Основы делопроизводства и документооборота ЭКсз-11-13

Основы делопроизводства и документооборота (ЭКсз-11-13)

Лекций - 4 ч. Практических- 4 ч. КСР – 2 часа. (даю задание на контрольную работу -1 ч., подвожу итоги контрольной работы -1 ч.)

Лекционный курс - 4 часа.

Тема №1 Предмет и задачи курса «Основы делопроизводства».

Обзорная лекция (2 часа)

Вопрос 1. Требования ФГОС по документоведению и документационному

Обеспечению управления.

2. Основные темы курса «Основы делопроизводства».

3. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-

Методической базы ДОУ

Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования

Квалификация Документовед , очная форма обучения 5 лет. ОПД.Ф.12 Документоведение Документ, его функции и способы документирования; соотношения понятий информация и документ; материальные носители…

История развития делопроизводства в России.

История делопроизводства в дореволюционной России.

1.2.1. Приказное делопроизводство.
1.2.2. Коллежское делопроизводство.
1.2.3. Министерское делопроизводство.
1.3. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях.

Государственное регулирование делопроизводства в Российской Федерации.

2.1. Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне.
2.2. Государственные стандарты на документацию.
2.3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации.
2.4. Ведомственные нормативные акты.

 

Свойства и классификация документов.

3.1. Понятие о документе.
3.2. Функции документов.
3.3. Способы документирования.
3.4. Материальные носители информации.
3.5. Свойства документа.
3.6. Классификация документов по различным признакам.

Структура и требования к оформлению документов.

5. Оформление управленческих документов. Системы документации. 5.1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и…

Системы документации.

6.1. Система плановой документации
6.2. Система отчетной документации
6.3. Кадровая документация
6.4. Система бухгалтерской документации

Организация работы с документами.

7.1. Понятие "документооборот" и его развитие.
7.2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении).
7.3. Схема движения и технология обработки документов.
7.4. Учет объема документооборота.
7.5. Регистрация документов.

8. Номенклатура дел. Методика её составления и применения в практической

Деятельности.

8.1. Номенклатура дел, виды и требования к её составлению.

8.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

8.3. Установление сроков хранения дел.

 

Формирование и текущее хранение дел.

9.1. Формирование и оформление дел.

9.2. Организация оперативного хранения документов.

 

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для

Дальнейшего хранения.

10.1.Экспертиза ценности документов.
10.2. Оформление дел.
10.3. Оформление обложки дел.
10.4. Составление описей.
10.5. Порядок передачи документов на хранение в архив.

Организация работы с документированной информацией ограниченного

Доступа.

государственной тайне. 11. 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации…

Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации… Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на… Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а…

Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по… В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других… Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению…

Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

На этапедиагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции),… - подготовку и оформление служебных документов; - обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

В заключение

Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

• создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;
• повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;
• обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;
• повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

Приложение 1

 

Примерный перечень

Законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 №452 (в ред. от 21.02.2008).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

 

Приложение 2

Примерный перечень

Корпоративных нормативных документов

В области ДОУ (управления документами) и архивного дела

- стратегия, политика и ответственность в области управления документами; - требования к управлению документами; - состав нормативной базы в области управления документами;

Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.

Приложение 3 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________________ «___» _____________ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ __________ № ______ …   [1]Примерное положение о службе ДОУ содержится в документе «Государственная система документационного обеспечения…

Тема №2 Нормативные документы делопроизводства.

Совершенствование документационных процессов.

Обзорная лекция (2 часа).

Вопросы: 1. Нормативные документы делопроизводства.

Совершенствование документационных процессов.

Вопрос 1: Нормативные документы делопроизводства.

Нормативные документы архивного дела, делопроизводства.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Нормированию и охране труда.

Номативная база по работе с конфиденциальными документами.

Кодексы, классификаторы и иные нормативные документы

Используемые для организации делопроизводства и документооборота.

