Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства № 90 предприятия ОАО "Сарапульский радиозавод"

Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства 90 предприятия ОАО Сарапульский радиозавод СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ Глава 1.Общая характеристика предприятия и его деятельности 1. История создания, цели, задачи, основные виды деятельности предприятия 2. Организационная структура управления предприятием 1.3. Краткая характеристика структурного подразделения организации и его персонала Глава 2 Организация работы с документами, содержащими персональные данные работников 1. Работа с персональными данными в структурном подразделении СП 2. Анализ документов, содержащих персональные данные сотрудников 3. Рассмотрение работы, связанной с кадровой деятельностью предприятия в структурном подразделении Глава 3 Разработка документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников инструкция 1. Составление инструкции, регламентирующей работу с персональными данными сотрудников сборочного производства 2. Разрешительная система доступа к документам, содержащим персональные данные Заключение Список литературы ВВЕДЕНИЕ Информация - сведения сообщения, данные независимо от формы их представления ФЗ от 27.07.2006 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации . Как известно, информация в настоящее время является одним из главных факторов успеха на рынке.

Информация позволяет организации или гражданину узнавать необходимые ему сведения, которые могут принести определенную прибыль, только нужно правильно уметь оперировать полученными сведениями.

Порой незначительные сведения спустя короткий промежуток времени становятся дорогим товаром.

Как было сказано выше, просто необходимо правильно использовать информацию и ее анализировать. Раз информация может приносить прибыль организации, следовательно, ее необходимо правильно хранить и защищать.

Стоит отметить, что информация имеет свою классификацию. Информация классифицируется на информацию общедоступную и информацию ограниченного доступа. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства Там же К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

В свою очередь информация ограниченного доступа подразделяется на государственную тайну и конфиденциальную информацию. Под конфиденциальностью информации понимается обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя. В выпускной квалификационной работе будет рассмотрен один из видов конфиденциальной информации - персональные данные. К персональным данным относят следующие сведения - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность персональные данные, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях Указ Президента РФ от 06.03.1997 г. 188 Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера Персональные данные - это особый вид конфиденциальной информации, требующей определенные правила работы с такой информацией.

Персональными данными признается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу субъекту персональных данных, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ФЗ от 27.07.2006 152-ФЗ О персональных данных Такое определение персональных данных дается в Федеральном законе О персональных данных. Что же касается Трудового кодекса, то он содержит более узкое определение персональных данных информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника ст. 85 ТК РФ . Разглашение сведений, составляющих персональные данные, является важным аспектом деятельности организации, так как за разглашение персональных данных предусмотрены различные меры ответственности.

Объектом изучения является предприятие ОАО Сарапульский радиозавод, сборочное производство 90 далее ОАО СРЗ , СП 90 . Выбранная тема выпускной квалификационной работы актуальна на сегодняшний день по той причине, что документы, содержащие персональные данные сотрудников в подразделении не защищены, так же не регламентирована работа с такими документами. В отделе управления персоналом ОАО Сарапульский радиозавод существует Положение о защите персональных данных работников ОАО Сарапульский радиозавод-Холдинг далее ОАО СРЗ - Холдинг, но нет документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников подразделения, то есть каким образом правильно производить сбор необходимой нам информации, хранить информацию, использовать и предоставлять. В своей работе мы соблюдаем основные правила по защите персональных данных, по мере возможности применяем Положение о защите персональных данных работников ОАО СРЗ - Холдинг, но это положение больше направлено на работу именно в кадрах, а не в производственных подразделениях предприятия.

Целью выпускной квалификационной работы является - регламентирование работы с документами, содержащими персональные данные сотрудников. В работе будут рассмотрены следующие задачи 1. Анализ документов, содержащих персональные данные сотрудников. 2. Изучение кадровой работы в структурном подразделении. 3. Разработка документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников инструкция . 4. Разработка разрешительной системы доступа к персональным данным.

Структура работы построена следующим образом.

В первой главе будет дана краткая характеристика предприятия. Приведен краткий обзор истории предприятия, перечислены основные виды деятельности, также описана структура управления предприятием.

Помимо этого дана краткая характеристика структурного подразделения.

Характеристика предприятия и подразделения дается по той причине, что они будут являться объектом исследования. Вторая глава посвящена организации работы с документами, содержащими персональные данные работников структурного подразделения.

