Виды контроля и основные этапы процесса контроля. Модель процесса контроля. - раздел Менеджмент, ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА Реализация Функции Контроля Включает Проведение Различных Видов Контроля Деят...
Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации, предприятия для достижения цели: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов предприятия Строгое соблюдение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в необходимой организации обеспечения будущей деятельности. Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия: человеческие, материальные и финансовые ресурсы.
Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа интеллектуальных и деловых характеристик персонала, соответствия компетенции работника его функции. При отборе работников используются их личные документы, рекомендации, результаты психологических и профессиональных тестов и необходимых собеседований с работниками до его найма. Эта процедура, как правило, продолжается в период прохождения обязательного курса обучения и испытательного срока их работы по найму.
Контроль используемых материальных ресурсов ведется в соответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля материальных ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятие; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности и ответственность поставлять материалы, соответствующие техническим условиям; установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов, исключающих их дефицит в производстве.
Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию по имеющимся и доступным источникам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно выполняет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необходимые наличные деньги с источниками их поступления, а также обеспечивает установление и контроль затрат по каждому подразделению предприятию в целом с целью запрета на использование финансовых ресурсов сверх установленных лимитов.
Текущий контроль проводится непосредственно в ходе проведения работ. Он рассматривается как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов, процессов или их элементов деятельности. Организация текущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Отклонения, на которые должно реагировать предприятие как социально-экономическая система, могут вызываться внешними и внутренними факторами. В этом случае управление следует рассматривать как воздействие на систему, обеспечивающее ее функционирование с эффективной обратной связью, инструментом которой является функция текущего контроля.
Заключительный контроль по принципу организации аналогичен текущему контролю. Их различия состоят в организации обратной связи и измерении результатов деятельности предприятия. При текущем контроле обратная связь используется в ходе выполнения работ при соответствующем определении результатов в процессе текущей деятельности. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всего производственного цикла. Этот контроль не может повлиять на возникающие в процессе деятельности проблемы, но он решает две важные задачи:
- полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования аналогичных работ в будущие периоды. Что позволяет избежать выявленных проблем и повторения ошибок посредством принятия упреждающих решений.
- полученные результаты способствуют объективной мотивации работников, подразделений.
Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает заблаговременную разработку и освоение стандартов, которые имеют количественную оценку и могут быть измерены в процессе контроля.
В процедуре контроля достаточно отчетливо проявляются три этапа, каждому из которых соответствует конкретная, присущая этому типу, совокупность действий.
На первом этапе осуществляется выработка стандартов и критериев, которые могут быть определенных конкретными показателями оценки в процессе контроля. Стандарты представляют определенные цели или показатели деятельности предприятия, изменение которых поддается измерению. В качестве стандартов принимаются конкретные показатели результативности деятельности предприятия или его подразделений, сформированные в соответствии с их целями и стратегиями. Стандарты целей учитывают две важные характеристики этих целей: наличие временных рамок и конкретность критерия оценки целевого фактора. Например, целевым фактором может служить: обеспечить удвоение валового внутреннего продукта Российской Федерации к 2010 г. Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено (удвоение ВВП) в установленных временных рамках – 2010 г. Не всегда удается показатели результативности выразить количественно. В этом случае используются косвенные численные оценки. Например, оценку удовлетворенности работой или моральный уровень в подразделении можно измерить косвенно через текучесть кадров. Для уточнения такой оценки используются опросы, обследования, экспертные оценки и т. д.
Второй этап предусматривает осуществление измерений, сопоставление полученных результатов с установленными стандартами и выявление отклонений. Операции и результаты этого этапа являются основой для принятия управленческого решения о начале действий по корректировке. Операции второго этапа осуществляются в следующей последовательности и включают:
· определение масштаба отклонения при измерении;
· измерение результата;
· формирование и оценка информации о результатах для принятия решения о выявленном отклонении.
