Лекція 16

Тема: «Служби управління персоналом: цілі, завдання і функції»

План

1. Взаємозв'язок кадрової служби з іншими підрозділами організації.

2. Реорганізація роботи кадрової служби.

3. Документаційне забезпечення руху кадрів.

1. Взаємозв'язок кадрової служби з іншими підрозділами організації.

При вирішенні низки завдань відділ кадрів виступає як координатор здійснення адміністративно-організаційного керівництва по управлінню персоналом. Лише за активної співпраці з іншими підрозділами можливе забезпечення реалізації кадрової політики підприємства, узагальнення практики роботи з персоналом з метою внесення пропозицій щодо її вдосконалення.

У межах своєї компетенції відділ кадрів бере участь у формуванні структури та штатного розпису організації, контролі розробки посадових інструкції у структурних підрозділах, підготовці організаційно-методичного забезпечення проведення атестації персоналу.

Разом з іншими структурними підрозділами відділ кадрів розробляє річні плани роботи з персоналом, визначає щорічну та перспективну (на 5-10 років) потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації спеціалістів та керівників підприємства.

Начальник відділу кадрів разом з вищим керівництвом здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву та контролює виконання особистих річних планів кандидатів, вносить пропозиції щодо вдосконалення складу резерву. Спільно з керівниками структурних підрозділів вивчає ділові якості осіб, які претендують на вакантні керівні посади, контролює добір та розстановку кадрів згідно з рівнем їх професійної кваліфікації, розглядає пропозиції щодо можливостей проведення підвищення кваліфікації та стажування персоналу на провідних підприємствах галузі як в межах держави, так і за кордоном.

Як правило, оперативне управління персоналом на підприємстві проводять представники відділу кадрів та лінійні керівники (начальники цехів, начальники змін, начальники ділянок). При цьому начальник відділу кадрів є головним реалізатором кадрової політики підприємства в цілому, а лінійні керівники відповідають безпосередньо за своїх підлеглих, контролюють стан виробництва, складають первинну документацію для вищого керівництва. Первинна інформація керівників структурних підрозділів аналізується працівниками відділу кадрів і дає можливість робити узагальнюючи висновки по підприємству щодо рівня виконання норм виробітку, обсягів виробництва, трудової дисципліни (кількість запізнень, прогулів), рівня плинності кадрів, рівня професійно-кваліфікаційної відповідності працівників займаним посадам і т.д.

До основних функцій відділу кадрів в сфері стратегічного управління персоналом на підприємстві належать:

1. Активна участь у розробці та вдосконаленні організаційної та управлінської структури підприємства.

2. Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звільнення, скорочення персоналу.

3. Допомога лінійним та функціональним керівникам у організації виховної роботи з персоналом з метою підвищення продуктивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забезпечення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.

Виконання названих функцій передбачає проведення фахівцями відділу кадрів постійної роботи щодо вдосконалення методики проведення співбесід, конкурсного відбору, визначення рівня кваліфікації та професійної придатності кандидатів на вакантні посади при прийомі на роботу, проведення атестації наявного персоналу, організацію навчання та стажування працівників на провідних підприємствах з метою підвищення професійно-кваліфікаційного рівня кадрового потенціалу, розробку сучасних систем матеріального стимулювання та програм соціального розвитку трудового колективу.

Реалізація ефективної діяльності відділу кадрів в сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом, та іншими функціональними підрозділами підприємства.

На думку західних фахівців сучасні менеджери кадрових служб не повинні обмежувати власну діяльність виключно “виданням наказів” та “оформленням документів”, як це часто буває на вітчизняних підприємствах. Наприклад, в промисловості Росії більше половини співробітників служб управління персоналом займаються нормуванням та оплатою праці, тоді як в системах управління людськими ресурсами США більшість фахівців зайняті відбором, адаптацією та оцінкою персоналу.

Завдання служб управління персоналом має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці у досягненні поставлених цілей.

 

2. Реорганізація роботи кадрової служби.

Нововведення у відділі кадрів найбільш доцільно здійснити у вигляді реорганізації діяльності цього важливого структурного підрозділу апарату управління усіх рівнів менеджменту на підприємстві. Реорганізація, як можливий варіант інновацій, дозволить не порушувати існуючої організаційної єдності структурних підрозділів апарату управління та разом з тим, забезпечить утворення нового структурного підрозділу на основі об'єднання, уточнення та зміни функцій зараз існуючих структурних підрозділів. Реорганізація відділу кадрів повинна переслідувати мету більш повного здійснення цього відділу функцій комплексного управління людськими ресурсами підприємства.

Реорганізація роботи кадрової служби доцільна на підставі інтеграції функцій по управлінню праці, кадрами та соціальним розвитком. В цьому випадку інновації в діяльності засновані на не інтеграції функцій управління працею, кадрами та соціальним розвитком, які будуть відповідати загальним завданням вдосконалення структури управління як найважливішого резерву підвищення ефективності всього соціального менеджменту підприємства, оскільки тільки у цьому випадку складуться умови для комплексного та усебічного вирішення проблем оптимізації використання людських ресурсів в суспільному виробництві.

Зміна структури кадрової служби може переслідувати мету організаційної єдності функції кадрів, функції праці та функції соціального розвитку. Такої єдності можна досягти шляхом утворення комплексу структурного підрозділу під керівництвом першого заступника керівника по питанням праці, кадрів, охорони праці, техніки безпеки та соціального розвитку. Створення такого комплексного структурного підрозділу забезпечує, з одного боку, об'єднання існуючих відділів (таких як відділ кадрів, відділ організації праці та заробітної плати, відділу охорони праці та техніки безпеки, відділ підготовки кадрів, соціологічні, соціально-психологічні та психофізіологічні підрозділи), а з іншого боку – запобігання механічного об’єднання названих підрозділів. Базою об'єднання повинна бути неодмінна поява уточнення та розширення функцій нової служби управління персоналом згідно з головною метою – дослідження комплексного розвитку людських ресурсів в умовах виробничої діяльності підприємства.

Завданням нової служби управління персоналом є реалізація кадрової політики і координації дій з питань управління персоналом на підприємстві. Функціями нового відділу будуть: розробка систем стимулювання трудової діяльності, управління професійним розвитком персоналу, запобігання конфліктів та вивчення ринку праці.

Об'єднання вище перерахованих відділів – відділ управління персоналом дасть змогу швидкої передачі інформації між відділами, на що раніше витрачалося дуже багато часу.

Реорганізація роботи кадрової служби передбачає утворення нового виду управління персоналом – введення нових функцій під впливом взаємодії таких факторів, як ринкові відносини, приватна власність, швидка зміна законодавства та зміна ціннісних орієнтацій людей (наприклад, формуванню оптимального управлінського апарату, проведення контролінгу персоналу, аналіз соціальної та економічної ефективності тих чи інших методів управління персоналу, проведення координації планування персоналу з плануванням в інших сферах діяльності підприємства, обов'язкове створення інформаційних баз з питань персоналу; проведення кадрового маркетингу; проведення моніторингу стану кадрів; проведення кадрового консалтингу тощо).

 

3. Документаційне забезпечення руху кадрів.

Документаційне забезпечення управління – важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав. Одні документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо.

Кадрове діловодство - це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання тощо.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

- документи, що становлять правову базу діяльності організації,

- нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

- організаційно-правова документація – статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;

- розпорядча документація – накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

· службові листи, факси, телеграми;

· документи, що стосуються особового складу;

· документація за минулий діловодний рік.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

2. Оформлення та ведення особових справ працівників.

3. Підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, об’яву заохочення або догани тощо.

4. Підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу.

5. Підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу.

6. Підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників.

7. Ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

8. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

9. Підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників.

10. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

11. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

Обладнання робочих місць співробітників відділу кадрів, які ведуть кадрове діловодство, має здійснюватись з врахуванням специфіки роботи з документами і відповідати наступним вимогам:

1. Меблі, полиці, шафи для документів встановлювати так, щоб ними було зручно користуватись.

2. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених та зручних для користування місцях.

3. Документи повинні зберігатись в окремих папках. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів необхідно використовувати пронумеровані або різнокольорові папки.

4. Конфіденційні та секретні документи повинні зберігатись у відповідних шафах або сейфах.

Діяльність з кадрового діловодства передбачає:

- Створення та ведення особових справ працівників

- Ведення та зберігання трудових книжок працівників, журналів обліку трудових книжок та бланків трудових книжок

- Розробку та ведення штатно-посадової книги (штатного формуляру)

- Розробку та ведення алфавітної книги

- Ведення книги наказів з особового складу підприємства

Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом. У документації з особового складу відображається діяльність підприємства з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення працівників.

Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи:

-особисті документи працівників;

-організаційно-розпорядча документація;

-первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи, тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних відносяться статути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих – накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних – доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємопов'язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

Типова технологічна схема оформлення кадрової документації передбачає наступні стадії:

- документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;

- ведення особових справ та трудових книжок працівників;

- ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів в організації.

Облік кадрів ведеться в усіх організаціях, які мають право самостійно здійснювати прийом та звільнення працівників. Обліку підлягають усі працівники незалежно від характеру роботи та посади.

Організація обліку персоналу безпосередньо покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, менеджера з кадрів, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника або власника підприємства, залежно від кількості трудового колективу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості щодо:

-кількості працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

-змін штатного складу організації, з обов'язковим уточненням причин змін;

-стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації та стажування працівників.

Можливість одержання інформації про особовий склад організації забезпечується веденням відділом кадрів відповідної документації, найважливішою серед якої є трудові договори між працівниками та власником підприємства, трудові книжки та особові справи працівників.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником організації, згідно з якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці.

Трудові договори укладаються на:

-невизначений термін;

-на визначений термін, що встановлюється за угодою сторін;

-на час виконання певної роботи.

Строковий договір на визначений термін відрізняється від договору, укладеного на невизначений термін тим, що по-перше, адміністрація може припинити трудові відносини з працівником після закінчення терміну договору без зазначення причин, по-друге, працівник може відмовитись від права звільнення за власним бажанням протягом всього терміну договору.

Трудовий договір на час виконання певної роботи укладається в тому випадку, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.

Особливою формою трудового договору єконтракт, у якому термін його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання в тому числі дострокового, можуть встановлюватись сторонами за домовленістю. Контракт укладається у письмовій формі і не менш, як у двох примірниках. За два місяці до закінчення строку чинності контракту за угодою сторін він може бути продовжений або укладений на новий термін.

Влаштовуючись на роботу, людина мусить пред'явити паспорт, трудову книжку, військовий квіток, а в разі необхідності й інші документи: диплом про освіту, права на керування машиною, довідку про медичне обстеження тощо.

Працівник вважається зарахованим, якщо на нього оформлений наказ (розпорядження), в якому зазначається дата прийому на роботу, посада, розмір заробітної плати, а також можуть вказуватись наявність випробувального терміну або дата проведення конкурсного відбору. Після оголошення наказу про прийом на роботу працівника знайомлять з колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, роботою, яку він буде виконувати, умовами та розмірами оплати праці, проводять інструктаж з техніки безпеки.

Послідовність розірвання трудового договору майже така сама, як і укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звільнення працівника з займаної посади, в якому вказуються причини та підстави звільнення . На підставі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовій книжці, яка видається працівникові під розписку в день звільнення. Особова справа передається в архів.

Законодавство про працю передбачає необхідні юридичні гарантії, які базуються на тому, що трудовий договір може бути розірваний лише на вказаних у законі підставах і у порядку, встановленому законодавством на кожну з підстав.