Помимо этого расскажем о правилах приема на работу и основные направления работы с персональными данными в подразделении. Третья глава, является основной, и в ней мы разработаем документ, который позволит регламентировать работу с персональными данными сотрудников инструкция в подразделении. Так же в третьей главе рассмотрим разрешительную систему доступа к документам, содержащим персональные данные. В заключение сделаем выводы о проделанной работе.

Глава 1 Краткая характеристика предприятия 1.1.История создания, цели, задачи, основные направления деятельности предприятия Предприятие создано в начале 20 века в 1900 году. Оно является одним из первых в России начавших выпуск радиоаппаратуры после изобретения радио Поповым. Предприятие в первые годы своего существования было столичным - адрес его расположения г. Санкт - Петербург. Затем вслед за переносом столицы в Москву предприятие было переведено туда. Завод находился в Москве до ноября 1941 года. Под угрозой захвата Москвы фашистами предприятие было эвакуировано в г. Сарапул.

Основной продукцией в годы войны были радиостанции для фронта. Сарапульскими радиостанциями во время войны и после нее оснащались боевые самолеты и танки. И сейчас мобильные средства связи для Российской Армии, Министерства внутренних дел и других силовых структур занимают в номенклатуре ОАО Сарапульский радиозавод далее ОАО СРЗ более половины. Остальная продукция бытового и производственно-технического назначения, в основном автомобильные магнитолы и радиоприемники.

Основным видом продукции ОАО СРЗ являются средства радиосвязи для оборонной отрасли. Это и полевые радиостанции для пехоты и системы связи для танков и самолетов. Рынок предприятия весьма обширен. Это и отечественные потребители, и потребители ближнего и дальнего зарубежья. Но перечень продукции ОАО не ограничивается оборонной техникой. Определенную долю в этом перечне занимают товары сугубо мирного назначения.

Это системы управления для теплоагрегатов, системы автоматической защиты для железнодорожного транспорта и т.д. Рыночные реформы изрядно потрепали предприятие. Но Сарапульский радиозавод весьма достойно пережил трудные времена. Ныне, похоже, главные трудности позади предприятие наращивает производство, осваивает новые изделия, да и само меняется неузнаваемо. Основными видами деятельности Общества являются текущее и перспективное управление деятельностью Дочерних Обществ, в том числе производственное, финансово-экономическое, юридическое, по системе качества, инженерное, бухгалтерско-ревизионное осуществление работ в качестве гензаказчика оказание услуг по экономико-правовым вопросам, по информационным вопросам, по маркетинговой деятельности, по обеспечению производства материалами, ПКИ и сбыту готовой продукции осуществление внешнеэкономической деятельности осуществление операций с ценными бумагами осуществление торгово-закупочной и посреднической деятельности разработка и изготовление продукции производственно - технического назначения, в т.ч. средств радио и телефонной связи производство товаров народного потребления и полуфабрикатов комплектация объектов оборудованием, выполнение работ по монтажу, сервисному обслуживанию поставляемого оборудования гальванические покрытия любых металлов окрасочные работы изготовление габаритных металлоизделий изготовление сложных изделий с применением штамповки, фрезеровки, точения, шлифовки, полировки изготовление печатных плат изготовление пенотары деятельность по техническому обслуживанию шифровальных криптографических средств деятельность по разработке и или производству средств защиты конфиденциальной информации предоставление услуг местной телефонной связи монтаж, наладка, ремонт и техническое обслуживание оборудования и систем противопожарной защиты защита государственной тайны природоохранная деятельность оказание транспортных услуг.

Общество вправе осуществлять и иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ и не противоречащие целям своей деятельности.

Общество осуществляет любые виды хозяйственной деятельности, за исключением, запрещенных законодательными актами Российской Федерации, в соответствии с целью своей деятельности.

Для управления таким большим предприятием должна быть соответствующая структура управления.

Как и любое другое предприятие ОАО СРЗ имеет свою организационную структуру управления. Она является линейно-функциональной. 1.2.

Организационная структура управления предприятием

Звенья управления на каждой ступени имеют соответствующие функциональн... Отдел главного технолога под руководством главного технолога занимаетс... Заместитель генерального директора по правовым вопросам - начальник юр... После реорганизации всего предприятия было выделено два сборочных цеха... Глава 2 Организация работы с документами, содержащими персональные дан...

Работа с персональными данными в структурном подразделении СП

Согласитесь быстрее самому составить необходимый документ, чем бежать ... Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положени... Он направлен на работу с документами и теми персональными данными, кот... Обязанности работника по обеспечению достоверности его персональных да... Чтобы обеспечить достоверность персональных данных, работники обязаны ...

приложения к положению о защите персональных данных.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике. Помимо кадровиков, доступ к этим сведениям могут получить руководители структурных подразделений например, главный бухгалтер, начальники отделов. Однако они вправе запрашивать не любые данные, а только те, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев. На нашем предприятии такой список так же имеется.

В нем указаны те сотрудники, которые имеют непосредственный доступ к персональным данным работников. Нас же в данном случае интересует тот, перечень должностных лиц, которые будут иметь доступ к персональным данным или к документам, содержащим персональные данные в структурном подразделении.

Для начала мы отметим тех, кто имеет доступ к персональным данным внутри подразделения, а затем сотрудников, имеющих доступ к персональным данным из других подразделений. Конечно, первый кто имеет доступ к персональным данным в подразделении - это руководитель структурного подразделения в нашем случае - начальник СП 90 , далее идут его заместители заместитель начальника СП90 по производству, заместитель начальника СП 90 по технике. Следующий кто имеет доступ к персональным данным - табельщик инспектор табельного учета, ответственный за ведение табельного учета, оператор ЭВМ. Оператор ЭВМ имеет доступ к персональным данным по той причине, что в данном подразделении оператор ЭВМ в принципе является секретарем подразделения, он так же подготавливает приказы о поощрении, наказании и так далее, то есть является делопроизводителем в подразделении.

Так же он имеет доступ к данным и потому, что оператор ЭВМ и табельщик в структурном подразделении СП 90 замещают друг друга на время отсутствия одного из работников.

Далее доступ к документам имеют начальник цеха по производству и ремонту ПСС и начальник цеха по производству средств связи. Эти руководители имеют доступ не ко всем персональным данным сотрудников подразделения, а только к тем, данным обладатели, которых им подчиняются. К следующей группе, имеющей доступ к персональным данным, отнесем начальника бюро экономики, начальника технологического бюро, начальника производственно-диспетчерского бюро, начальника опытно-производственного участка. Начальник опытно-производственного участка имеет доступ только персональным данным своего участка.

Такое правило также касается старшего мастера участка техники связи, мастеров участков. Старшие мастера 1 и 2 имеют доступ к персональным данным сотрудников тех участков, которые находятся у них в подчинении. Схематично это представлено на рисунке 2. 2 Рис.2. Доступ к персональным данным Таким образом, получается, что старший мастер 1 имеет доступ к персональным данным работников трех участков.

Следовательно, старший мастер 2 имеет доступ к персональным данным двух участков. При этом если один из мастеров решит принять к себе на участок работника с другого участка 4,5 или 2 , то, следовательно, он уже будет иметь доступ к персональным данным конкретного сотрудника. Теперь стоит проанализировать, кому и для чего могут понадобиться персональные данные или документы, содержащие персональные данные. Итак, начальнику подразделения необходимы персональные данные или документы, содержащие персональные данные для того, чтобы знать, кто и где у него работает.

В большинстве случаев начальнику подразделения неизвестно где трудиться каждый сотрудник, то есть он не может точно сказать, на каком участке работает тот или иной сотрудник. Если даже руководитель точно знает, где трудиться сотрудник, то он не может с точностью сказать, например, какой разряд у работника, должность, категория и так далее. Бывают случаи, когда сотрудника вызывают на работу, в этом случае руководитель узнает необходимую ему информацию у оператора ЭВМ или табельщика.

В нашем подразделении руководитель и его заместители имеют списки с адресом и телефоном сотрудников. Заместителям руководителя необходимы некоторые персональные данные сотрудников для составления определенных отчетов, проведения аттестации. Так же как и руководителю, заместителям нужно знать, где работает сотрудник. Какое у него образование, возраст, семейное положение.

