Современные тенденции использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Тема Современные тенденции использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.План. Введение 1.Оргтехника, информация и информационные системы. 2. Понимание возможностей компьютера. 3.Законодательное регулирование информационной деятельности. 4.Информационные системы, необходимые для повышения эффективности управленческих решений. Заключение Введение Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных.

Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Еще в середине прошлого века основными средствами информационной и информационно-ресурсной поддержки менеджмента тогда это называлось организационным управлением являлись весьма неинтеллектуальные инструменты справочники, бюро, калькуляторы а то и счеты, пишущие машинки, рабочие журналы и т.п. Появление программируемых калькуляторов, органайзеров и наконец компьютеров резко повысило эффективность организационно-управленческой деятельности.

В настоящее время качественный менеджмент не возможен без применения компьютерных технологий. Являясь по своей сути информационными эти технологии применяются в менеджменте в первую очередь как средства информационно-ресурсной поддержки анализа ситуации и принятия управленческих решений. Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора.

Таким образом, в настоящей работе проблема освещается в двух сечениях информационный менеджмент и стандартизированное делопроизводство. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров. Ведь основу их труда составляет именно информация. Рассмотрим предмет, орудия и продукт труда менеджера. 1. Оргтехника, информация и информационные системы. Научно-техническая революция 70-80-х годов прошлого века, успехи в области программного обеспечения и микроэлектроники, позволили реализовать в малых физических объемах устройства с огромными возможностями интеллектуальной поддержки управленческой деятельности. Появление персональных компьютеров, стремительное расширение и развитие их возможностей позволяет современному менеджеру формулировать и решать ранее недоступные задачи.

В этой связи, целесообразно рассмотреть основные характеристики современного аппаратного и программного обеспечения управленческой деятельности.

Количество передаваемой и получаемой информации постоянно растет, методы обмена данными эволюционируют и информационное давление на каждого отдельного человека усиливается. Процесс этот нельзя назвать равномерным. Время от времени происходят так называемые информационные революции. Первой информационной революцией принято считать изобретение письменности. Вторая революция это появление в пятнадцатом веке книгопечатания.

Третья была вызвана электричеством и связана с телефоном, телеграфом, радио. Процитирую определение. Информационная культура умение целенаправленно работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы. Для свободной ориентации в информационном потоке человек должен обладать информационной культурой как одной из составляющих общей культуры. Как уже сказано, для развития в индивидууме информационной культуры совсем не важно, чтобы этот самый индивидуум находился на переднем крае развития высоких технологий, являлся опытным администратором сложной операционной системы, разработчиком изощренных алгоритмов или программ. Но есть та часть информационной культуры, которая имеет непосредственное отношение к компьютерной технике.

За неимением лучшего назовем эту часть компьютерной грамотностью. Компьютерная грамотность в нашем понимании это система навыков работы с компьютерами и другими устройствами, содержащими микропроцессоры.

Навыки эти довольно сложны и не являются полностью механическими, как, например, умение водить автомобиль. Они скорее относятся к мыслительным навыкам. Можно выделить несколько составляющих компьютерной грамотности. В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта идей, знаний с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология.

Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Информация от лат. informatio - первоначально сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом с сер. 20 века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом обмен сигналами в животном и растительном мире передача признаков от клетки клетке, от организма организму одно из основных понятий кибернетики.

Известный ученый, отец-основатель кибернетики Ноберт Винер пришел определенному выводу. Он вывел закон информации, согласно которому она абсолютно не материальна, но обязательно должна иметь материальный носитель. Это может быть человек, газета, дискета. Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места.

Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня рабочее место - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка. По сути именно компьютерный порт ввода-вывода информации служит основным орудием труда.

Небывалый прогресс в развитии компьютерных и коммуникационных технологий способствовал появлению на свет нового племени кочевников - управленцев, в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или даже городу. По мере развития нынешнего процесса реорганизации труда, сопряженного с вынужденным сокращением штатов и внедрением новых методов управления производством, численность такого рода специалистов будет расти. Успех дистанционной организации труда, созданной в VeriFone, обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системой компьютерной связи, которая открывает доступ к любой корпоративной информации.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы.

Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выплолнять несколько операций одновременно. Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления.

Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга обычно, в разных помещениях одного здания.

Однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы. В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора 1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии 2. люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет завесить первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью.

Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящейисходящей информации. Общая схема информационных систем Входные данные - Обработка - Конечная информация В разряд ИС входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках.

Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет. Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет. Интернет относится к глобальной информационной системе, которая 1. логически связана между собой адресным пространством на основе Протокола Интернет IP или его производных 2. способна поддерживать связь с помощью протокола TCPIP или его производных иили совместимых с ним 3. предоставляет, использует или делает доступным публично или для ограниченного круга лиц высокий уровень услуг связанных с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше Это - формально не определение.

В более упрощенном виде Internet можно описать так это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными государственными учреждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков.

Так как Internet есть ни что иное, как объединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой. 2.

Понимание возможностей компьютера

в США, например, действовали следующие законы Федеральный закон об отв... В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и соз... Системы автоматизации работы офиса САРО Это система, которая создает, ... Типичная ситуация - менеджеру потребовался отчет о состоянии дел на ры... Спустя несколько минут, поисковая машина выводит краткий отчет о резул...

Заключение Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Оргтехника и, соответственно, информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают создание определенных преимуществ перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации.

Преимущества внутри самой организации проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также ИС улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий залог успешной деятельности любой организации и ее управленческого звена. Информационные процессы и деятельность, связанная с ними, должны регламентироваться стандартизированными нормами. Для упрощения обмена информацией, защиты коммерческой тайны и авторских прав, статистического анализа, планирования и эффективного управления по всем иерархическим уровням глобальной информационной системы страны необходимо законодательное регулирование информационной деятельности организаций.