Масштаб допустимых отклонений устанавливается высшим менеджментом при организации системы контроля в виде допусков параметров измеряемого показателя (стандарта). Устанавливаемый масштаб определяет минимальное отклонение, ниже которого оно не вызывает необходимости корректирующих действий (включения обратной связи). Экономичность контроля достигается путем сравнения затрат на функцию контроля с теми преимуществами, которые обеспечивается в процессе ее реализации. Одним из способов увеличения экономической эффективности контроля является метод управления по принципу исключения (часто его называют «принципом исключения»), сущность которого состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Конечно, задача состоит в том, как определить эти заметные отклонения. То, что незначимым является в одной ситуации, может иметь совершенно другую оценку в ином контексте. В книге М. Мескона (5) приводится пример, убедительно иллюстрирующий подобную ситуацию: для «Джениралс Моторс» ничего не значит, если объем недельных продаж снизится на 1 млн. дол. От запланированной суммы; но если этой корпорации не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, то она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч уже проданных автомобилей, что приведет к дополнительным издержкам в десятки миллионов долларов.
Измерение результатов является наиболее трудоемкой и дорогостоящей операцией контроля. Выбирается такая измерительная единица (мера), которая может быть преобразована в единицу измерения стандарта. Это могут быть единицы продукции (штуки), погонные метры, кубические метры, тонны, рубли, проценты. Измерения проводятся с такой частотой, которая позволит зафиксировать значимые отклонения от стандартов. Частота измерений может рассчитываться по известным вероятностным моделям или обеспечивается опытом.
Передача и распространение информации является ключевой операцией в обеспечении эффективности контроля и предусматривает безусловное доведение достигнутых результатов контроля работников и менеджмента контролируемых функций, а в случаях, когда выявленные отклонения имеют общий характер, то до менеджмента всех уровней управления и работников других функциональных подразделений предприятия. Для обеспечения эффективности контроля информация должна быть точной, своевременной и понятной для принятия решений и действий. Следует иметь в виду возможность большого или небольшого искажения информации при передаче, что обуславливает необходимость систематического контроля ее на адекватность.
Оценка информации о результатах является заключительной стадией этапа измерений и сопоставления результатов с установленными стандартами. Эта операция заключается в выработке решения менеджером о полезности полученной информации, адекватно ли она описывает контролируемое явление, операцию, процесс, деятельность всего предприятия, а также о ее необходимости и достаточности для принятия верного решения, направленного на достижение цели. Менеджер берет на себя серьезную ответственность, лично оценивая и интерпретируя значимость полученной информации, устанавливая соответствующие зависимости и закономерности между параметрами и показателями деятельности подразделения, предприятия. Естественно, что в оценке информации о результатах контроля существует определенный риск, величина которого определяется компетенцией руководителя. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять правильное решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.
Третий этап предусматривает формирование конкретных решений для вмешательства (невмешательства) корректирующими действиями по отклонениям. При этом могут быть выбраны решения: ничего не предпринимать, устранить отключение, пересмотреть стандарт.
Если система контроля показала, что отклонения и его показатели по какому-либо элементу структуры предприятия не выходят за пределы допустимых отклонений (в соответствии с установленными масштабами измерений), то необходимо продолжить измерение результатов, повторяя цикл контроля. Такое решение принимается менеджером, когда он может быть уверен в достижении предприятием целей, несмотря на обнаруженное несоответствие фактического показателя от стандартного. Возможны варианты сокращения временного интервала контроля показателя на некоторый труд.
Для устранения отклонения от стандарта действия, прежде всего, направляются на выявление и устранение истинных причин этих отклонений. Смысл корректирующих действий состоит в том, чтобы установить причины отклонения и принять меры по организации и реализации действий по возвращению предприятия к функционированию по траектории достижения запланированного результата, цели. Эти действия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутренних переменных предприятия, совершенствования функций управления, технического или технологического перевооружения, развитие компетенций персонала. Модель процесса контроля, его элементы и операции представлены на стр. 177 (рис. 9.3)
Все темы данного раздела:
Тема 1. Менеджмент как вид деятельности и его методологические основы
Сущность и содержание менеджмента. Ключевые понятия концепции управления. Организации и их общие характеристики. Менеджеры в организации. Аспекты управленческой деятельности. Роли руководителя. Уро
Тема 2. Эволюция управления как науки
Историческая эволюция менеджмента. Основные школы менеджмента и их значение для современности. Школа научного управления. Административная школа управления. Концепция школы человеческих отношений и
Тема 1. Менеджмент как вид деятельности и его методологические основы
Переход системы управления экономикой на рыночные отношения – одно из важнейших достижений программы реформ, реализуемой в России. Произошли коренные изменения в
Принципиальные изменения организации управления в России
Предшествующая теория управления организациями, предприятиями базировалась на марксистской экономической теории общественной собственности на средства производства. Принципы экономической теории со
Понятие и сущность менеджмента.
В упрощенном понимании, менеджмент может быть представлен как деятельность по достижению поставленных целей организации, используя труд, интеллект и мотивы поведения других людей.
В соврем
Органы управления в менеджменте. Уровни и функции управления
Органы управления в организации, предприятии и на подразделении – это часть лиц этой организации, предприятия и т.д., которая формирует и выражает его волю в управление процессом достижения цели и
Организация как объект управления в менеджменте. Внутренние переменные и внешняя среда организации.
Объектом исследования в менеджменте является организация, предприятие, подразделение. Рассматривая организацию с позиции системного подхода, она представляется как социально-экономи
Функции менеджмента
Говоря о функционировании организации, предприятия или их подразделений имеется в виду, что в рамках этого взаимодействия люди осуществляют определенные действия, направленные на достижение принято
Цели и задачи в системе современного менеджмента
Создание любой организации, предприятия, подразделения, имеет целевое назначение и они рассматриваются как средство достижения целей. Менеджмент путем управленческих воздействий обеспечивает реализ
Эволюция управленческой мысли. Исторические периоды развития науки и опыта управления
Разделение труда на управляемых и управляющих существует столь же долго, как и само человечество. Менеджмент в той или иной форме существовал всегда там, где люди работали группами, и в них существ
Школа научного управления
В конце XIX и первой половине XX столетия получили развитие четыре достаточно четко различимые школы управленческих знаний и опыта, формирование которых происходило во времени по мере развития прои
Школа человеческих отношений. Поведенческие науки.
В условиях роста технической вооруженности производства, конкуренции, повышения уровня общей культуры населения на значительной части планеты, появления в мировом сообществе социали
Эмпирическая (прагматическая) школа управления. Школа науки управления. Современный менеджмент
Во второй половине XX столетия (1940 - 1980 г.г.) получили развитие школа науки управления и практическая (эмпирическая) школа.
Характерной особенностью школы науки управления является исп
Современные концепции менеджмента
В современных условиях глобализации экономического взаимодействия уровень конкурентоспособности предприятий и социально-экономическое процветание государств, наций в большей мере зависит от степени
Основные научные подходы в управлении
Эволюция управления как науки представляет серию четырех научных подходов, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления: процессный, системный, ситуационный, количестве
Сущность и виды коммуникаций
Коммуникация (от лат. comunicatio - контакт, связь, общее) - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми, группами, организациями. Коммуникация и информация
Структура и процесс коммуникации
Коммуникации в организации - это сложный и динамичный процесс. Человек в этом процессе одновременно выступает в роли источника и получателя информации. А сама коммуникация рассматривается как взаим
Типы и эффективность коммуникационных сетей.
Представители системного подхода выделяют в качестве ключевых факторов структуру коммуникации подразделения и людей в организации; окружающую среду и обратную связь.
Школа
Коммуникационные стили
Коммуникационный стиль - это основная своеобразная форма, выражения коммуникационного взаимодействия индивида с другими. За критерии оценки эффективности используют такие две переменные, как открыт
Невербальные коммуникации
Невербальные коммуникации - это информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования. Установлено, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 3
Тема 4. Управленческие решения
Осуществляя свою производственную, политическую, общественную деятельность, определяя личные действия, человек постоянно осознанно принимает решения. В любом из названных случаев эт
Сущность управленческого решения
Решение в менеджменте представляется как своего рода центр, вокруг которого идет жизнь организации, его можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как п
Принципы, подходы, и влияющие факторы в принятии управленческого решения
Процесс принятия эффективного управленческого решения поддерживается соблюдением четырех основных принципов, игнорирование которых может привести к ошибочным решениям и неудовлетвор
Формирование и методы принятия решения
Формирование и принятие решения – это технологический процесс, включающий ряд последовательных действий и операций, обеспечивающих обоснованность и эффективность как самого процесса
Реализация управленческого решения
Процесс реализации управленческого решения предусматривает выполнение всех функций управления: планирование, организация, мотивация и контроль.
Как и всякое планирование, п
Тема 5. Стратегическое и текущее планирование.