В очень редких случаях интересуются образом жизни и привычками. Оператору ЭВМ и табельщику персональные данные сотрудников необходимы для того, чтобы оформить работника на работу, предоставить ему необходимые льготы, то есть оформить необходимый документ для предоставления этих льгот. Занести данные сотрудника в личную карточку, для составления списков. Оформления приказов о поощрении, наказании, для составления отчетов, графиков. Начальник бюро экономики, начальник технологического бюро, начальник производственно-диспетчерского бюро имеют доступ к персональным данным для составления отчетов, заполнения листов аттестации, заполнения ведомостей.

Теперь стоит отметить тот факт, что иногда информацией конфиденциального характера персональными данными интересуются люди, не имеющие права доступа к сведениям, содержащим персональные данные. Конечно, в этом случае, нужно поинтересоваться для какой цели, необходима та или иная информация. В любом случае при предоставлении персональных данных у заинтересованного лица должно быть разрешение.

Так же при предоставлении информации в некоторых случаях необходимо спросить разрешения на предоставления этих данных у его обладателя. Спорные моменты возникают при предоставлении персональной информации кредитным организациям. Бывают случаи, звонят из банков и интересуются данными определенного человека, это может быть размер заработной платы, должность, на самом ли деле человек работает в данной организации и другое.

Вот здесь сложно сказать, нужно ли нам предоставить требуемую от нас информацию, получается если мы не сообщим какие-то данные то работник не получит кредит, а с другой стороны раз работник предоставляет такую информацию, то он автоматически дает согласие на ее проверку. В принципе, вероятнее всего кредитные организации должны звонить в отдел управления персоналам и запрашивать или проверять необходимую им информацию в отделе кадров. Так как все данные о сотруднике хранятся в отделе управления персоналом, и только они по запросу могут предоставить информацию конфиденциального характера персональные данные. Статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации довольно подробно указывает требования при передаче персональных данных.

Так в статье говориться, что работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами Статья 88 Трудового кодекса РФ . Получается, что работодатель, да и сотрудники нашего подразделения не могут сообщать персональные данные сотрудника кредитным организациям. Теперь, что касается предоставления персональных данных сотрудникам других подразделений.

Бывают моменты, когда работники отдела управления персоналом звонят в подразделения для того, чтобы узнать информацию о каком - то конкретном работнике или для того, чтобы уточнить какие - то сведения например, адрес, номер телефона, номер страхового свидетельства и другое. Конечно, в этом случае мы обязаны уточнить эту информацию и предоставить в отдел управления персоналом. Но бывают моменты, когда информацию о сотруднике нашего подразделения запрашивают сотрудники других отделов.

Вот в этом случае, работники отделов должны запрашивать информацию о сотруднике в отделе управления персоналом. Так как полная информация храниться в отделе управления персоналом, и только они могут предоставлять те или иные сведения.

При оформлении допуска к персональным данным нужно внимательно рассмотреть, кому и какие сведения конфиденциального характера можно предоставлять, а так же разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций Статья 88 Трудового кодекса РФ . Оформить перечень лиц, имеющих допуск к персональным данным сотрудников сборочного производство 90 можно в виде приложения к Инструкции, регламентирующей работу с персональными данными работников приложение 9 . В заключении стоит отметить, что нужно быть очень внимательным при оформлении допуска к персональным данным.

Необходимо точно определить, кому, и какие сведения мы будем предоставлять. Заключение Предприятие ОАО Сарапульский радиозавод является одним из старейших предприятий России.

Предприятие занимается выпуском продукции гражданского и специального назначения, оказанием услуг и другое. Предприятие имеет много структурных подразделений, которые в свою очередь являются обособленными друг от друга, то есть они находятся в различных зданиях, на различных территориях. Помимо этого предприятие является режимным, ограничен доступ не только на само предприятие, но в некоторые структурные подразделения. Объектом нашего изучения было сборочное производство 90. При исследовании мы выявили, какие документы структурного подразделения содержат персональные данные и каким образом ведется работа с такими документами. Проанализировав документы структурного подразделения, было выявлено, что подразделения не имеют специального документа для работы с документами, содержащими персональные данные.

Поэтому целью нашей работы было регламентирование работы с документами, содержащими персональные данные сотрудников. При достижении поставленной цели мы решили поставленные нами задачи.

