РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

Министерство образования Республики Беларусь

 

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра информатики и вычислительной техники

 

 

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

В СУБД ACCESS

Учебно-методическое пособие для аспирантов и студентов всех специальностей

ВВЕДЕНИЕ

Базы данных являются основой современных информационных систем и предназначены для выполнения двух основных задач: хранения больших объемов информации и обеспечения быстрого доступа к требуемой информации. Это подразумевает организацию соответствующей структуры хранения данных. Понятие «база данных» в информатике появилось в 60-х годах, когда объемы обработки информации на электронных носителях значительно выросли. Достижение двух вышеназванных целей уже невозможно было обеспечить оптимальным образом, используя стандартные текстовые документы, электронные таблицы и т.п., которые изначально были предназначены для выполнения, вообще говоря, других задач и, естественно, не обладали соответствующей структурой.

Таким образом, говоря неформальным, «обыденным» языком, база данных (в дальнейшем БД) представляет собой набор взаимосвязанных данных, хранящихся в организованной специальным образом форме и обладающих определенной структурой.

Любая БД содержит описание некоторой предметной области и является информационной моделью данных для реального объекта: предприятия, фирмы, склада и т.п., все составные части которого так или иначе взаимосвязаны между собой и направлены на выполнение некоторой общей задачи. Если же таких связей не наблюдается, то мы имеем дело, в принципе, с разными предметными областями реальности. В таком случае необходимо создавать разные базы данных, каждая из которых будет являться информационной моделью данных для соответствующего объекта.

В качестве простейшего прототипа БД в «бумажном виде» может рассматриваться обычная библиотечная картотека с ее шкафами, ящичками и карточками. Библиотечная картотека, рассматриваемая как БД, обладает определенной структурой. После заполнения карточек их можно просмотреть по порядку, можно найти необходимую карточку, а можно выбрать целый ряд карточек, данные в которых отве­чают определенному условию. В подобных отживающей свое время библиотечной бумажной картотеке современных электронных «картотеках», а точнее, в компьютерных БД может храниться информация о со­трудниках фирмы, о выпускаемой или продаваемой продукции, о деловых партнерах и т.д.

При разработке БД, как информационной системы с соответствующей структурой, обычно преследуются следующие цели:

· устранение дублирования информации при хранении;

· обеспечение быстрого доступа к информации;

· обеспечение целостности и достоверности информации;

· организация парольного доступа к информации;

· обеспечение простоты работы с информацией.

В компьютерных автоматизированных информационных системах (АИС) к организации данных предъявляются сле­дующие стандартные требования:

1) Интеграция данных, что означает - все данные должны накапливаться и храниться централизованно, создавая в реальном масштабе времени обновляемую мо­дель предметной области.

2) Независимость прикладных программ от данных, т.е. отделение логической модели программного обеспечения от физического представле­ния в памяти компьютера.

3) Безопасность данных, под которой понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это права.

4) Минимальная избыточность данных, т.е. требования новых приложений должны удовлетворяться за счет существующих данных, а не путем создания новых файлов.

5) Обработка запросов должна быть обеспечена с помощью вы­сокоуровневого языка запросов.

Таким образом, используя формальный, «технический» язык, можно сказать, что БД - это совокупность организованных в определенной структуре данных, обладающая следующими качествами:

· интегрированностью, т.е. направленностью на решение общих задач;

· модельностью, т.е. структурированностью, отражающей некоторую предметную область;

· взаимосвязанностью данных, описывающих предметную область;

· независимостью описания данных от прикладных программ.

Для разработки БД используются специальные прикладные программы - системы управления базами данных (СУБД). СУБД - это программное приложение, позволяющее обеспечить:

· пользователей языковыми средствами описания и манипулирования данными;

· поддержку логических моделей данных;

· операции создания и манипулирования данными (выбор, вставка, обновление, удаление и т.п.);

· защиту и целостность данных.

Поскольку при коллективном режиме работы с БД многих пользователей возможно использование общих физических данных, то необходимо обеспечить защиту от некорректных обновлений пользователями, защиту от несанкционированного доступа, защиту данных от разрушений при сбоях оборудования и т.п.

Таким образом, с помощью СУБД разрабатывается структура БД, удовлетворяются все предъявляемые к ней требования, а также обеспечивается непосредственная работа с БД.