Нормативные документы архивного дела, делопроизводства.

Архивное дело

Законы

Федеральный закон от 11.02.2013 N 10-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) (ред. от 11.02.2013)

Постановления

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"… Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 №23 "Об утверждении норм времени… Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 №152 "Об утверждении норм времени на работы по автоматизированной…

Положения

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2)

Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утверждено Распоряжением Госкомимущества от 22.10.1996 № 1131-р)

Приказы, указы

Приказ Росархива от 20.07.2010 N 54 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 30.09.2010… Приказ Росархива от 11.03.1997. N 11 “Об утверждении регламента… Приказ Росархива от 14.01. 2004 № 9 "Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов…

Регламенты, правила, нормы времени

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов… Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу…

Перечни

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и… ГОСТы ГОСТ 17914-72"Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия" (утв. постановлением Госстандарта…

Делопроизводство

Законы

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 05.04.2013) "О персональных данных"

Федеральный закон РФ от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (принят ГД ФС РФ 15.12.2002) (ред. от 03.12.2012)

Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) (ред. от 11.07.2011)

Федеральный закон от 25.07.2011 N 261-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О персональных данных"

Постановления

Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной… Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (ред. от 06.09.2012) "О… Постановление Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в постановление правительства Российской…

Правила, инструкции

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984. № 213)

"Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" (утверждена распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 N 461рп-СФ)

 

Перечни

"Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007)

ГОСТы

ГОСТ Р 6.30-2003 "; Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.).

ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело"; Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28)

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст)

Методические рекомендации

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

Приложения (файл в формате PDF)

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33)

Письма

Письмо Центрального банка Российской Федерации от 18.07.2006 № 98-Т "О соблюдении требований к оформлению документов, представляемых в ФНС России"

Классификаторы

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 12.12.2012)

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Нормированию и охране труда.

Законы

Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 (ред. от 24.07.2009, с изм. от 14.05.2013) "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"

Федеральный закон от 19.05.1995 N 81-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей"

Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 05.04.2013) "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"

Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (ред. от 05.04.2013)

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (ред. от 02.07.2013)

Федеральный закон РФ от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (ред. от 03.12.2012)

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.06.2006) "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" (ред. от 18.07.2011)

Федеральный закон от 22.07.2008 № 157-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 26.3 Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"

Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 30.11.2001) (ред. 02.07.2013)

Федеральный закон от 30.06.2009 № 142-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"

ПостановленияПостановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки") (ред. от 14.05.2013)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")

Постановление Правительства РФ от 11.07.2002. № 516 "Об утверждении правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьями 27 и 28 федерального закона "о трудовых пенсиях в российской федерации" (ред. от 25.03.2013)

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (ред. от 25.03.2013)

Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"

Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 N 31/3-30 (ред. от 20.09.2011) "Об утверждении "Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР"; раздела "Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства" Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 1"

Постановление Правительства РФ от 12.06.2002 № 408 "О порядке выдачи пенсионной книжки застрахованного лица в пенсионном фонде Российской Федерации"

Постановление от 11.12.2002. № 884 "Об утверждении правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета"

Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991. № 10 "Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение" (ред. от 02.10.1991)

Постановление правительства РФ от 30.03.2009 № 267 "О порядке осуществления в 2009 году компенсационных выплат отдельным категориям граждан Российской Федерации по вкладам (взносам) в организациях государственного страхования (открытом акционерном обществе "Российская государственная страховая компания" и обществах системы РОСГОССТРАХА)"

Постановление Правительства РФ от 11.07.2002. № 516 "Об утверждении правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьями 27 и 28 федерального закона "о трудовых пенсиях в российской федерации" (ред. от 26.05.2009)

Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 № 234 (ред. от 20.06.2011) "О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий" (вместе с "Положением о проведении конкурса на замещение должности руководителя федерального государственного унитарного предприятия", "Положением о проведении аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий")