Рассмотрели, каким образом в структурном подразделении организации построена работа, связанная с кадровой деятельностью. Исходя, из этого можно сделать вывод, что структурные подразделения выполняют определенную кадровую работу, самостоятельно подготавливают необходимые им документы при оформлении работника на работу. Также мы изучили основные документы, содержащие персональные данные сотрудников. Не смотря на то что, таких документов в подразделении не очень много, но они имеют место быть. Иначе, невозможно осуществлять какую-либо деятельность без знания первичной информации о своих сотрудниках фамилия, имя, отчество, профессия, образование, разряд и так далее т.д Одной из задач нашей работы было создание документа, позволяющего регламентировать работу с персональными данными сотрудников подразделения.

Рассмотрение этого пункта являлось основным этапом нашей выпускной квалификационной работы. Эта задача была главной по той причине, что сотрудники структурных подразделений, так же как и работники кадровой службы в своей работе сталкиваются с документами, содержащими персональные данные и с персональными данными сотрудников своего подразделения.

Выше отмечалось, что в отделе управления персоналом предприятия есть документ, который регламентирует работу с персональными данными Положение о защите персональных данных работников ОАО СРЗ - Холдинг и его дочерних обществ и филиалов, но этот документ не позволяет найти ответы на вопросы, возникающие при работе с персональным данными в структурных подразделениях. Следовательно, была разработана Инструкция для работы с персональными данными работников сборочного производства 90 приложение 9 . Помимо инструкции, разработали разрешительную систему доступа к персональным данным приложение 10 Подводя итоги проделанной работы, хотелось бы отметить, что составленная нами инструкция, обеспечит защиту персональных данных работников подразделений, а так же регламентирует работу с документами, содержащими персональные данные.

Данная инструкция ограничит доступ к персональным данным, лицам, не включенных в приложение к инструкции перечень лиц, имеющих допуск к персональным данным сотрудников сборочного производства 90 . В настоящее время Инструкция по работы с персональными данными работников сборочного производства 90 только разработана, а не введена в действие.

Поэтому следующим этапом работы будет введение инструкции в действие в сборочном производстве 90. Будем надеяться, что разработанная нами инструкция найдет отражение в документообороте предприятия ОАО Сарапульский радиозавод - Холдинг и будет иметь юридическую силу. И как следствие, позволит решить вопросы, связанные со сбором, обработкой, использования и хранения персональных данных и документов, содержащие персональные данные в структурных подразделениях.

Список источников и литературы 1. Конституция Российской Федерации 2. Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 года 63-ФЗ с изменениями и дополнениями 3. Гражданский кодекс РФ 4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 года 197-ФЗ с изменениями и дополнениями 5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации . 6. Федеральный закон от 27 июля 2006 года 152-ФЗ О персональных данных . 7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года 188 Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера 8. Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации на ОАО Сарапульский радиозавод . 9. Положение о защите персональных данных работников ОАО Сарапульский радиозавод-Холдинг . 10. Устав ОАО Сарапульский радиозавод - Холдинг, утвержденный генеральным директором ОАО Сарапульский радиозавод - Холдинг от 24.06.2005. 11. А. Демушкин.

Оформление допуска к закрытой информации Журнал Служба кадров . 2006, 2. 12. Андреева В.И. Делопроизводство.

Изд. 6-е, перераб. и доп М. ЗАО Бизнес-школа , 2000, 187 с. 13. Е. Степанов.

Безопасность информации в кадровой службе Журнал Служба кадров . 2006, 1. 14. Делопроизводство учебник для вузов Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В.Санкина Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой М. МЦФЭР, 2004 544 с. 15. Делопроизводство Организация и технология документационного обеспечения управления Учебник для вузов Кузнецова Т.В Санкина Л.В Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой М. ЮНИТИ-ДАНА, 2001 359 с. 16. Организация работы с документами. Учебное пособие Под ред. В.И.Кудряева.

М. Инфра-М, 1998, 540с. 17. Справочник по управлению персоналом 1 06 HR-практики Гл. ред. Е.Беляева М. ЗАО МЦФЭР 2006. 18. Кадры предприятия 5 2007г 19. Служба кадров и персонал 8 2007г 20. Справочник по управлению персоналом 7 2007г 21. Журнал Секретарское дело 4, апрель 2007 г. 22. Журнал Секретарское дело 9, сентябрь 2007 г. 23. Журнал Секретарское дело 11, ноябрь 2007 г. 24. Журнал Секретарь - референт 1, январь 2008 г. 25. Журнал Секретарь - референт 4, апрель 2008 г.