Системы управления документами

СОДЕРЖАНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ 2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 3.1Дефиниция 3.2Общие требования к системе документооборота 3.3Классификация СУД 4.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД 5.ЗАКЛЮЧЕНИЕ 6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. ВВЕДЕНИЕ Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек.

При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет. Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к электронному документообороту, который в условиях нашей страны сопряжён со многими трудностями.

Постараемся вкратце их охарактеризовать. 2.

ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процес... СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 3.1. Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает п... В ходе заседания обсуждались вопросы построения общегосударственной си... При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку механизм об...

Дефиниция

Дефиниция. Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программн... Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают т... Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управлен... Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно,...

Общие требования к системе документооборота

такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: Масштабируемость -... Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникаю... Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными п... Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться ср... Открытость - система документооборота не может и не должна существоват...

Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим... Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтал... Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступ... content – содержание, суть): Adobe, Excalibur. Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и достав...

ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, котором... Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить тольк... Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах в... Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или п... Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии п...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства.

Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 6.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1.Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1 2.Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1 3.Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М 2001. – 204 с. 4.Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3 5.Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2 6.Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.h tml <12.09.2002> 7.Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom. html <13.09.2002> 8.Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001.