На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы

Лабораторная работа №6

СПИСКИ. СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

 

Цель работы: понятие списков; изучение способов отбора и сортировки данных в MS Excel.

 

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Списки

 

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

Примечание. В общей книге создать список нельзя. Чтобы создать список в книге, нужно запретить к ней общий доступ.

Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователь обладает веб-адресом и разрешениями разработчика на узле SharePoint, он может задать общий доступ к своему списку и разрешить другим лицам просматривать, редактировать и обновлять список. Потом список Excel можно соединить со списком на узле SharePoint за счет синхронизации вносимых изменений с узлом SharePoint. Это позволит другим лицам видеть обновленные данные.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств (рис. 1.1).

 

 

Рисунок 1.1 – Визуальные элементы списка

 

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные (цифра 1 на рис. 1.1).

Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список (цифра 2 на рис. 1.1).

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка (цифра 3 на рис. 1.1).

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций (цифра 4 на рис. 1.1).

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка (цифра 5 на рис. 1.1).

 

Преимущества списков.

- Обеспечение целостности данных. Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки… - Форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать точно так… - Совместимость со списками Windows SharePoint Services. При публикации списка на узле SharePoint происходит создание…

Фильтрация

Фильтр – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки,… 4) Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора.… 5) Расширенный фильтр для более сложных условий отбора. С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список…

Сортировка

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. При сортировке по возрастанию Microsoft Excel использует следующий порядок… 1) Числа. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

2.1 Открыть книгу «ваша фамилия»_excel3, созданную в лабораторной работе №3, и сохранить ее под именем «ваша фамилия»_excel6. 2.2 Преобразуйте столбец таблицы в список (см. индивидуальное задание). 2.3 Добавьте строку итогов (см. индивидуальное задание).

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

  Вариант 6. Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г. … Столбец «Розничная цена» преобразовать в список. В строке итогов ввести формулу для вычисления минимального значения…

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

 

1) Что такое списки в MS Excel? Как выделяются списки на листе?

2) Перечислите преимущества списков.

3) Перечислите возможности списков.

4) Как создать список?

5) Что такое фильтрация? Зачем она нужна?

6) Какие типы фильтров вы знаете?

7) Как отфильтровать список?

8) Как удалить фильтр?

9) Что такое сортировка? Зачем она нужна?

10) Каков порядок сортировки по умолчанию?

11) Как выполнить сортировку по 2-м столбцам?