Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Тема: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОДЕРЖАНИЕ: Введение 1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности». 2. Основные требования к оформлению управленческих документов. 3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. 4.Понятие «документооборот» и его организация. Заключение Литература Введение Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия.

Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту.

Документы используются в различных областях деятельно¬сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни¬ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик¬сации и передачи управленческих решений. 1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности». Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми¬ну «документационное обеспечение управления», который во¬шел в научный оборот более 10 лет назад.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая зако¬номерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой докумен¬тов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следователь¬но, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу.

Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или до¬кументирование, т. е. запись информации на бумаге или ином но¬сителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном язы¬ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это тра¬диционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документи¬рования. Ими могут быть: • простые орудия (ручки, карандаши и др.); • механические и электромеханические средства (пишущие ма¬шины, магнитофоны, диктофоны, фото кино- и видеотехника и др.); • компьютерная техника. Результатом документирования является документ — зафик¬сированная на материальном носителе информация с реквизита¬ми, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель — это мате¬риальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Документы являются основными носителями управленчес¬кой, научной, технической, статистической и иной информа¬ции. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свой¬ство и позволяет отличать документы от других источников ин¬формации — книг, газет, журналов и др содержащих перера¬ботанную, вторичную информацию. Любой документ является элементом системы документации бо¬лее высокого уровня.

Под системой документации понимается сово¬купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде¬ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной клас¬сификации систем документации, видов и разновидностей докумен¬тов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, со¬зданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес¬кие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управ¬ляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной орга¬низации.

Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации: • организационно-правовая документация; • плановая документация; • распорядительная документация; • информационно-справочная и справочно-аналитическая до¬кументация; • отчетная документация; • договорная документация; • документация по обеспечению кадрами (по личному составу); • документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность); • документация по материально-техническому обеспечению; • документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.; • документация по основной деятельности учреждения, орга¬низации или предприятия, например, на производственном пред¬приятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые доку¬менты и др.), в вузе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.). Документы, составляющие одну систему документации, свя¬заны единством целевого назначения и в комплексе обеспечива¬ют документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами — это организация доку¬ментооборота учреждения, хранение документов и их использо¬вание в текущей деятельности.

Документооборот — это совокупность взаимосвязанных проце¬дур, обеспечивающих движение документов в учреждении с мо¬мента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборо¬та все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, ис-14 ходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотоком понимается совокупность документов, вы¬полняющих определенное целевое назначение в процессе доку¬ментооборота.

Одна из важнейших функций в организации работы с доку¬ментами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по уста¬новленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Наряду с учетом документов их регист¬рация позволяет осуществлять контроль за исполнением докумен¬тов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Система хранения документов — это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь¬зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране¬ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня¬тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — системати¬зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз¬водстве учреждения, расположенных в определенной последова¬тельности с указанием сроков их хранения, а дело — это сово¬купность документов (или документ), относящихся к одному воп¬росу, помещенных в отдельную обложку. 2.

Основные требования к оформлению управленческих документов

Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен¬тах, что вход... Наличие этого рек¬визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. ... е. Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз¬можности ста... Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя д...

Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов

В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста¬новить единый ... В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю¬чает в себя сорт... Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводств... 4.Понятие «документооборот» и его организация. Документооборот — это д...

Заключение Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении. Литература 1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде¬ления. — М.: 1983. 2. Унифицированные системы документации. Прида¬ние юридической силы документам на машинном носителе и машино¬грамме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 2000. 3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2002. 4. Корнеев И.К Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.