Постановление Правительства РФ от 29.10.2002 № 781 (ред. 26.05.2009 № 449) "О списках работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 27 федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", и об утверждении правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьей 27 федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2"О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (ред. от 28.09.2010)

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 10.11.2010 N 143 "Об утверждении гигиенических нормативов ГН 2.2.6.2753-10 "Дополнение N 4 к ГН 2.2.6.2178-07 "Предельно допустимые концентрации (ПДК) микроорганизмов-продуцентов, бактериальных препаратов и их компонентов в воздухе рабочей зоны" (вместе с "ГН 2.2.6.2178-10...") (Зарегистрировано в Минюсте РФ 23.12.2010 N 19352)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")

Постановление от 19.05.2008 №373 "О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей"

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Альбом форм

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Приказы

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 03.03.2009 № 85н (ред. 14.03.2011) "Об организации работы по предоставлению ежемесячных компенсационных выплат… Приказ Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 № 1012н "Об утверждении… Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 424н "Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора…

Нормативы

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1994

Письма

Роспотребнадзора РФ от 16.05.2007 № 0100/4961-07-32 "О действующих нормативных и методических документах по гигиене труда" (письмо)

Справочники

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих

 

Номативная база по работе с конфиденциальными документами.

Законы

Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 08.11.2011)

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне" (принят ГД ФС РФ 09.07.2004)

Постановления

Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 22.05.2008) "Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (ред. от 20.07.2012)

Указы

Указ Президента РФ от 10.12.2010 N 1529 "О внесении изменения в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203"

Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 21.09.2011) "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"

Указ Президента РФ от 06.03.1997. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"; (ред. от 23.09.2005)

Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне"

Указ Президента РФ от 30.04.2008 № 654 "О внесении изменения в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203"

 

Кодексы, классификаторы и иные нормативные документы

Используемые для организации делопроизводства и документооборота.

Кодексы

"Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 02.07.2013) "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от… "Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации" от 14.11.2002 N 138-ФЗ (ред. от 02.06.2013)

Общероссийские классификаторы

Классификаторы

Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298, вступившим в силу 01.01.1995

"Общероссийский классификатор стандартов ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 001-2000" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 17.05.2000 N 138-ст) (дата введения 01.10.2000) (ред. от 28.09.2006)

"Общероссийский классификатор продукции" ОК 005-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 301) (дата введения 01.07.1994) (коды 52 0000 - 98 9934) (ред. от 12.12.2012)

"Общероссийский классификатор управленческой документации" ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 15.04.2013)

Общероссийский классификатор валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2000 N 405-ст) (ред. от 01.02.2013)

"Общероссийский классификатор единиц измерения" (ОКЕИ) ОК 015-94 (МК 002-97) (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 366) (ред. от 31. 10.2000)

"Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)" ОК 024-95 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.12.1995 № 640) (дата введения 01.01.1997) (ред. от 31.03.2010)

"Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 412) (Дата введения 01.07.1996) (ред. от 23.12.2010)

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 15.08.2012) (коды 01-32 ОКАТО)

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 06.11.2012) (коды 33-65 ОКАТО) )

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 06.11.2012) (коды 66-99 ОКАТО)

Постановления

Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (ред. от 19.06.2012) «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (вместе с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94) (дата введения 01.01.1996)

Документы для общего сведения

Законы

Федеральный закон "О федеральной фельдъегерской связи" (в ред. от 02.07.2013 N 143-ФЗ)

Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О связи"

 

Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ (ред. от 07.06.2013) "О рекламе"

 

Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 (ред. от 28.06.2013) "О банках и банковской деятельности"

 

Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 07.05.2013) "О муниципальной службе в Российской Федерации"

 

Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О некоммерческих организациях" (принят ГД ФС РФ 08.12.1995)

 

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 05.04.2013) "Об акционерных обществах" (принят ГД ФС РФ 24.11.1995)

 

Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)