Найпоширенішими підставами припинення трудового договору є:

-згода сторін;

-закінчення терміну дії трудового договору;

-призов або вступ працівника на військову службу,

-розірвання трудового договору з ініціативи працівника, з ініціативи власника чи уповноваженого ним органу, на вимогу профспілкового комітету;

-переведення працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду,

-відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці;

-набуття законної сили вироку суду, яким працівника засуджено до позбавлення волі, виправних робіт не за місцем роботи, або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Порядок заповнення трудової книжки регламентується ст. 48 КЗпП України та "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 і більше днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які влаштовуються на роботу, повинні подати власнику підприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за місцем працевлаштування, при цьому власник стягує з працівника суму її вартості.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документ суворої звітності. Відповідальність за ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства або уповноважена ним особа (начальник відділу кадрів). Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Відокремлений вкладиш не є дійсним, тому він підшивається до трудової книжки, в якій ставиться штамп з написом "Виданий вкладиш", позначається його номер і серія.

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно повідомити про це власника підприємства за місцем основної роботи. Не пізніше 15 днів після повідомлення , а в разі ускладнення – в інші строки, керівник підприємства чи відповідальна особа повинен видати працівникові іншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом "Дублікат" у правому верхньому кутку її першої сторінки.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються українською або російською мовами.

До трудової книжки заносяться:

-ім'я, прізвище та по батькові працівника, дата народження;

-відомості про прийняття на роботу (посаду), переведення на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи (посади);

-відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та інші подяки відповідно до чинного законодавства України;

-дані про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження записуються повністю. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу сторінку підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, де вперше заповнюється трудова книжка.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) чітко за датами на основі наказів вносяться записи про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи, нагородження працівника, оголошення заохочення. Закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів до трудової книжки (вкладиша) не дозволяється. При виявленні помилки вона виправляється записом. Наприклад, "Запис за № таким-то є недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)", у відповідній графі вказується номер наказу і дата.

У зв'язку з набуттям чинності з 1 січня 1996 року Державного класифікатора професійзаписи до трудових книжок про роботу мають вноситися відповідно до професійних назв, зазначених у цьому нормативному документі. Від цих назв можуть у разі необхідності утворюватись похідні назви робіт та посад шляхом додавання уточнювальних слів (наприклад, провідний, головний, молодший, змінний і т.д.). Це надає можливість роботодавцеві визначати похідні назви робіт та посад залежно від завдань та обов'язків виконавців.

В таблиці 2.6 наведений приклад заповнення граф трудової книжки в розділі "Відомості про роботу".

Трудові книжки та бланки трудових книжок є цінними документами, тому на підприємстві ведеться їх суворий облік у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Таблиця 2.6

Відомості про роботу

№ запису запису	Дата	Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (з зазначенням причин та посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його номер і дата)
число	місяць	рік
				Приватне підприємство "Мрія"
				Прийнято на посаду рекламного агента	Наказ №19 від 01.06.2000р.
				Переведено на посаду менеджера з реклами	Наказ №24 від 31. 07.2001р.

 

Трудові книжки та бланки трудових книжок є цінними документами, тому на підприємстві ведеться їх суворий облік у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Особова справа –це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.

Особова справа посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на всіх працівників підприємства після їх зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім – всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно з штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі надається номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Особова справа складається з таких документів:

1. Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4х6 см.

1. Автобіографія.

2. Копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації.

3. Перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступень та звання).

4. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

5. Документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

6. Копії наказів (розпоряджень) про прийом (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів.

7. Матеріали проведення атестації.

8. Опис документів.

Документи особової справи ведуться протягом усього часу роботи особи в організації.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Вони знаходяться на особливому зберіганні на рівні з секретними документами. Як правило, особові справи зберігаються у сейфах чи спеціально пристосованих для цього шафах.

Відповідальність за зберігання особових справ несе перший керівник організації або уповноважена ними особа: начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу, юрисконсульт, секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником організації.

Не дозволяється:

-видавати особову справу працівникові, на якого вона заведена;

-виносити особові справи за межі підприємства і затримувати їх у користуванні більше ніж на один день;

-вносити виправлення до раніше зроблених записів.

При звільнені працівника особові справи передаються в архів підприємства. На новому місті роботи на працівника заводиться нова особова справ.