В настоящее время на персональных компьютерах создаются и используются БД на основе таких СУБД, как dBase, FoxPro, Paradox, Access, Oracle и др. В настоящем пособии рассматриваются основные приемы работы с БД, созданными в СУБД Access 97, которая входит в состав пакета прикладных программ Microsoft Office Professional. При этом все основные операции по работе с БД будут справедливы как для предыдущей версии Access 2.0, так и для последующей версии Access 2000.

Контрольные вопросы

1. Назначение БД.

2. Две основные задачи, выполняемые БД.

3. Неформальное определение БД.

4. Понятие информационной модели объекта.

5. Примеры объектов для создания БД.

6. Основные цели разработки БД.

7. Основные требования к данным в компьютерных АИС.

8. Формальное определение БД.

9. Назначение и основные функции СУБД.

10. Основные типы СУБД для ПК.

 

ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕЛЯЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ

Разработка современных текстовых или табличных документов практически с самого начала происходит с использованием соответствующих прикладных… При создании БД прежде всего необходимо определить, какие объекты будет… В информационных моделях данных объекты одной природы, о которых надо хранить информацию в БД, иногда называют…

Типы баз данных

В иерархических БД данные представляются в виде древовидной структуры (см. рис.1). Дерево представляет собой иерархию элементов, называемых узлами.… Иерархические БД обладают высокой скоростью доступа к требуемой информации в…  

Типы связей и ключей в РБД

Связи между таблицами организуются с помощью различных ключей. Связное отношение хранит ключи двух или более объектных отношений, по этим ключам… Каждому внешнему ключу должна соответствовать строка какого-либо объект­ного… Перечислим условия и ограничения, накладываемые на отношения реляционной моделью данных, которые позволяют таблицы…

Контрольные вопросы

1. Объектная модель БД.

2. Основные понятия и термины БД.

3. Типы БД и особенности их функционирования.

4. Исходные компоненты РБД.

5. Особенности и преимущества РБД.

6. Этапы проектирования РБД.

7. Правила нормализации РБД.

8. 1-я нормальная форма.

9. 2-я нормальная форма.

10. 3-я нормальная форма.

11. Объектные и межтабличные связи в РБД.

12. Понятие отношения в РБД.

13. Типы отношений в РБД.

14. Типы ключей в РБД.

15. Использование составного первичного ключа.

16. Назначение внешних ключей.

17. Условия и ограничения, накладываемые на отношения в РБД.

18. Типы связей в РБД.

19. Использование связей один-к-одному.

20. Назначение индексных таблиц.

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СВЯЗЕЙ В СУБД ACCESS

Создание БД в СУБД Access

  Рис. 3. Начальное диалоговое окно СУБД Access На начальном этапе работы с БД очень полезно познакомиться с уже функционирующей БД – такой учебной БД в Access…

ОРГАНИЗАЦИЯ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ И ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦ

 

После создания макетов таблиц следует указать Access, какие действия необхо­димо выполнять по объединению данных в таблицах в единое информационное пространство БД. В частности, только после установления пользова­телем связей между таблицами Access сможет использовать эти связи для поиска ин­формации в разных таблицах БД. Кроме связей между таблицами, в СУБД Access возможно установление связей между запросами, которые создаются для извлечения и обработки информации, содержащейся в таблицах, и которые сами по себе также представляются в виде таблиц (подробнее о запросах см. следующий раздел этого пособия)

Для установления связей между таблицами или запросами необходимо указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Часто (но не обязательно всегда) эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

При установлении связей между двумя таблицами определяется, какая таблица является главной, а какая подчиненной. Связываемое поле главной таблицы должно быть ключевым, т.е. первичным ключом таблицы. Связываемое поле подчиненной таблицы обычно является полем вторичного, или внешнего, ключа, тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы.

Установите связь между таблицами «Товары» и «Контракты». В качестве главной следует выбрать таблицу «Товары», а в качестве подчиненной - таблицу «Контракты». Первичный ключ в главной таблице следует присвоить полю «Товар», в подчиненной таблице поле с тем же на­званием определим в качестве вторичного ключа. Для этого необходимо, чтобы в свойствах поля «Товар» таблицы «Контракты» в строке Индексированное ноле (см. рис. 6) было установлено значение Да (Совпадения допускаются).