Функция планирования занимает основополагающее место в последовательности других функций управления предприятием, корпорацией. Планирование заключается в разработке и практическом осуществлении пла
Понятие «стратегический менеджмент» и сущность стратегического планирования.
В качестве ведущей идеи, отражающей сущность стратегического управления, в 60-70-х г. XX века обосновывается идея необходимости переноса внимания высшего менеджмента на окружение для обеспечение во
Виды планирования.
Как и всякое планирование, стратегическое планирование включает: постановка конечных и промежуточных целей предприятия, формулирование задач, решение которых необходимо для достижения целей, опреде
Этапы в цикле стратегического планирования
Действия по стратегическому планированию представляет собой стратегический цикл, состоящий из нескольких этапов (рис. 5.2.)
Тема 6. Организационная структура управления
В менеджменте принято считать, что организационная структура управления является одним из ключевых понятий. Чтобы убедиться в этом необходимо, провести функционально-семантический а
Элементы и связи в структуре управления
Организационная структура управления проявляется в составе, соотношении, расположении и взаимосвязях отдельных подсистем и элементов предприятия. Она направлена, прежде всего, на установление четки
Принципы формирования организационных структур управления
Формирование организационной структуры управления предполагает группирование функций управления с целью создания единой системы, охватывающей предприятие сверху донизу и позволяющую наиболее эффект
Требования и подходы к формированию организационных структур.
Организационная структура управления предприятием представлена множеством компонентов, но обязательно должна обеспечивать единую систему, функционирование отдельных элементов в которой взаимозависи
Организационные структуры.
В практике управления сложились так называемые традиционные организационные структуры: линейные, функциональная, линейно-функциональная.
Линейная структура реализует принцип единона
Исходные данные
1.Функции организации
№
Функция
Объем работ в часах по вариантам
Тема 7. Организация взаимодействия и полномочия как сложная социально-экономическая система.
Предприятие, как сложная социально-экономическая система, в процессе своего функционирования осуществляет многоуровневое взаимодействие: предприятие – внешняя среда; подразделение –
Факторы взаимодействия субъектов предприятия
В общем понимании взаимодействие, по В.И.Данилову – Данильяну, рассматривается как обмен веществом, энергией и информацией между двумя или более объектами, имеющий регулярный (в естественных систем
Функциональный подход в организации взаимодействия
Организуемое на предприятии взаимодействие выступает как интегрирующий фактор, посредством которого происходит объединение частей в определенный тип целостности.
Взаимодействие на предприя
Компетентностный подход в организации взаимодействия
Реализация целевой функции предприятия достигается благодаря устанавливаемым взаимосогласованным функциональным связям по горизонтали и вертикали иерархической структуры.
О
Делегирование полномочий. Интерес и ответственность в организации взаимодействия
Делегирование полномочий означает передачу части своих полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. С помощью делегирования достигается органи
Потребностные и другие теории мотивации
Научному изучению причин активности человека и животных, их детерминации, положили начало еще великие мыслители древности – Аристотель, Гераклит, Демокрит, Платон, Сократ и др., упоминавшие о «нужд
Мотивация как функция менеджмента
Приведенный анализ психологических теорий мотивации не дает четкого, однозначного ответа, что же побуждает человека к труду. В то же время исследование поведения человека в труде дает некоторые объ
Содержательные и процессуальные теории мотивации
В основе содержательных теорий мотивации заложено, стремление познать потребности и связанные сними факторы, побуждения работника к активному действию.
Одним из первых исследователей, обра
Основные задачи и подходы к организации контроля
Контроль является неотъемлемым элементом эффективной деятельности предприятия. Необходимость функции контроля определяется самой сущностью его деятельности в условиях изменяющихся внешней и внутрен
Контроль в формировании поведения субъектов предприятия и повышение эффективности системы контроля
Объектом и субъектом управленческой деятельности на предприятии, в том числе и контроля, являются люди. В этой связи менеджер, принимая решения по контролю, прогнозирует возможное поведение работни
Понятие «конфликт». Природа конфликта, типы конфликтов
Конфликт (лат. - столкновение), противоречие, возникающее между отдельными личностями или группами в процессе их совместной деятельности. Конфликт – это форма отношений между людьми, выражаемая в п
Последствия и функции конфликта
В общем виде последствия конфликтов можно представить в виде ситуаций:
- ситуация «победа - поражение». Если двое борются, то побеждает один, а другой проигрывает и заряжается на победу в
Этапы развития конфликта
Конфликт в своем функционировании происходит пять этапов /4/.
