Информационные Технологии в Управлении

Реквизиты: 09. Дата проставляется 3-мя парами арабских цифр и 2-мя точками. 12. Перед городами Москва и Санкт-Петербург буквы «г» не ставится. 14. Указываются в порядке: Наименование организации и ее структурного подразделения в именительном падеже; должность адресата – дательный падеж; ФИО. 15. Реквизит утверждения 1)Если документ утверждается должностным лицом: Утверждаю Наименование должности Лица - утвердители Подпись Инициалы Дата утверждения 2)Утверждено Наименование утверждающего документа (именительный падеж) Дата Номер 16. Резолюция 1)Фамилия исполнителей 2)Содержание поручения 3)Срок исполнения 4)Подпись 5)Дата 17. Заголовок должен быть грамматически связан с видом документа. 18. Отметка о контроле. 20. Приложение (на скольких листах, в скольких экземплярах). 21. 1) Наименование должности лица подписавшего документ 2) Личная подпись 3)Расшифровка подписи (желательно инициалы перед фамилией) 22. 1 вариант: Согласовано (большими буквами) Должность лица с которым согласован документ, включая наименование организации Личная подпись Расшифровка подписи Дата согласования 2 вариант: Согласовано Наименование согласующего документа в именительном падеже Дата документа Номер документа 23. Виза включает: Подпись визирующего Расшифровка подписи Дату 25. Отметка о заверении копии включает: Подпись Верно без кавычек с большой буквы Должность лица, заверившего копию Личную подпись Расшифровку подписи Дату заверения 26. Отметка об исполнителе включает: Фамилию Номер телефона 27. Включает: Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении В дело Номер дела, в котором будет храниться документ 28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит: Порядковый номер Дату поступления 29. Включает: Имя файла Код оператора Поисковые данные, устанавливаемые в организации Гост регламентирует поля документа: Листы документа нумеруются арабскими цифрами в верхнем поле посередине листа, начиная со 2-ой страницы.

В любой организации существует 3 вида бланков документов: 1.Общий бланк (реквизиты 1-3, 6) 2.Бланк письма (1-4, 6-7, 9-12, 14, 17-19) 3.Бланк конкретного вида документов (1-6, 8, 12, 9, 10, 17, 18) Организация работ с документами на основе современных компьютерных технологий.

Организационная схема управленческого оборота в организации. Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации: 1.Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов: сканирование документов; запись на сервер; классификация документов; передача изображений на рабочую станцию; поиск изображений по отдельным элементам; рассылка и печать. 2.Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции: сканирование; распознавание текста; форматирование в текстовый файл. 2 вида систем распознавания символов: обучаемые (FineReader); интеллектуальные (Cunei Form). 3.Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции: индексирование документов полнотекстовый поиск по ключевым словам; ассемблирование документов; организация доступа к документу независимо от места его хранения; защита данных; организация выдачи и возврата документа; контроль версии документа; рассылка документа.

Пример: Documentum. 4.Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами. Основные функции: электронная почта; поддержка видеоконференций; управление изображениями; совместное использование документов; маршрутизация; календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело 5.Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции: описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур); организация хранения документов и возможность их просмотра; организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов; ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку; установка прав на работу с документами; контроль исполнения документа; поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.