Тема 13: Управление запасами

 

Как мы уже упоминали в предыдущей главе, основной идео­логией MRP-системы является планирование пополнения за­пасов номенклатурных позиций таким образом, чтобы как можно сильнее, в идеале полностью, исключить все запасы на предприятии. Наряду с этим мы отмечали, что реальная жизнь богаче теории, и зачастую имеют место обстоятельства, отклоняющие логику работы MRP-системы от идеала. В лю­бом случае необходимо рассмотреть, что представляют собой запасы, каковы их основные функции, как могут быть постро­ены системы управления ими, на какие обстоятельства необ­ходимо обращать внимание при выборе и построении этих систем, какие операции с запасами производятся на предпри­ятии и как они отражаются в MRP-системе и, наконец, как можно построить систему контроля за адекватностью данных о запасах в базе данных реальному положению дел.

Основной задачей управления запасами является инвестиро­вание средств в запасы таким образом, чтобы достигать стра­тегических целей бизнеса. Запасы часто используются как критерий суждения об эффективности планирования, произ­водства и управления в целом в компании. Основной мотив управления запасами — формирование «буфера» для нейтра­лизации колебаний в поставках и спросе. Колебания могут возникать по следующим причинам:

· фактический спрос на продукцию отличается от прогно­за, сделанного отделом маркетинга, что влияет на план производства;

· возникают проблемы с оборудованием;

· возникают проблемы по причине игнорирования персо­налом своих обязанностей;

· возникают проблемы с выполнением поставщиками сво­их обязательств (сроки поставки, объем поставки, но­менклатура поставки);

· возникают проблемы при реализации специфических для определенной страны рисков (таможня и др.);

· производственные мощности могут быть недостаточны для удовлетворения «пикового спроса»;

· прочие причины.

Запасы выполняют следующие основные функции, в соответ­ствии с выполнением которых могут быть выделены виды за­пасов по исполняемым ими функциям.

· Страховые запасы (buffer stock inventory), для которых возможен расчет величины запасов на основе статисти­ческих данных. Существует несколько основных мето­дов оценки необходимого размера страхового запаса, подробное рассмотрение которых в книге не представля­лось целесообразным. Страховой запас предназначен для следующих целей:

- для нейтрализации «нормальных» колебаний спроса (изменение темпов продаж), в форме параметра пла­нирования «страховой запас»;

- для нейтрализации отклонений в поставках (по дли­тельности цикла поставки), в форме параметра плани­рования «страховое время»).

· Подготовительные запасы (anticipation inventory), для которых возможен расчет величины запасов на основе статистических данных и известных дат событий. В ка­честве примеров таких будущих известных событий, к которым необходимо подготовиться, можно назвать накоп­ление запасов для удовлетворения сезонного спроса, ожидаемого роста продаж при проведении программ стимулирования сбыта, при плановых остановках в про­изводстве поставщиков, при проведении планового ре­монта на заводе, при реконструкции и т. п.

· «Ограждающие» запасы (hedge inventory) — при уста­новлении их величины преобладает решение руководи­телей как метод оценки величины такого рода запасов. Они могут создаваться для следующих основных целей:

- для преодоления последствий неконтролируемых бу­дущих событий (забастовки в компании и у поставщи­ков, политическая нестабильность в стране, откуда поставляется важное сырье, и др.);

- для страховки от вероятного повышения цены постав­щиком.

· Транспортные запасы (transportation inventory) — воз­можен расчет величины этих запасов на основе извест­ных исходных данных. Необходимо при расчете их величины учитывать время, расстояние и способ пе­ревозки.

· Цикловой запас (lot size inventory or cycle stock), возни­кающий вследствие партионности производства и заку­пок. Его можно рассчитать на основании имеющихся ис­ходных данных, а его объем отражает компромисс между стоимостью хранения и стоимостью формирования но­вого заказа.

· Технологический запас в незавершенном производстве (lead time inventory), отражающий запасы, находящиеся в процессе преобразования из одной формы в другую, из одной номенклатурной позиции в другую. То есть это начатые производством изделия, не прошедшие еще по всем необходимым операциям технологического марш­рута. Для этих запасов возможен расчет, так как есть све­дения обо всем технологическом процессе (длитель­ность производственного цикла, данные об открытых производственных заказах). При этом при длительном производственном цикле величина данного запаса мо­жет быть весьма значительна.

