 

Рис. 15.Построитель выражений

 

7. Необходимо, чтобы дата записи была позднее, то есть больше даты 1 января 2007 г. Поэтому щелкните на кнопке >, чтобы добавит нужное условие.

Теперь нужно указать дату, с которой выполняется сравнение. Для этого следует воспользоваться специальной функцией, преобразующей строковую константу в дату в формате Access,

8. Дважды щелкните на папке Функции в левом списке построителя выражений.

9. Щелкните на папке Встроенные функции, чтобы вывести список стандартных функций Access.

10. В среднем списке выберите категориюДата/время.

11. Двойным щелчком на имени функции DataValue добавьте ее в поле выражения. Вместо местозаполнителя аргумента «stringexpr» нужно ввести конкретную дату в строковом формате.

12. В поле выражения щелчком выделите текст «stringexpr» и введите строку «01.01.2007».

13. Щелкните на кнопку ОК.

14.

В поле Сообщение об ошибке введите текст Неверная дата, который будет появляться при вводе даты, более ранней, чем 1 января 2007 года. Окончательный набор параметров для поля Датапоказан на рис. 16.

 

 

 

 

Рис. 16. Параметры для поля Дата

15. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора. В окне запроса на обновление структуры таблицы щелкните на кнопке Да. По причине добавления условий на значения поля ДатаAccess попросит о необходимости проверки содержимого этого поля в уже имеющихся записях таблицы. Щелкните на кнопке Нет, чтобы не выполнять проверку. Давайте изучим влияние настроенных параметров на поведение базы данных.

16. Щелкните дважды на таблицеСписокв области переходов. Таблица откроется, и вы увидите, что теперь все даты отображаются в длинном формате, а в ячейке Дата в строке новой записи автоматически появляется текущая дата.

17.

Щелкните в ячейке Дата второй строки, измените ее содержимое на значение 12.11.2006 и нажмите клавишу Tab,чтобы перейти к следующему полю. Так как модифицированная дата предшествует 1 января 2007 г., что противоречит настроенному условию, Access не позволит убрать курсор из текущей ячейки и откроет окно сообщения с текстом, введенным вами в поле Сообщение об ошибке конструктора таблицы на шаге 14 (рис. 17). Такое сообщение будет появляться до тех пор, пока вы не скорректируете дату.

Сообщение об ошибке

Рис. 17.Сообщение о неверных данных

18. Щелкните на кнопке ОК.

19. Исправьте дату на 02.02.2007.

20. Закройте таблицу Список.

Упражнение 7. Индекс

Для ускорения поиска данных о конкретном человеке в таблице Контакт удобно рассортировать записи по алфавиту. Чтобы назначить сортировку по полю Фамилия, выполните следующие шаги.

1. В области переходов выделите таблицу Контакт (рис.18).

2. Чтобы открыть таблицу в режиме ввода данных, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Открыть.

Рис. 18. Сортировка фамилий по алфавиту

3. В конце таблице щелкните на заголовке Фамилия, чтобы выделить столбец.

4. Щелчком на кнопке По возрастанию в группе Сортировка и фильтр вкладкиГлавная упорядочите записи столбца фамилий таблицы по алфавиту.

5. Вставьте в таблицу еще несколько человек с фамилией Суханов. Например, введите в указанном порядке записи Николай Суханов, Анатолий Суханов и Виктор Суханов.

6. Чтобы повторить сортировку, закройте окно таблицы Контакт и вновь откройте таблицу. Записи окажутся расположенными так, как показано на рис. 19. Фамилии упорядочены по алфавиту, но имена людей не отсортированы. Если бы в таблице было несколько десятков людей с фамилией Суханов, поиск нужного человека существенно бы усложнился. Чтобы выполнить сортировку сразу по нескольким полям, следует воспользоваться сложным индексом.

 

Рис. 19. Несколько человек с одинаковыми фамилиями

7. Щелчком на кнопке Режим переключитесь в режим конструктора.

8. Чтобы открыть окно индексов таблицы Контакт(рис.20), щелкните на кнопке Индексы в группе Показать и скрыть вкладкиКонструктор. В окне индексов есть список со столбцами названия индекса, имени поля, по которому выполняется индексация, и режима сортировки (по возрастанию или убыванию). Индекс PrimaryKey является ключом таблицы, однозначно идентифицирующим ее записи. Данный индекс простой, то есть он назначает сортировку только по одному полю Код. Чтобы записи с одинаковыми фамилиями располагались по алфавиту имен, следует создать индекс Фамилия с условием сортировки по

полям Фамилияи Имя.

 

Рис. 20. Индексы

 

9. Введите в поле названия индекса текст Фамилия.

10. Нажмите клавишу Tabи выберите пункт Фамилия в раскрывающемся списке ячейки Имя поля.В столбце Порядок сортировки автоматически появится вариант По возрастанию.

11. Щелкните правой кнопкой мыши в той строке, которая расположена ниже строки индекса Фамилия.

12. Выберите в контекстном меню команду Вставить строки, чтобы добавить одну пустую строку.

13. В новой строке столбца Имя поля щелкните на кнопке раскрывающегося списка.

14. Выберите пункт Имя. В столбце Порядок сортировки автоматически появится вариант По возрастанию.В окне настройки индексов имена полей, по которым происходит упорядочивание в данном индексе, располагаются в строке с именем индекса и ниже ее в строках с пустой ячейкой Индекс в порядке убывания влияния поля. То есть первой выполняется сортировка по тому полю, которое в данном индексе расположено выше. В одном индексе можно использовать до 10 полей. Таким образом, теперь индекс Фамилия упорядочивает записи по алфавиту сначала по фамилиям, а потом по именам.

15. Закройте окно индексов.

16. Щелкните на кнопке Режим, чтобы переключиться в режим редактирования таблицы.

17. Ответьте Да на запрос о необходимости сохранения таблицы. В результате имена окажутся выстроенными по алфавиту (рис. 21).

Рис. 21.Сортировка по двум полям