Теория организации и системный анализ фирмы

СОДЕРЖАНИЕ: Ч А С Т Ь 1 - 3 I. - 4 1.1. 1.2. - 7 1.3. - 10 1.4. - 11 II. - 13 2.1. - 15 Ч А С Т Ь 2 - 17 Литература: - 19 Ч А С Т Ь 1 ВВЕДЕНИЕ Организация – это объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения.Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением.

Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующая система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организации. Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью, формализацией, соотношением централизации и децентрализации.

Структурные взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для эффективного достижения цели необходимо понимание структуры работ, подразделений и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, ориентирование на их достижение. К организациям относятся различные образования (предприятия, коммерческие фирмы, учебные и научные организации и др.) Структура организации – это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации.

Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов. I. Организация является одним из частных элементов системы. Суть данной контрольной работы представить организацию как систему, исследовать ее с помощью методов системного анализа, с применением соответствующих математических и эвристических (интуитивных) методов.

В качестве математических методов используем методы теории графов. За систему я приняла Экономический бизнес колледж города Москвы (ЭБК), который является обособленным структурным подразделением Международной Школы Бизнеса (МШБ) и начал свою работу в 1996 году в городе Москве. ЭБК осуществляет подготовку специалистов со средним специальным профессиональным образованием, а также повышение квалификации и переподготовку кадров. 1. Структура может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов.

От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения. В данном учебном заведении используется иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы, функциональные связи между исполнителями, линейные – руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций: Рис.1 Иерархическая структура управления ЭБК Система – это конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенная из внешней среды с определенной целью в рамках некоторого временного интервала.

Как я уже говорила, за систему в данной контрольной работе я приняла Экономический бизнес-колледж г. Москвы (ЭБК). На организацию (систему) находящуюся как в рентабельном так и нерентабельном состоянии (в данном случае в рентабельном) влияют многие внешние факторы, которые в понятиях рыночной экономики называют «макроокружением», а с точки зрения ТО и СА – внешней средой.

Внешняя среда – есть совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы.

На данном ниже примере (рис.2) видно, что ЭБК находится под влиянием внешних факторов окружающей его среды. Это и социально-экономические и демографические (что тоже не маловажно) факторы, а также ряд других (налоговая служба (система), Базовый ВУЗ (МШБ) и др. Рис.2 Внешняя среда: 2. Основные функции системы:  удовлетворение потребностей личности в индивидуальном, культурном и нравственном развитии, приобретении средне-специального образования и квалификации в избранной области профессиональной деятельности;  удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;  Подготовка специалистов;  переподготовка и повышение квалификации;  распространение знаний среди населения, повышение его общеобразовательного и культурного уровня;  обеспечение непрерывности между средним и высшим образованием (ЭБК  МШБ);  образование креативной личности, способной адаптироваться в быстро меняющемся современном мире. Рис.3 Экономический Бизнес-Колледж как СИСТЕМА Рассматривая данную систему (Рис.3), можно заметить, что она состоит из элементов.

Элемент системы – предел деления системы с точки зрения аспекта рассмотрения (решения). Современная система может содержать огромное количество элементов.

Для ее исследования применяется разделение на части - декомпозиция. Таким образом, большую систему разбивают на относительно небольшие части.

Каждую из которых возможно исследовать, и взаимосвязь между ними. Последующий процесс разбиения частей на составляющие их части – многоуровневая декомпозиция. Рассмотрим на примере рис.3 (стр.7, п/п 1.2.) деление системы на составляющие элементы (рис.4): Рис.4 Пример деления системы на составляющие элементы: В свою очередь, каждый элемент можно также разделить на составные элементы. Например, КУРАТОРЫ  КУРАТОР ГРУППЫ №1, КУРАТОР ГРУППЫ №2, КУРАТОР ГРУППЫ №3. Каждого куратора, в свою очередь можно «разделить» на обязанности, которые он выполняет.

Это:  Заполнение классных журналов;  Проверка посещаемости;  Составление расписания факультативных занятий для своей группы;  Назначение дежурств по закрепленной за группой аудитории;  Проведение родительских собраний;  Проверка успеваемости;  Устройство студентов на практику и мн. др. В свою очередь, каждую обязанность куратора можно также разделить на выполняемые им операции. 1.3. Части системы можно классифицировать на подсистемы и компоненты.

Подсистема – относительно независимая часть системы, обладающая ее основными свойствами. В данной контрольной работе я рассматриваю как систему Экономический бизнес-колледж г. Москвы. Хотя, в принципе, он сам является подсистемой. Подсистемой Международной школы бизнеса, его основательницы, его базового ВУЗа. Потому что сохраняет все его основные функции.

Для ЭБК подсистемами будут являться (рис.3, стр.7, п/п 1.2.):  Дневное отделение;  Вечернее отделение Они сохраняют все основные функции колледжа (системы):  Подготовка специалистов;  Переподготовка специалистов;  удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;  Направление студентов в базовый ВУЗ (МШБ) и др. Если часть системы, не сохраняет ее некоторые основные свойства, то она называется компонентом.

Компонент – набор однородных элементов системы, выделенных по определенному признаку. Выделим по однородному признаку для ЭБК некоторые компоненты:  Группы студентов по специальности «Менеджер по туризму»;  Группы студентов по специальности «Бухгалтер-менеджер»;  Группы студентов по специальности «Оператор ЭВМ»;  Группы студентов по специальности «Юрист». Все эти компоненты выделены по определенному признаку, в данном случае – специальность, выбранная студентами при поступлении в ЭБК. 1.4. Связи в системе Связь определяется как ограничение степени свободы элементов.

Элементы в системе утрачивают часть своих свойств, которыми они обладали в свободном состоянии, но также и приобретают. Связи можно охарактеризовать направлением (направленные и ненаправленные), силой (сильные и слабые), видом (подчиненные, связи порождения, управления и равноправные). Одна и та же связь может характеризоваться несколькими признаками.

Рассмотрим связи в системе (ЭБК) с применением теории ГРАФОВ. Рис.5 Связи в системе с применением теории графов В данном примере представлен пример системы методом смешанного графа. Т.е. в этом графе присутствуют как направленные так и ненаправленные связи. Является наиболее общим случаем графа. II. Одной из причин, объясняющей, почему ЭБК является прибыльной организацией, заключается в очень упорной работе собственников и сотрудников фирмы.

Стремление к лидерству и качество команды позволили поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать постоянно меняющимся требованиям на рынке образования. Миссия ЭБК состоит в том, чтобы предоставить самый широкий и качественный спектр услуг по подготовке-переподготовке специалистов по представленным сертифицированным специальностям. Стратегическая цель ЭБК - Завоевание лидирующего положения на рынке образования за счет расширения списка специальностей и качества обучения.

Тактические цели:  Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций по мере возникновения возможностей;  Отобрать и принять на работу новых педагогов и кураторов, усвоивших принципы самомотивации, ориентированных на успехи и привыкшие к упорной работе;  Иметь в ЭБК достаточное количество педагогического состава, удовлетворяющих указанным требованиям;  Завоевать для нашей фирмы на целевом рынке имидж солидной организации;  Разработать комплекс льгот по оплате обучения для детей инвалидов, неполноценных семей и семей с низким уровнем доходов;  К концу пятого выпуска получить государственную аккредитацию (июнь-август 2001 года). Рис.6 Дерево целей: A. Обеспечение образовательного процесса; B. Организация перспективных н-т разработок (создание образовательной компьютерной программы для упрощения процесса обучения) C. Расширить спектр сертифицированных специальностей; D. Обеспечение высокой эффективности работы преподавателей, кураторов и др. персонала; E. Техническое сопровождение (полная компьютеризация); F. Использовать полученные средства для новых инвестиций.

G. Получение государственной аккредитации; H. Получение сертификата для новых специальностей («Менеджер по гостиничному бизнесу», «Банковское дело»; I. Набор достаточного количества педагогического состава для обеспечения качественного образования по новым специальностям; 2.1. Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: 1.Аналогий; 2.Экспертно-аналитического; 3.Структуризации целей; 4.Организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к проектируемой организации.

К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, «узкие места», в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации и управления.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы: a) разработка дерева целей; b) экспертный анализ предлагаемых вариантов; c) составление карт прав и ответственности.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализированных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Можно назвать несколько типов организационных моделей:  математико-кибернетические модели управленческих структур;  графоаналитические модели организационных систем;  натуральные модели организационных структур и процессов;  математико-статистические модели зависимостей исходными факторами организационных систем.

Ч А С Т Ь

Ч А С Т Ь 2 ПЕРСПЕКТИВЫ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ПРИМЕНЕНИЯ СА В ДАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (ЭБК) В этой части контрольной работы я рассмотрю перспективы дальнейшего применения в ЭБК системного анализа.

Конечно, в учебных заведениях, обычно, редко этим занимаются, но стоит, все-таки попробовать это сделать. Наш колледж довольно-таки маленькая организация, с минимальным количеством штатных работников (директор, кураторы, бухгалтер, уборщица, оператор ЭВМ и секретарь) все остальные работают по трудовому соглашению. Вся ответственность за какие-либо организационные проекты или исследования лежит на руководителе ЭБК – директоре, Репине Н.Н. Поэтому, рассмотренные мной перспективы будут несколько интуитивными и займут немного места. 1. Перспектива первая состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в учебных заведениях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к данной организации ЭБК; 2. Дальше, выработать или реорганизовать структуру управления организации и, после, определить границы и условия их применения; 3. Перспектива третья связана с экспертно-аналитическим методом.

Он состоит в обследовании и аналитическом изучении данной организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления персоналом ЭБК, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации и управления данного Колледжа; 4. Предусмотреть выработку системы целей ЭБК, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационной структуры, с точки зрения их соответствия системе целей; 5. С методом организационного моделирования связана пятая перспектива.

Она представляет собой разработку формализированных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов, но возможен и выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

А именно анализ графоаналитических систем или сетевых систем в которые входят анализ, отображение распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей.

Использованная литература: 1. «Теория систем и методы системного анализа» Волкова, Денисов; Москва, изд-во «Инфра-М», 1998 год; 2. «Управление персоналом организации» под ред. Кибанова; Москва, изд-во «Инфра-М», 1999 год; 3. Лекции по курсу «Теория организации и системный анализ» Преподаватель – Кацман В.Е.; МЭСИ, ЦЭПФ, 2000-2001 учебный год.