Проявлению конфликта предшествует период его скрытого созревания, в процессе которого происходит формирование готовности к кон
Методы разрешения конфликтов
В современных теориях организации и управления пониманию как явления и как процесса дается существенное значение. Сама организация (предприятие) часто трактуется как конфликтная система. Изменились
Что такое власть? Основные требования к менеджеру
Власть (по определению) – это способность и возможность оказывать определяющее воздействие на деятельность, поведение людей с помощью каких-либо средств – воли, авторитета, права, насилия; политиче
Власть и личное влияние, их формы. Понятие баланса власти
Обладать властью – значит уметь оказывать влияние на людей, изменять их поведение и отношение человека или группы людей. Считается, что власть и влияние в равной степени зависят от личности, на кот
Способы управленческого влияния на подчиненных
Во всех случаях, рассматривая проявления власти, мы имеем дело со степенью влияния руководителя на подчиненного. Влияние – это поведение одного индивида, которое вносит изменение в поведение другог
Авторитет менеджера. Два источника авторитета
Авторитет относится к духовной ценности любого человека. Успех менеджера в управленческой деятельности во многом зависит от силы его личного авторитета.
Авторитет – заслуженное доверие, ко
Лидерство и подходы к его формированию
Лидерство представляется как совокупность свойств и характеристик поведения человека, оцениваемая как его способность оказывать влияние на группу людей для достижения определенных целей. Оно являет
Стиль и модели управления
Связанные с использованием власти факторы и подходы в формировании влияния менеджера на поведение подчиненных ему людей для достижения целей предприятия в конечном итоге определяют стиль руководств
Концепция организационной культуры
Как и многие другие понятия организационно-управленческих дисциплин, концепция организационной культуры не имеет единственно «правильного» толкования. Каждый из авторов стремит
Подходы к измерению влияния организационной культуры
В оценке влияния организационной культуры на деятельность предприятия необходимо определить набор переменных для анализа, а также уровни организационного взаимодействия: предпр
Управление формированием и развитием организационной культуры
Организационная культура формируется через совместный опыт её работников и управленческие воздействия на разных уровнях иерархии в процессе функционирования предприятия. Выделя
Национальное в организационной культуре
В условиях глобализации экономических отношений не мало важное значение приобретает изучение национальных особенностей сложившихся подходов к формированию и развитию организаци
Общие концептуальные положения
Прежде чем приступить к раскрытию важнейшей проблемы менеджмента – управление трудовыми ресурсами – следует определить предмет управляющего воздействия.
В результате длител
Развитие персонала
Проведенный наем и отбор персонала, определение его функций, условий оплаты труда являются лишь началом долговременной работы с персоналом. Идеология использования персонала как ценного человеческо
Управление персоналом
Среди многообразия проблем теории и практики управления предприятием, фирмой, компанией, организацией главное место принадлежит комплексу задач, связанных с управлением людьми, содержанием управлен
ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ
1. Сущность и содержание менеджмента.
2. Виды и сферы деятельности менеджмента в современном мире.
3. Внутренние переменные организации. Модель взаимосвязанности в
Тест для самоконтроля
1. «Менеджмент» – фундаментальная наука ? (объяснить ответ):
1) да;
2) нет.
2. Одним из критериев классификации организаций как о
Функция организации как процесс установления упорядоченных способов
1) разработку структуры уровней управления
2) регламентацию управленческих функций
3) определение прав и обязанностей органов управления
все вышеперечисленное
&n
Что из перечисленного не обеспечивает эффективности управленческого решения?
1) целевая направленность;
2) директивность;
3) принятие решения большинством;
4) адресность.
45. При «мозговом штурме» решение принимают
Преимуществами функциональной структуры управления являются
(выберите несколько):
1) возможность углубленной деловой и профессиональной специализации персонала;
2) ясность в распределении полномочий и ответственности;
Ключи к тесту для самоконтроля
№
ответ
№
ответ
№
ответ
№
ответ
ГЛОССАРИЙ
АДАПТАЦИЯ(от лат. adapto — приспособляю) — процесс приспособления, реакции объекта управления на изменения внешней или внутренней среды. С позиций кибернетики функции А. обеспечи
Новости и инфо для студентов