В процедуре установки связи можно выделить три шага:

· открытие окна Схема данных выполнением одноименной команды;

· выбор таблиц или запросов, между которыми следует установить связь (см. рис. 8);

· не­посредственно установка связи между полями таблиц с заданием для нее свойств (см. рис. 9).

Открытие диалогового окна Схема данных выполняет команда Сервис/Схема данных... или кнопка Схема данных на панели инструментов (см. рис. 4).

Если связи просматривались или изменялись ранее, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную схему. При первом открытии этого диалогового окна для текущей базы данных оно будет пустым, a Access откроет диалоговое окно Добавление таблицы (см. рис. 8).

Выбор таблиц или запросов для установления связи выполняют следующим образом. Если диалоговое окно Добавление таблицы не появится на экране автомати­чески, то необходимо выполнить команду Связи/Добавить таблицу или нажать кнопку Добавить таблицу на линейке пиктографического меню. После этого следует в списке Таблицы и запросы выделить нужную таблицу или запрос, а затем нажать кнопку Добавить. Для выделения сразу несколь­ких таблиц или запросов следует, как это вообще принято в среде Windows для выделения нескольких объектов, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить мышью по очереди все нужные объекты. Для выделения всех объектов или непрерыв­ной группы объектов следует указать на первый объект и нажать кнопку мыши, а та­тем нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, указать на последний объект и еще раз нажать кнопку мыши.

Самый быстрый способ выбора таблицы или запроса для установки связи состоит в переносе таблицы или запроса из окна базы данных в диалоговое окно Схема данных с помощью мыши.

Рис. 8. Окно выбора таблиц для организации межтабличных связей

Установка связи между таблицами или запросами в диалоговом окне Схема данных выполняется следующим образом:

1. С помощью мыши переносят поле, которое следует использовать для установки связи, из списка полей одной таблицы или запроса к соответствующему полю в списке полей другой таблицы или запроса. Если одно из связанных полей является ключевым, переносить следует его. Необходимо обратить внимание на то, что поля первичного ключа в списке полей выделяются полужирным начертанием. При этом поле, которое переносится, принадлежит главной таблице, а таблица, куда переносится поле, является подчиненной.

После выполнения переноса поля на экране появляется диалоговое окно Связи (см. рис. 10). В этом окне следует проверить правильность имен полей в обоих столбцах и, если требуется, исправить их.

2. Выберите требуемые параметры связи из предлагаемого набора и нажмите кнопку OK -- Access установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в двух списках полей. На линии будет указан тип отношения. Эта связь оста­нется в базе данных до тех пор, пока не будет явно удалена.

Пользователь может просмотреть связи, установленные в своей или чужой базе данных, а также изменить существующие связи в своей базе данных. Например, можно установить для связи режим обеспечения целостности данных, если он не был уста­новлен ранее, или вообще удалить

ставшие ненужными связи из базы данных.

 

Рис. 9. Окно Схема данных без организованных межтабличных связей

 

Рис.10. Окно задания свойств межтабличных связей

При добавлении связанных таблиц или запросов в окно Схема данных Access автоматически изображает установленные между ними связи. Команды Показать прямые и Показать все (см. рис. 11) удобно использовать, если требуется найти другие таблицы и запросы, с которыми связана определенная таблица или запрос.

Просмотр связей для таблицы или запроса выполняется следующим образом. Вначале выполняются последовательно команды Сервис/Схема данных. Далее, если надо отобразить все связи для БД, выбирают команду Связи/Показать все или щелкают мышью по кнопке Все связи на панели инструментов. Для того чтобы отобразить только связи, определенные для конкретной таблицы, необходимо вначале выделить табли­цу, а затем выполнить команду Связи/Показать прямые или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов (см. рис. 11).

Команда Показать прямые добавляет в окно Схема данных все таблицы и за­просы, непосредственно связанные с выделенной таблицей или запросом. Команда Показать все добавляет все таблицы текущей базы данных, для которых определены какие-либо связи.

Для изменения существующей связи необходимо выполнить команду Правка/Схема данных, указать на линию связи, которую следует изменить, и выполнить двойной щелчок кнопкой мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. После установки нужных параметров связи следует нажать кнопку ОК.

Добавить таблицуОтобразить прямые связиОтобразить все связи

 

Рис. 11. Схема данных с установленными связями для БД «Склад»

Удаление связи выполняется следующим образом. Выполнить команду Правка/Схема данных. Затем указать мышью на линию связи, которую следует удалить, и нажать кнопку мыши. Далее выполнить команду Правка/Удалить или нажать клавишу Del.