Системы управления запасами номенклатурных позиций мо­гут быть разделены на две основные категории. Классифици­рующим признаком выступает использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах.

Первым типом систем управления запасами являются сис­темы с периодическим обновлением данных о запасе. При их применении производится периодический подсчет фактических запасов (обычно в конце планового пе­риода); данные о движении запасов (приходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Эта система проста в эксплуа­тации, не требовательна к ресурсам предприятия, необходи­мым для ее поддержки. Однако у нее есть коренной и серьез­ный недостаток: абсолютно невозможно, основываясь на данных системы, проследить «пути движения» запасов. Ска­жем, в ситуации, когда при очередной инвентаризации выяв­ляется расхождение между данными о запасах в базе данных и фактически подсчитанным количеством, не удается просле­дить причины возникновения этого расхождения и, следова­тельно, предпринять необходимые шаги для предотвращения таких ситуаций в будущем.

Этого недостатка лишен второй тип системы управления запасами: система с непрерывным обновлением данных (perpetual inventory). В ней операции (transactions) с запаса­ми фиксируются в информационной системе по их возник­новении, регулярно формируются отчеты о запасах, перио­дически проводится инвентаризация. Система позволяет проследить «пути движения» запасов и адекватно реализо­вать партионный контроль (т. е. проследить пути движения партий номенклатурных позиций или серийных номеров из­делий, а также регламентировать работу с партиями продук­ции, имеющими различный статус, отражающий их различ­ное состояние). Помимо этого, данная система позволяет динамически поддержать механизм резервирования запасов под производственные заказы и заказы на продажу, что при­дает ей дополнительный вес. Однако за все надо платить, и такого рода система требует надлежащей организации уче­та движения запасов. Необходимо фиксировать все операции с запасами в информационной системе.

Сущность этого анализа заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о за­пасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы А, В и С. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанав­ливаются различные уровни контроля за их запасами.

ABC – анализ это контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуа­цию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следую­щим образом: надежный контроль 20% номенклатурных по­зиций позволяет на 80% контролировать систему (т. е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на при­своение запасам номенклатурной позиции той или иной кате­гории контроля, выделяют следующие.

1. Годовой объем использования (потребления) номенкла­турных позиций в стоимостном выражении.

2. Цена единицы номенклатурной позиции.

3. Дефицитность номенклатурной позиции.

4. Доступность ресурсов для производства номенклатур­ной позиции.

5. Длительность цикла для номенклатурной позиции.

6. Требования к хранению номенклатурной позиции (спе­циальные требования к температурному режиму, влаж­ности и т. п.).

7. Риск воровства.

8. Срок хранения.

9. Издержки вследствие отсутствия номенклатурной пози­ции на складе в требуемый момент времени.

10. Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.

11. Другое.

Для номенклатурных позиций класса А рекомендуются следующие правила.

1. Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Лю­бой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем до­роже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное пра­вило означает внимательное отношение к методам по­строения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже постро­енных прогнозов.

2. Частый, например ежемесячный, циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, за­фиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно на­звать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклоне­ние, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл прово­дить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

3. Ежедневное обновление данных в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо исполь­зование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.

4. Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее резуль­татом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных по­требностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продикто­вано возможностью снижения как прямых, так и скры­тых издержек, связанных с хранением изделий в запа­сах.

5. Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже по­требность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса А (но крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цик­ла для них окупается сторицей.

Для номенклатурных позиций класса В применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса А, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций класса С сформулированы следующие правила:

1. Основное правило: изделия должны быть в наличии. Бу­дет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана (ибо де­фицит позиций класса С может сорвать планы сбыта и по позициям класса А, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей пред­приятия, не влечет за собой сколько-нибудь существен­ный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса С может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

2. Простая фиксация данных или вообще отсутствие фик­сации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодическо­го осмотра (обзора). Может применяться система с пе­риодическим обновлением данных в системе, либо дан­ные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.