Федеральный закон "О почтовой связи" 17.07.1999 N 176-ФЗ (в ред. от 06.12.2011)

Федеральный закон "О федеральной фельдъегерской связи" (в ред. от 02.03.2007 N 24-ФЗ)

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (принят ГД ФС РФ 14.01.1998)

Федеральный закон Российской Федерации от 18.12.1997 № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов" (ред. 10.07.2012)

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (одобрен СФ ФС РФ 20.12.2000) (ред. от 28.12.2010)

Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (ред. от 28.06.2013)

Федеральный закон РФ от 01.06.2005 № 53-ФЗ "О государственном языке Российской федерации"

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (ред. от 11.12.2002)

Федеральный закон от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (ред. от 28.06.2013)

 

Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об аудиторской деятельности" (принят ГД ФС РФ 24.12.2008)

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.06.2013)

Федеральный закон от 23.07.2008 № 160-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием осуществления полномочий правительства Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 04.07.2008) (ред. от 12.11.2012)

Федерации в связи с совершенствованием осуществления полномочий правительства Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 04.07.2008) (ред. от 25.06.2012)

Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 07.02.2007) (ред. 07.05.2013)

Федеральный закон от 27.10.2008 "О внесении изменения в статью 21 Федерального закона "О муниципальной службе в РФ"

Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ (ред. от 25.06.2012) "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (принят ГД ФС РФ 12.03.1999)

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям»

Постановления

Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 31.12. 2002 № 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или… Постановление Правительства РФ от 15.04.2005. № 221 “Об утверждении правил… Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012) "Об утверждении правил оказания услуг…

Положения

"Положение о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (утв.… "Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения,…

Приказы, указы

Приказ Минобрнауки РФ от 25.01.2010 N 75 " Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта… Приказ Минтранса РФ от 29.01.2008 №15 "Об установлении формы… Указ Президента РФ от 12.05.2008 № 724 "Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной…

Распоряжения

Распоряжение Правительства РФ от 25.10.2005 N 1789-р (ред. от 10.03.2009) "О концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 -…   Распоряжение ФКЦБ РФ от 30.04.2003 N 03-849/р "О Методических рекомендациях по составу и форме представления…

Перечни

"Изменение к Перечню полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти (распоряжение администрации Президента…

ГОСТы

ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования (утвержден Постановлением Госстандарта России от 25.12. 2001 г. № 573 – ст) (ред. от 04.03.2004)

Письма

Письмо ВАС РФ от 19.08.1994 N С1-7/ОП-587 "Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно - арбитражной практике" (ред. от 12.09.1996)

Письмо ВАС РФ от 07.06.1995 N С1-7/ОЗ-316 О Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"

Информационное Письмо президиума ВАС РФ от 04.06.2009 № 130 "О некоторых вопросах, связанных с переходными положениями федерального закона" от 30.12.2008 № 296-ФЗ, "О внесении изменений в федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)"

 

Вопрос 2 Совершенствование документационных процессов.

2.2.Автоматизация работы с документами 2.3.Автоматизированные рабочие места 2.4.Электронные офисные системы

Проектирование рациональной системы документооборота

Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном… В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки… В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Автоматизация работы с документами

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой…                      

Рис.1 Схема автоматизации работы с документами.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадет к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранении, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

К таким реквизитам относится:

- Входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

- Номер и дата поступающего в регистрацию документа;

- Наименование вида документа;

- Адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);

- Количество листов и экземпляров;

- Срок исполнения документа;

- Шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

- Содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

- Входящие;

- Исходящие (и внутренние);

- Письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов [19].

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

- Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);

- Регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

- Ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

- Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;

- Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

Автоматизированные рабочие места

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В… Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии… Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией…

Электронные офисные системы

Круг задач электронной офисной системы: 1)автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного… 2)организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: - автоматизация централизованной службы ДОУ; - автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно: - обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и… - устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте,…