Для удаления таблицы из диалогового окна Схема данных выполняются сле­дующие действия. Выполнить команду Правка/Схема данных. Затем выделить табли­цу, которую следует удалить, и выполнить команду Связи/Удалить таблицу или на­жать клавишу Del.

Заполните созданные таблицы БД «Склад», используя соответствующие данные (эта процедура обычно называется «закачкой» данных в базу). Для работы с БД введите в каждую таблицу до десяти записей. Ввод, из­менение и удаление записей производится в Режиме таблицы стандартным для среды Windows образом.

Для создания новой записи следует выбрать мышью пустую строку и присту­пить к вводу данных. Полезной особенностью является комбина­ция клавиш Shift+F2, использование которой открывает окно ввода -- увеличенную область ввода, которую удобно использовать при работе с большими текстами, например при заполнении данных с типом Поле МЕМО.

Рис. 12. Увеличенное окно для ввода значения поля

Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Запись в подчиненной таблице будет сохранена лишь в том случае, если введенное значение связующего поля присутствует в главной таблице. В нашем случае в таблице «Контракты» наименование товара, по которому заключается контракт, можно ввести лишь в том слу­чае, если он уже имеется в таблице «Товары».

При изменении значения ключевого поля в главной таблице и обычно установленном режиме Каскадное обновление связанных полей (см. рис. 10) будут также изменены значения связанных полей в подчиненных таблицах. Если удаляется запись в главной таблице, то при Каскадное удаление связанных полей (см. рис. 10) будут удалены все записи в связанных таблицах, соответствующие удаляемому значению из ключевого поля главной таблицы. Если же при редактировании дан­ных нарушены правила целостности БД, то Access не сможет сохранить такую запись в таблице и появится соответствующее сообщение об ошибке.

Контрольные вопросы

1. Назначение связей в БД.

2. Между какими объектами устанавливаются связи в БД?

3. Главные и подчиненные таблицы в БД.

4. Процедура установления связей в БД.

5. Назначение режима Обеспечение целостности данных.

6. Назначение режима Каскадное обновление связанных полей.

7. Назначение режима Каскадное удаление связанных полей.

8. Как отредактировать существующую связь.

9. Как удалить существующую связь.

10. Как заполнить таблицу данными.

ЗАПРОСЫ В СУБД ACCESS

Формирование таблиц и заполнение их данными - это основной этап в созда­нии БД. Хотя этот процесс необходим и достаточен с точки зрения хранения… Бы­стрый и эффективный доступ к хранящимся в таблицах данным обеспечивают…    

Запрос на выборку данных

Выбрав в окне Таблицы/запросы нужную таблицу, можно отобрать в ней для просмотра нужные поля, нажав после выбора мышью соответствующего поля таблицы… После выбора полей таблицы Мастер Простой запрос открывает диалоговое окно,…    

Between 15.05.01 And 23.05.01

Установите курсор мыши в поле «Дата» строки Условие отбора QBE-бланка запроса, вызовите Построитель выражений и наберите в верхней части его окна…

Запрос с параметром

Построим запрос с параметром для получения сведений об отдельных контрактах. Запрос строится на базе таблицы «Контракты». Зададим поля запроса:…     Рис. 19. Окно Конструктора для создания запроса…     При выполнении такого запроса на экране прежде всего появится диалоговое окно Введите…

Итоговые запросы

Рис. 21. Окно Конструктора для создания итогового запроса Например, создадим итоговый запрос для подсчета количества товаров по… В результате выполнения запроса будут сгруппированы записи с одинаковыми фамилиями сотрудников и просуммированы…

Запросы с вычисляемым полем

    Рис. 22. Окно Конструктора для создания итогового запроса В качестве примера рассчитаем суммы контрактов, заключенных сотрудниками. Для… Стоимость:[Количество] *[Цена]

Перекрестные запросы

    Поэтому в QBE-бланке перекрестного запроса всегда имеются 3 поля: одно из них используется для названия строк, второе… Рис. 23. Окно создания перекрестного запроса     Рис. 24. Результат выполнения перекрестного запроса

Контрольные вопросы

1. Назначение запросов.

2. Типы запросов.

3. Процедура создания простого запроса с помощью Мастера.

4. Структура QBE-бланка Конструктора.

5. Создание запроса на выборку по условию.

6. Создание сложного запроса со связками «и» и «или».

7. Структура Построителя выражений.

8. Назначение и процедура создания запроса с параметром.

9. Назначение и процедура создания запроса с вычисляемым полем.

10. Способы переименования полей в таблице запроса.

11. Назначение и процедура создания итогового запроса.

12. Назначение функций групповых операций.

13. Назначение и процедура создания перекрестного запроса

14. Режим SQL для создания запросов.

15. Назначение операторов SELECT, FROM, WHERE в программе запроса.

16. Назначение операторов ORDER BY, GROUP BY, TRANSFORM в программе запроса.

 

ФОРМЫ В СУБД ACCESS

Другим важным назначением форм является обеспечение безопасности структуры БД. Дело в том, что производимые с помощью форм операции по вводу и… Формы в Access создаются из набора элементов экранного интерфейса, т.н.… Кроме того, с помощью соответствующих Элементов управления форм только и можно полностью просматривать содержание…

Построение диаграмм

    Рис. 33. Диалоговое окно Создание диаграмм Рис. 34. Окно выбора типа отображения данных Мастера Диаграмма Данные для диаграммы, отражающей динамику, содержатся в полях «Дата», «Количество». Перенесите эти поля, а также поле…

Контрольные вопросы

1. Назначение форм.

2. Для каких объектов строятся формы?

3. Типы форм.

4. Подчиненные формы.

5. Элементы управления.

6. Присоединенные рамки объектов.

7. Режимы создания форм.

8. Процедура создания формы на основе Мастеров Автоформ.

9. Процедура создания формы на основе Мастера форм.

10. Процедура создания формы мастером Диаграмма.

11. Редактирование форм с диаграммами.

12. Назначение Конструктора форм.

13. Функциональные области формы в режиме Конструктор.

14. Редактирование расположения элементов управления на форме.

15. Размещение рисунков на форме.

16. Размещение элементов управления в Заголовке и в Примечании формы.

17. Изменение свойств элемента управления на форме.

18. Использование областей колонтитулов на форме.

ОТЧЕТЫ В СУБД ACCESS

При проекти­ровании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проек­тировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю…     Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов … Для создания отчетов используются режимы: Конструктор, Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки, а также…

Контрольные вопросы

1. Назначение отчетов.

2. Структура отчетов.

3. Режимы создания отчетов.

4. Мастер отчетов.

5. Вычисления в отчетах.

6. Конструктор отчетов.

7. Создание совместных документов Access и Word.

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.

2. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.

3. Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft, 1997.

4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.

5. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ, 1999.

6. Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение
Контрольные вопросы
1. Проектирование реляционных баз данных
1.1. Типы баз данных
1.2. Нормализация отношений в РБД
1.3. Типы связей и ключей в РБД
Контрольные вопросы
2. Создание БД и таблиц в СУБД Access
2.1. Создание БД в СУБД Access
2.2. Создание таблиц в режиме Констуктора
Контрольные вопросы
3. Организация связей между таблицами и заполнение таблиц
Контрольные вопросы
4. Запросы в СУБД Access
4.1. Запрос на выборку данных
4.2.Создание запроса в режиме Конструктор
4.3. Запрос с параметром
4.4. Итоговые запросы
4.5. Запросы с вычисляемым полем
4.6. Перекрестные запросы
4.7. Запрос в Режиме SQL
Контрольные вопросы
5. Формы в СУБД Access
5.1. Создание форм на основе Мастера форм
5.2. Построение диаграмм
5.3. Конструктор форм
Контрольные вопросы
6. Отчеты в СУБД Access
Контрольные вопросы
Литература

 

 

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

 

Составитель Гурин Николай Иванович

 

Редактор М.Ф. Мурашко. Корректор Т.Е. Бекиш

Подписано в печать 10.04.2002. Формат 60х84 1/16.

Печать офсетная. Усл. печ. л. 4,5. Усл. кр.-отт. 4,5. Уч.-изд. л. 3,9.

Тираж 200 экз. Заказ .

Учреждение образования

«Белорусский государственный технологический университет».

Лицензия ЛВ № 276 от 15.04.98. 220050. Минск, Свердлова, 13а.

Отпечатано на ротапринте Белорусского государственного

технологического университета. 220050. Минск, Свердлова, 13.