3. Большие размеры партий (заказов) и большой страховой (запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса С, поэтому имеет смысл экономить пре­имущественно на подготовительных издержках, заказы­вая помногу.

4. Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные пози­ции в производственном процессе. Это упрощает про­цедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

5. Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в пол­года) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

Рассмотрим простой пример проведения АВС - классификации номенклатурных позиций по критерию объема потребле­ния в стоимостном выражении.

 

 

Пример применения ABC-анализа.

 

Номенкла­турная позиция	Объем использования за год в стоимостном выражении	Процент от итога	Процент нарастающим итогом	Класси­фикация
		46,7%	46,7%	А
		34,3%	81,0%	А
		6,2%	87,2%	В
		4,6%	91,8%	В
		3,0%	94,8%	В
		2,7%	97,5%	В
		0,9%	98,4%	С
		0,8%	99,2%	С
		0,7%	99,8%	С
		0,2%	100%	С
Итого		100,%

Классификация	Номенклатур-ная позиция	Процент от номенклатуры	Процент от использования в стоимостном выражении
А	7,1	20%	81,0%
В	9,5,2,6	40%	17,5%
С	3,4,10,8	40%	2,5%

 

Для планирования производства и закупок и для управления запасами критически важно обладать полной и достоверной базой данных о запасах. Рассмотрим основные данные о запа­сах, которые необходимы.

Под запасами будем понимать запасы всех номенклатур­ных позиций: материалов, полуфабрикатов, деталей, готовой продукции, и т.д.

Имеется два вида данных о запасах в MRP-системе:

1. Нормативно-справочные данные, которые устанавлива­ют общие правила манипулирования запасами той или иной номенклатурной позиции.

2. Оперативные данные о запасах, отражающие их текущее состояние, включающие данные о текущих складских запасах и данные об открытых и подтвержденных зака­зах на производство и закупку.

Вообще запасы стоит разделить на две большие категории, которые по-разному отражаются MRP-системой, а именно:

1) запасы номенклатурных позиций, располагающиеся на некоторых известных местах хранения (складских пло­щадях, прямо в цехе);

2) запасы изделий, находящихся в процессе преобразова­ния из одних номенклатурных позиций в другие (т. е. пребывающие в состоянии незавершенного производ­ства) либо находящихся в пути от поставщика к пред­приятию.

Данные об имеющихся складских запасах включают в себя следующие основные реквизиты:

· место хранения запаса.

· количество (quantity on hand) всего имеющегося запаса, которое делится на следующие категории:

- доступно (available), получается вычитанием из обще­го имеющегося количества зарезервированных и не­пригодных запасов, необходимо для оценки количе­ства единиц номенклатурной позиции, которые могут быть использованы для отпуска в производство или для отгрузки заказчику. Данные цифры необходимы при резервировании складских запасов под какой-либо производственный заказ или заказ на продажу;

- зарезервировано (allocated или committed), т. е. пред­назначено для использования в открытых заказах, ко­торые запланированы к запуску. MRP-системы обыч­но обладают возможностью указания количества дней, на которые производится резервирование запа­сов. Если в течение этого срока запасы оказались не­востребованными, резервирование с них снимается и они становятся доступны для других заказов;

- «заморожено» (on hold), т. е. не может быть использо­вано немедленно (необходима проверка качества, до­полнительная информация от поставщика и т. д.);

- непригодно (nonusable), т. е. это забракованные или устаревшие изделия;

· номер партии/серийный номер (Lot or Serial number), если для данной номенклатурной позиции используется этот способ контроля запасов;

· стоимость единицы измерения (Unit cost). Этот параметр необходим для оценки стоимости запасов на предприятии.

Запасы могут перемещаться. Они могут переходить из одной формы в другую: из запасов материалов — в запасы в неза­вершенном производстве, из запасов в незавершенном про­изводстве — в запасы готовой продукции и пр. Все измене­ния запасов в натуральном или стоимостном выражении осуществляются посредством определенных операций (тран­закций) с запасами. Рассмотрим вкратце, какие операции с запасами поддерживаются MRP-системами.

Основные типы операций с запасами приведены на рис.

 

 

Категория	Типы	Виды
Плановые	Отпуск	Отпуск по наряд-заказу
Отпуск по заказу на продажу
Отпуск-возврат поставщику
Отпуск-возврат в производство
Получение	Получение по наряду-заказу
Получение по заказу на закупку
Получение-возврат от покупателя
Неплановые	Отпуск
Получение
Списание	Co склада
Из производства
Из производства при выполнении операций
Корректировка	Циклический подсчет - недостачa
Циклический подсчет-излишек
Инвентаризация-недостача
Инвентаризация-излишек
Потери на складе
Корректировка стоимости запасов
Внутреннее перемещение

 

Рассмотрим вкратце указанные здесь варианты операций с запасами.

Операция отпуска по наряд-заказу (производственному за­казу) означает, что под определенный производственный за­каз осуществляется отпуск материалов и компонентов со склада.

Операция отпуска по заказу на продажу по механизму схо­жа с предыдущей. Вместо внутреннего по­требителя, которому передаются запасы (производство), вы­ступает покупатель, работа с которым строится на основании принятых от него заказов на продажу. При выполнении отгруз­ки по заказу на продажу производится уменьшение открытого количества по нему, вплоть до закрытия заказа.

Операция отпуска с возвратом поставщику имеет место, когда номенклатурные позиции, полученные в соответствии с заказом на закупку, не соответствуют заказу по качеству и/ или номенклатуре. В этом случае, если в договоре с постав­щиком предусмотрена возможность возврата, выполняется данная операция.

Операция отпуска с возвратом в производство выполняет­ся в тех случаях, когда из производства получена не надлежа­ще обработанная продукция, которая, однако, допускает ис­правление допущенного дефекта.

Операция получения по наряд-заказу (производственному заказу) имеет место при получении из производства изделий после их изготовления. При этом производится уменьшение открытого количества по заказу, вплоть до его закрытия. Как и прочие операции получения, эта операция приводит к уве­личению складского остатка как в целом, так и незарезерви­рованного.

Операция получения по заказу на закупку производится при получении номенклатурных позиций от поставщика. При этом происходит уменьшение открытого количества по зака­зу, вплоть до его закрытия.

Операция получения как возврата изделий покупателем приводит к увеличению открытого количества в заказе на продажу, вплоть до его повторного открытия в том случае, если он уже был закрыт при последней имевшей место от­грузке.

Операция непланового отпуска, вообще говоря, при уже налаженной работе должна отсутствовать в практике эксп­луатации системы. Применение этой операции может иметь место при запуске системы в эксплуатацию, во-вторых, при отпуске изделий для контроля качества.

Операция непланового получения изделий или материалов сродни операции непланового отпуска, только при ее осуще­ствлении происходит наращивание величины складского ос­татка.

Операции непланового списания номенклатурных пози­ций из запасов, связанные с браком материалов, компонентов и т. п., уменьшают величину складского остатка.

Все операции корректировки величины запасов можно раз­делить, во-первых, на корректировку и в натуральном, и в сто­имостном выражении, и, во-вторых, на корректировку только в стоимостном выражении (иначе говоря, переоценку запасов по определенным номенклатурным позициям).

 

Существует два способа зафиксировать данные об отпуске номенклатурных позиций со склада в производство. Первый из них, фактический отпуск, означает, что операция фиксиру­ется в информационной системе в момент фактического от­пуска со склада, и в основном применим при универсальном характере производства, когда имеется возможность произве­сти фиксацию данных и для этого есть достаточно времени. Помимо этого, под каждый отдельный заказ может быть пре­дусмотрена своя комплектация, зачастую довольно сложная.

Второй способ, нормативный отпуск означает, что операция отпуска номенклатурных позиций со склада фик­сируется не в момент ее осуществления, а по факту получения продукции. То есть использование нормативного отпуска (или иногда еще говорят «списания») позволяет совместить в рамках одного ввода данных и отчет о выпуске продукции и/или выполнении технологических операций, и отпуск материалов со склада.

Следует также отметить, что принцип нормативного спи­сания может быть применен не только к материальным затра­там, но и к затратам труда рабочих, когда по умолчанию сис­тема предлагает использовать нормативную трудоемкость при «закрытии» технологической операции, но предоставля­ет возможность скорректировать эту величину для фиксации в базе данных трудоемкости фактической.

