История унификации текста документа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ Кафедра информационных систем управления и информатики Специальность 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ НА ТЕМУ ИСТОРИЯ УНИФИКАЦИИ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА Выполнила студентка гр. ДФД-22 Кадралиева Р. С. Проверила ст. преподаватель кафедры Сарсенова Ж.Ж. АСТРАХАНЬ 2004 СОДЕРЖАНИЕ Введение I. Теоретические основы 1. Унификация текста документа 4 1.2. Унифицированные системы документации II. Периоды унификации документов 1. Унификация документов в 1920-1930-е гг. 2. Унификация документов в 1960-1970-е гг. 3. Унификация документов в 1970-1980-е гг. 4. Унификация документов в 1990-е гг. 24 Заключение 31 Список литературы 34 Приложения 36 ВведениеВ настоящее время унификации текста документа уделяется особенное внимание разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения.

Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, представляет интерес провести его на основе краткого анализа общегосударственных нормативно-методические документов по организации делопроизводства, что и является целью данной курсовой работы.

В первой части работы Теоретические основы ставится задача изучения понятия унификации текста документа, унифицированных систем документации.

Во второй части Совершенствование документов методами унификации непосредственно раскрывается выбранная тема курсовой работы. В заключении подведены основные итоги проведенного анализа совершенствования документов методами унификации. I. Теоретические основы1.

Унификация текста документа

1.2. Унификация документов в 1960-1970-е гг. Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть ... Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обл... Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документ...

Заключение

Заключение На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методические документов по организации делопроизводства подведем основные итоги.

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции НК РКИ , по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения.

Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат.

В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства ЕГСД , активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления.

В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.

Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации ОКУД , впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению, но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности.

Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.

Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

Список литературы

Список литературы 1. Андреева В.И. Делопроизводство.

Изд. 6-е, перераб. и доп М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 2000 - 187 с. 2. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям Секретарское дело - 2001 - 2. 3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов М. Издательство стандартов, 2003. 4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М. Издательство стандартов, 1998. 5. Государственная система документационного обеспечения управления Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М. Издательство стандартов, 1991. 6. Документы и делопроизводство Справочное пособие Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов Сост. М.Т. Лихачев М. Экономика, 1991 - 271 с. 7. Единая государственная система делопроизводства Основные положения М. Издательство стандартов, 1975. 8. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления Делопроизводитель - 2001 - 1. 9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 1999 - 288 с. 10. Общероссийский классификатор управленческой документации.

Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299 М. Госстандарт, 1993. 11. Организация работы с документами Учеб. В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе М. Инфра-М, 1998 - 572 с. 12. Райхцаум А.Л Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века Делопроизводитель - 2001 - 1. 13. Райцхаум А.Л У истоков организации секретарского дела в нашей стране Секретарское дело 2001 - 1. 14. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации Секретарское дело - 2003 - 4. 15. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД Секретарское дело - 2001- 1. 16. Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 24-ФЗ. 17. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии Делопроизводитель - 2001 - 1. ПриложенияПриложение 1. Командировочное удостоверение Код Форма по ОКУД 0301024 по ОКПО наименование организации Номер документа Дата составления КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ Табельный номер Работник фамилия, имя, отчество наименование профессии должности наименование структурного подразделения командируется в место назначения страна, город, организация для цель командировки на дней не считая времени нахождения в пути с 20 года по 20 года Действительно по предъявлении паспорта Руководитель должность подпись расшифровка подписи Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы Выбыл из Прибыл в 20 года 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П. Выбыл из Прибыл в 20 года 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П. Приложение 2. График отпусков Код Форма по ОКУД 0301020 по ОКПО наименование организации СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Протокол заседания профсоюзной организации Руководитель от 20 года Номер документа Дата составления Год должность ГРАФИК ОТПУСКОВ подпись расшифровка подписи 20 года Структурное подразделение Профессия должность по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание количество дней календарных, рабочих дата перенесение отпуска заплани- рованная фактическая основание дата предпола- гаемого отпуска 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Руководитель кадровой службы должность подпись расшифровка подписи Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи Приложение 3. Штатное расписание Код Форма по ОКУД 0301017 по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДЕНО на 20 года Приказ от 20 года Штат в количестве единиц с месячным фондом заработной платы рублей Структурное подразделение Профессия должность Количество штатных единиц Оклад тарифная ставка, руб Надбавка, руб Месячный фонд заработной платы, руб Примечание наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Итого по листу Итого по документу Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи.