Прикладная программа EXCEL

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ 1. Создание нового документа 2. Загрузка рабочего документа 3. Сохранение документа 4. Автоматическое сохранение 5. Создание резервных копий 6. Защита данных 7. Дополнительные сведения о файлах 2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ 1. Управление рабочими листами 2.2. Добавление рабочих листов 3. Перемещение рабочих листов 4. Переименование рабочих листов 5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов 3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ 1. Маркирование ячеек 2. Отмена операций 3. Копирование данных 4. Удаление данных 5. Форматирование чисел 6. Выравнивание данных 7. Установка шрифтов 4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ 1. Ввод формул 2. Сложные формулы 3. Редактирование формул 4. Информационные связи 5. Групповые имена 5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ 1. Построение диаграмм 2. Типы диаграмм 3. Надписи на осях 4. Дополнительные объекты 5. Актуализация диаграмм 6. ФУНКЦИИ 1. Конструктор функций 2. Редактирование функций 3. Вычисление суммы 4. Вычисление среднего значения 5. Вычисление величины линейной амортизации 6. Комбинирование функций 7. Текстовый режим индикации формул 7. ОБМЕН ДАННЫМИ 1. Импортирование рисунков в Excel 2. Редактирование рисунков на рабочем листе 7.3. Включение таблицы в текст 8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ 1. Создание списков 2. Ввод списка данных 3. Поиск элемента в списке 4. Редактирование списков 5. Автоматический фильтр 6. Комбинированная фильтрация 7. Сортировка списков 9. АНАЛИЗ ДАННЫХ 1. Опорные таблицы 2. Редактирование опорных таблиц 9.3. Нахождение значений 10. БАЗЫ ДАННЫХ 1. Запуск программы обработки баз данных 2. Оболочка программы Query 3. Загрузка внешнего набора данных 4. Критерии выбора данных 5. Комбинированные запросы 6. Обмен данными с внешней базой 11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL 1. Создание пиктографического меню 11.2. Изменение вида основного окна 3. Изменение вида рабочего листа 4. Установка стандартного шрифта 5. Установка национальных параметров 6. Изменение цветов 7. Автоматическая загрузка документов 8. Шаблоны таблиц VISUAL BASIC 1. Программирование табличных функций 2. Встраивание функций 3. Применение функций ВВЕДЕНИЕ Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области.

Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы.

Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов) . Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями.

Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах) , которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи.

В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы.

Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач.

Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.

Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0: менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах; диалоговые окна-регистры; отдельная пиктограмма для форматирования; - появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм. 1.

УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ. Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычи... Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образую... С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ од...

Создание нового документа

Создание нового документа. Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New. На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню) . 2.

Загрузка рабочего документа

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, н... В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выб... . После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK ... Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на...

Сохранение документа

Сохранение документа. При первом сохранении Вашего документа нужно выз... В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $... Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непред... XLS, изменять не следует. 1.4.

Автоматическое сохранение

Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать... После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться дире... . В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней ... 1.5.

Создание резервных копий

Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup.

Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением. BAK. 1.6.

Защита данных

После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в ... Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед... . 1.7. Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File.

Дополнительные сведения о файлах

В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и... В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программ... В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом к... 2.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе.

В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов. Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также АНАЛИЗ ДАННЫХ. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл. 2.1. Управление рабочими листами. Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен) , расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой.

На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д. Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа. 2.2.

Добавление рабочих листов

Добавление рабочих листов. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой ... 2.3. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начина... .

Перемещение рабочих листов

С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же наз... Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового ном... Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указ... Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет пр... 2.4.

Переименование рабочих листов

При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие сим... После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появит... Переименование рабочих листов. Установите указатель мыши на корешке ра... . Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно...

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое ... Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода C... Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца) , то высо... При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. .

ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые наход... ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в станд... Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифт... .

Маркирование ячеек

Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней лев... Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой об... Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу)... Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номер... 3.2.

Отмена операций

Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограм... . Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или... 3.3. Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтвержден...

Копирование данных

. Копирование данных. 3.4. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых до...

Удаление данных

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых до... Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. 3.5.

Форматирование чисел

После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и ... В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и запо... В нижней части окна Format Cells находится поле просмотра Sample:, в к... Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установит...

Выравнивание данных

По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому. П... В верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. . Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать дир... После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных кнопок...

Установка шрифтов

В окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта из пред... В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В поле Underline можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или дву... В поле Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают возмо...

ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших... Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или непр... Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому... После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой яч...

Сложные формулы

1. В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах) , затраченное ... Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную с... Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е...

Редактирование формул

Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления. 4.4.

Информационные связи

Информационные связи. В программе Excel довольно легко ввести ссылку н... После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автом... Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе... Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать... Затем нужно выполнить директиву Paste Special из меню Edit и в диалого...

Групповые имена

Групповые имена. Предположим, что необходимо вычислить сумму целой гру... В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя это... Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек (А1 и т.п.) . Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести прав... 5.

ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.

В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества". Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов.

Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм. 5.1. Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard) , щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New Sheet. После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму.

Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы.

На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными) , а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа. 5.2. Типы диаграмм. Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан в разделе 5.1. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.

Тогда в меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы. Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы.

После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм. 5.3. Надписи на осях. Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей, которые Вы хотите ввести.

Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis. Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси. После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту букву можно обычным образом заменить любым.