Задачи

1) 3. Представьте сравнительную характеристику ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству в виде таблицы, где должны быть выделены следующие графы: время их разработки, год издания, структура (основные разделы), предлагаемая система работы с документами? ЕГДС ГСДОУ Время разработки В 1959 г. – было принято постановление правительства о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Конец 1980-х гг. – происходит переработка ЕГСД и создании Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной решением коллегии Государственного архивного управления; Год издания 4 сентября 1973 г. 1988 г. Структура (основные разделы) Можно выделить четыре группы проблем: 1.унификация и стандартизация документов; 2.рациональная организация работы с документами (основные разделы этой части: рациональная организация документооборота; регистрация документов и построение справочного аппарата; организация контроля за исполнением документов; составление номенклатуры дел; подготовка документов к последующему хранению и использованию); 3.организация труда делопроизводственного персонала; 4.механизация и автоматизация делопроизводственных процессов.

ГСДОУ состоит из общих положений и четырех тематических разделов: 1. Документирование управленческой деятельности; 2. Организация работы с документами; 3. Механизация и автоматизация работы с документами; 4. Служба ДОУ. Предлагаемая система работы с документами Карточная форма регистрации Не только на бумажных, но и на других носителях (магнитные ленты, диски и др.) 2) 13. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию): Директор Подпись Н.И. Медведев В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документа, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Например: не на бланке организации: Директор ОАО «Тема» личная подпись Н.И.Медведев при использовании бланка документа: Директор личная подпись Н.И.Медведев 3) 19. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов: а). Согласовано А.Г.Грязновым 2 декабря 2007 года б). март 2005 года в). Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ИСКРА» к 05.05.07г. а) Реквизит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. например: СОГЛАСОВАНО Директор личная подпись А.Г.Грязнов 02.12.2007 б) Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 01 марта 2005. в) В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнения задания, выработка предложений и др.Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Например: Г.П.Седых Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ИСКРА» Личная подпись 05.05.2007 4) 25 Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов), охарактеризуйте их: а). коллегиальное обсуждение и принятие решений б). предоставление информации о себе при приеме на работу; в). предоставление руководителю информации, поясняющей происшествие. а) Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии. б) Резюме – это документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в иностранную фирму. в) Объяснительная записка – это документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. 5) 33. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор: а). решение, приказ, указание, постановление, акт б). акт составляется в случае: ревизии, ликвидации предприятия, приема объектов, заседания членов комиссии, уничтожения дел в). ОАО «Эталон», школа №28, Красноярский завод электрооборудования, Ростовский государственный технический университет а) АКТ относится к информационно – справочному документу, а решение, приказ, указание, постановление к распорядительным документам. б) заседания членов комиссии не относится к актам, т.к. он относится к протоколу (организационно – распорядительному документу). в) школа №28 – во всех есть полное название предприятия, а здесь только номер школы. 6) 39. Подготовьте бланк для организации с угловым расположением реквизитов. Все необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

Ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем заседании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компанией была достигнута договоренность о сотрудничестве.

Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, приложив бланк заказа.

Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Зарегистрируйте данный документ, поставьте на нем все служебные отметки. Российская Федерация Руководителю «БЭТА» Муниципальное учреждение здравоохранения Г.П.Седых «Городская больница №1» 658219 Алтайский край г. Рубцовск ул. Оросительная. 217 тел. 6-36-08 факс 6-69-50 р/с 40703810900001006900 ИНН 220911833 БИК 040173001 № на № от «Уважаемая Галина Павловна!» Наша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем заседании приглашенных и руководителя «БЭТА» нашей компанией была достигнута договоренность о сотрудничестве.

Подтверждаем достигнутую договоренность и условия поставки.

Бланк заказа прилагается.

С уважением главный врач МУЗ «Городская больница №1» личная подпись В.С.Саданов 7) 46. Создать шаблон указания для коммерческой организации. Все необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

Муниципальное управление здравоохранения Заведующим отделений МУЗ «Городская больница №1» МУЗ «Городская больница №1» УКАЗАНИЕ 19.02.2010 г. № 140 Рубцовск Об изменении графика работы В связи с предстоящими праздничными днями ПРЕДЛАГАЮ: 1. Начальнику информационно – аналитического отдела Беляевой Т.В. организовать работу отдела в субботние дни в период с 27.02.2010 г. по 13.03.2010 г. 2. Главному бухгалтеру Кондратковой Н.А. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней. Срок представления 03.03.2010 г. 3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на заместителя главного врача по лечебной части Осипова С.Н. Главный врач МУЗ «Городская больница №1» личная подпись В.С.Саданов Алябьева 4-49-45 В дело № 01-04 личная подпись Т.П.Алябьева 15.03.2010 г. 8) 54. Составьте приказ о подготовке к ежегодному семинару (директор по маркетингу должен представить тезисы докладов специалистов-маркетологов по зарубежному рынку; секретарь генерального директора должен подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара; главный бухгалтер должен составить смету расходов по организации работы секции и проведению заключительного банкета.

Общество с ограниченной ответственностью «Инсет» ПРИКАЗ 18.03.2010 № 52 Рубцовск О подготовке к ежегодному семинару В связи с ежегодным семинаром ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директору по маркетингу Седых Г.П. представить тезисы докладов специалистов - маркетологов по зарубежному рынку. 2. Главному бухгалтеру Кондратковой Н.А. составить смету расходов по организации работы секции и проведению заключительного банкета. 3. Секретарю генерального директора Галинской О.В. подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на экономиста Флат Л.В. Генеральный директор Логвинова Т.С.Логвинова Экономист Флат Л.В.Флат 16.03.2010 Никонова 44028 9) 64. Составьте в виде схемы технологическую цепочку работы с приказом по основной деятельности.

Проект приказа Изучение существа вопроса Знакомство с законодательными актами Проработка информационно- справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем) Подготовка текста проекта документа Согласование проекта приказа Печать и проверка правильности оформления приказа Визирование, согласование, подписание приказа Регистрация приказа Доведение до сведения исполнителей.