Различие мест хранения изделий может накладывать отпе­чаток на их использование информационной системой. Можно классифицировать места хранения запасов на посто­янные и временные. Постоянные места хранения присут­ствуют в информационной системе даже тогда, когда запас на них равен нулю. Все места хранения по умолчанию явля­ются постоянными местами хранения. Временные места хранения могут создаваться информационной системой и автоматически удаляются из системы в случае отсутствия на них запасов. Примером временных мест хранения могут слу­жить грузовики, вагоны и другие транспортные средства. Если постоянные места хранения необходимы для отраже­ния расположенных на них запасов, имеющих стационарный (неподвижный) характер, то временные места хранения от­ражают преимущественно мобильные места хранения. Кро­ме того, возможны и случаи неподвижных, но временных мест хранения.

Если данные о складских запасах будут неточны, предприятие может столкнуться либо с не­обоснованными заказами, либо с неожиданным не прогнози­ровавшимся ранее дефицитом номенклатурных позиций, хотя MRP вроде бы отработало, заказы созданы и обработа­ны. Причем чем сложнее продукция, чем глубже структура продукта, тем такие проблемы могут быть ощутимее.

Говоря о методах контроля точности данных о запасах, можно выделить два метода.

1. Полная инвентаризация (physical inventory), проводи­мая по полному перечню номенклатурных позиций, обычно с приостановкой складских операций и произ­водства, раз в год или раз в полгода. Она может требо­вать для проведения нескольких дней при участии мно­гих людей из разных отделов и служб, не всегда хорошо знакомых с предметной областью, причем по отдельным позициям может потребоваться пересчет (в случае боль­ших отклонений). По окончании производится полная сверка данных и проведение в информационной системе необходимых корректирующих операций.

2. Текущая инвентаризация, или циклический подсчет — производится по ограниченному пе­речню номенклатурных позиций, обычно без приоста­новки складских операций, с заданной периодичностью, разной для разных номенклатурных позиций. Этот ме­тод дополняет, а иногда и заменяет полную инвентари­зацию, производится хорошо подготовленным персона­лом, иногда на этом и специализирующемся, и позволяет выявить причины неточности данных о запасах, тогда как полная инвентаризация, в силу нечастого ее прове­дения, такой задачи решить не позволяет.

Если при полной инвентаризации отбор номенклатурных позиций для контроля не производится, то при циклическом подсчете выделяют несколько возможных его видов, в зави­симости от используемого метода отбора.

1. Случайный отбор, когда позиции для подсчета выбираются случайным образом из общего списка, каждый день проверяется несколько позиций. Система должна уведомлять о необходимости провести подсчет с выдачей списка позиций. Недостат­ком метода является то, что при достижении высокой точности данных (скажем, 95%) большая часть усилий, скорее всего, будет расходоваться на проверку позиций, уже имеющих необходимую степень точности.

2. ABC — подсчитываются с задан­ной периодичностью все позиции, причем периодич­ность зависит от класса позиции. Система должна уве­домлять о необходимости провести подсчет с выдачей списка позиций. Недостаток метода тот же, что и пре­дыдущего.

3. Управление процессом (process control cycle counting) — подсчет производится для позиций, для которых наибо­лее вероятна неточность и которые подсчитываются лег­ко, причем на предмет неточности оцениваются все лег­ко подсчитываемые позиции, а трудно подсчитываемые — при наличии очевидных расхождений. Метод очень эф­фективен вследствие коротких сроков подсчета и на­хождения большой доли расхождений. Он предъявляет следующие требования; свободный доступ для осуще­ствляющего подсчет работника ко всем позициям на складах, свободный доступ его к информации по всем позициям. Недостаток метода — занижение реального результата по точности данных, ибо подсчет ведется главным образом для проблемных позиций.

4. По контрольной группе (control group cycle counting). Контрольная группа — это специальная небольшая группа номенклатурных позиций, которая подвергается час­тому подсчету (например, раз в 10 дней). Метод ориен­тирован на выявление типовых причин неточности дан­ных о запасах.