Виды и способы формирования отчетов

Виды и способы формирования отчетов. Студента: Федулова Игоря Николаевича Г.Смоленск 2010 Содержание 1. СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов структура отчета.Технология создания. 2. Создание отчетов 3. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса. 4. Создание с помощью мастера отчетов 5. Просмотр и печать СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование.

Виды отчетов структура отчета. Технология создания. Отчет – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбирать из баз данных нужную пользователю информацию, оформлять ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например итоговые суммы. Виды отчетов.  Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запросов.  Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.  Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму.  Отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.  Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.  Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.  Составной документ – отчет полученный слиянием документов с Word.  Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.  Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц имеющим связь один ко многим.

Структура отчета.

Отчет может состоять из следующих разделов.  Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.  Верхний колонтитул - выводиться на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовок столбцов.  Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.  Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.  Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.  Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.  Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.  Нижний колонтитул - выводиться внизу каждой страницы; содержит, например номер страницы отчета, дату печати отчета и т.д.  Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в ответ.

Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора.

Обычно используются оба способа.

Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производиться в пошаговом режиме в диалоге с пользователем.

Доработать созданный Мастером отчет можно в режиме Конструктора. Раздел Область данных может содержать вычисления поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов Конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому сгруппированы данные, а так же сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию.

Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям и по диапазону значений, которые могу быть как числовыми, так и алфавитными.

Создание отчетов

Большинство отчетов по своему внешнему виду относятся к ленточным или ... Отчет в столбец выводит данные каждого поля в отдельной строке, в резу... Существует 5 способов создания отчетов: I. С использованием мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм), позволяющего ... V.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

4) 4) Нажмите кнопку ОК. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый о... Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля (Available ... Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенно... Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID).