ВОПРОС №1 - СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ

ВОПРОС №1 - СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ

Понятие «управление». Содержание науки управления. Цели и задачи управления. Основные категории теории управления. Объект и субъект управления. Система управления. Виды управления. Принципы управления. Природа и состав целей управления. Современные проблемы управления.

Термин «управление» произошел от старорусского слова «управа», т.е. способность с чем-то управляться.

Управление - деятельность по упорядочению процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их дезорганизации, снижению неопределенности и приведению в нужное состояние с учетом тенденций их развития и изменения среды. Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие.

Управление можно рассматривать с разных точек зрения:

Управление - как наука - система упорядоченных знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления.

Управление - как искусство - способность эффективно применять данные науки управления в конкретной ситуации.

Управление - как функция - целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Управление - как процесс - совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию на "выходе".

Управление - как аппарат - совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей.

В самом общем виде управление - процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для получения заранее запланированного результата.

Субъект управления - физическое или юридическое лицо, направляющее властное воздействие (используя властные полномочия, организационно-распорядительные, экономические, морально-этические рычаги воздействия) на объект управления.

Субъекты управления - руководители, управленцы различного уровня, занимающие постоянную должность в организации и наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации.

Объект управления - физические и юридические лица, социальные и социально-экономические системы и процессы.

Объектами управления могут быть отрасли (промышленность, с/х, транспорт), территориальные общности людей (область, район, город), отдельные стадии воспроизводства (производство, снабжение, сбыт), аспекты экономической деятельности (качество продукции, взаимодействие с потребителем, маркетинг), виды ресурсов (финансовые, человеческие), а также характеристики производства (эффективность, отношение к работе, качество жизни, уровень занятости).

Теория управления сегодня - это наука, целью которой является добиться от окружающего нас мира, точнее, отдельных его частей, именуемых объектами, желаемых нами поведения и свойств.

Теория управления - наука, изучающая управленческие процессы в социально-экономических системах, принципы, содержание и формы управленческих отношений. В центре ее внимания и изучения механизмы социальных технологий эффективного управления.

Объект теории управления (область реальной действительности, которая познается субъектом) - управленческие отношения, т.е. такие социальные отношения, которые складываются между организациями, учреждениями и отдельными индивидами (представителями организаций и учреждений) в процессе управленческой деятельности и устанавливают определенную структуру соподчинения между ними.

В качестве предмета теории управления (какая-либо особенность в объекте) могут выступать:

· сущность управленческих отношений как системы взаимодействия людей по поводу организации их совместной жизни;

· механизм управления различными социально-экономическими системами и их регулирование;

· технологии и методики процесса управления;

· структурные элементы системы управления;

· принципы и методы управления и т.д.

Содержанием теории управления является исследование социальных механизмов и общих способов управленческого воздействия на общество и его отдельные сферы - производственную и непроизводственную, материальную и духовную, гуманитарную и негуманитарную.

Вопросы теории управления реализуются различными социальными органами и организациями - государственными, партийными, предпринимательскими, финансовыми, профсоюзными, попечительскими и т.д.

К основным категориям теории управления относятся: система управления, субъект и объект управления, управленческие отношения, цели управления, принципы и методы, функции, модели и технологии управления; стиль управления; управленческое решение; эффективность и совершенствование управления.

Теория управления чрезвычайно важна для жизни и развития общества. Она выступает как идеологический стержень всего того, что делают и чем живут люди. И поэтому ее следует должным образом изучать и знать с тем, чтобы вырабатывать более технологичные приемы руководства социальной деятельностью населения, регионом, страной.

Цель управления - выработка управляющего воздействия (сигналы, устные и письменные приказы и распоряжения) и его осуществление; обеспечение слаженной работы звеньев системы управления для выполнения договорных обязательств при экономически целесообразном использовании всех видов ресурсов.

Наиболее типичные цели управления объектами социально-экономической природы:

Цели поддержания системы в достигнутом ею состоянии возникают в условиях, когда надо закрепить это состояние потому, что оно удовлетворяет и субъект и объект управления, либо вызваны опасностью ухудшения этого состояния, которую надо предотвратить.

Цели выхода из нежелаемого состояния или цели предотвращения дальнейшего спада, обеспечения выхода из кризиса характерны для ситуации, когда параметры, показатели функционирования системы существенно ниже нормативного уровня, не удовлетворяют запросам объекта управления и целевым установкам субъекта, значительно хуже показателей состояния аналогичных объектов. Цели управления, которые в этом случае называют стабилизационными или антикризисными, состоят в преодолении спада, в недопущении снижения показателей ниже предельно допустимого уровня, в стабилизации социально-экономической обстановки и создании предпосылок подъема.

Цели развития системы заключаются в изменении количественных параметров и качества функционирования системы для перевода ее в желаемое, более благоприятное состояние, характеризуемое лучшими значениями целевых показателей. Цели развития могут состоять в достижении определенного фиксированного или мирового уровня показателей качества и эффективности производства, выхода на определенные уровни производства и потребления, удовлетворения потребностей, роста доходов населения

Наряду с этими достаточно общими, глобальными целями возможны и вполне реальны более узкие, локальные цели управления, распространяющиеся на отдельные сферы, виды, формы социальной и экономической деятельности, связанные с решением частных проблем, осуществление проектов, программ.

Задачи управления определяются спецификой того или иного вида управления. Так хозяйственное управление решает две задачи:

1) оперативная (тактическая) заключается: в обеспечении условий текущей деятельности организации; в восстановлении постоянно нарушаемого равновесия между отдельными ее элементами, между ней в целом и внешней средой; в организации деятельности работников по достижению поставленных целей;

2) стратегическая обеспечивает развитие и совершенствование фирмы, перевод ее в качественно и количественно иное состояние.

Управление может быть естественным, техническим и социальным.

Естественноеуправление направлено на процессы, протекающие в природе, на­пример развитие растений, движение водных потоков и т. д.

К техническому относится управление рукотворными объектами, скажем авто­мобилем, прокатным станом и проч.

Объектом социального управления являются люди, их отношения, поведение. Ка­ждый человек обладает индивидуальным характером, личностными качествами, психологическими особенностями, поэтому его реакция на управляющее воздействие будет субъективна и не всегда предсказуема, а следовательно, социальное управление не может быть чисто рациональным (в чем его важнейшее отличие от технического).

Управление не может опираться только на интуицию и талант руководителя. Оно основывается на солидной теоретической базе, накопленной затысячи лет человеческой цивилизации, на принципах изаконах управления.

К основным принципам управления можно отнести следующие:

Научность в сочетании с элементами искусства. Научный подход необхо­дим, поскольку сложным современным хозяйством фирмы практически не­возможно управлять по наитию, без тщательной проработки решений. В то же время ситуация может меняться столь стремительно и непредсказуемо, что на ее изучение попросту нет времени. Тогда приходится импровизировать, ис­пользовать нетрадиционные подходы, чутье, опыт. Таким образом, фактор неопре­деленности функционирования и развития социальной системы превращает управление в искусство.

Целенаправленность. Менеджеры действуют не просто так, а ради решения кон­кретных проблем, стоящих в данный момент перед хозяйствующим субъектом.

Специализация в сочетании с универсальностью. С одной стороны, для успеха управ­ления необходим индивидуальный подход к каждому объекту, субъекту или процессу с учетом его особенностей. Семейным магазинчиком нельзя управлять так же, как ги­гантской корпорацией, а научными разработками — по аналогии с работой у конвейе­ра. Но, с другой стороны, поскольку во всех этих случаях имеют место управленческие действия, они должны содержать в себе некие универсальные моменты.

Последовательность. Все управленческие шаги осуществляются в строго опре­деленном порядке как во времени, так и в пространстве. Нельзя, например, сначала принимать решение, а затем уже осмысливать ситуацию.

В ряде случаев управленческие операции могут осуществляться циклично, повто­ряться через определенные промежутки времени (например, контроль, составле­ние бухгалтерских отчетов).

Непрерывность. Она обусловлена соответствующим характером производствен­ных и хозяйственных процессов.

Оптимальное сочетание централизованного регулирования и самоуправления от­дельных элементов организации. Субъекты на местах должны иметь возможность конкретизировать общие решения руководства в соответствии со складывающейся ситуацией и особенностями подразделения, а в определенных рамках — действо­вать самостоятельно.

Учет индивидуальных особенностей и психологии работников, закономерностей межличностных отношений и группового поведения.Это гарантирует нормальный морально-психологический климат, принятие взвешенных решений и их надлежа­щее исполнение.

Обеспечение единства прав и ответственности каждого субъекта управления. Из­быток прав приводит на практике к произволу; недостаток - парализует деловую активность и инициативу.

Состязательность участников управления на основе личной заинтересованно­сти. Она поддерживается с помощью материального поощрения, предоставления возможности продвижения по службе, самореализации, получения новых знаний и навыков.

Максимально раннее и широкое вовлечение исполнителей в процесс подготовки ре­шений. Те из них, в которые вложены собственные труд и идеи, будут реализовываться с большей активностью и заинтересованностью, чем «спущенные сверху».

Важнейшим принципом менеджмента в современном производстве является принцип демократизации управления.Суть данного принципа в участии всех сотрудников в управлении организацией, в партнерских отношениях между предпринимателем и работником. Формы проявления участия могут быть самыми различными - от широкого участия работников в собственности, прибыли и до принятия решений на всех уровнях управления.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образо­вание, включающее следующие взаимосвязанные элементы:

• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);

• коммуникационные каналы;

• набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномо­чий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или
иных действий.

Как и любая органическая система, система управления находится в постоян­ном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсис­тем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помо­щью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каж­дой из них.

Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспе­чивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, со­вет директоров). Понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъект управления».

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управ­ляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второсте­пенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.

Современные проблемы управления:

1. Отсутствие новой парадигмы принятия решений.

Теория управления использует модели принятия решений, заимствованные из теории принятия решений, теории игр и т.д. За последние 25-30 лет новых моделей принятия решений не появлялось. В то же время, доминирующая в последние годы модель рационального поведения, в соответствии с которой рациональный агент выбирает из допустимого множества альтернативу, максимизирующую его целевую функцию, не позволяет объяснить (или описывает слишком сложным образом) многие наблюдаемые на практике явления и процессы. Следовательно, остро ощущается потребность в появлении новой парадигмы принятия решений.

Большой объем информации.

Подготовке решений для первых лиц нередко сопутствует типичная проблема: обработка большого объема данных тормозится отсутствием механизма быстрого извлечения необходимой информации. Другими словами, интеллектуальные ресурсы, задействованные в процессе подготовки решения, работают неоптимально, поскольку ответы на вопросы формируются не в полном объеме, не попадают на нужный уровень, проходят незамеченными, бесконечно дублируются разными структурами.

Неизбежность и цикличность кризисов.

Серьезным проблемам в бизнесе нередко предшествует кризис в его системе управления. И напротив, корпоративная система управления успешно преодолевает нештатные ситуации, имея продуманный план действий, что позволяет благополучно избежать системного кризиса.

Чем интенсивнее развивается бизнес, тем больше в корпоративной системе управления накапливается противоречий, которые нередко приходится решать, проходя через кризисную ситуацию. Такая ситуация не дает однозначных вариантов решения и, как правило, формирует сложную организационную структуру своего преодоления.

Работа с последствиями, а не с причинами.

Рассмотрение событий только по факту и в узком контексте, а также недоверие к инициативе и творчеству аналитиков формирует корпоративную систему управления, способную работать только с последствиями, а не с причинами. Минусы такой работы очевидны: в случае беды обычно изменить что-либо поздно, поскольку негативное событие уже произошло и наступил момент, когда ситуация начинает управлять нами, а не мы ситуацией.

Вклад» информационного посредника.

Идентификация изначальной проблемы с помощью информации, поступающей из множества источников-персоналий, порождает набор вторичных проблем. Данное явление знакомо каждому, кто соприкасался с работой аналитических отделов и специалистов. Это объясняется следующим. Во-первых, поступающие «наверх» данные в основном уже прошли первичную обработку, что затрудняет объективное диагностирование возможных проблем. Во-вторых, наверх передаются не все сведения и чтобы наладить поступление информации, «осевшей» в самих источниках, требуются дополнительные бюрократические усилия. В-третьих, любая фильтрация информации вызывает осознанное или неосознанное стремление подвести решение проблемы под определенный вариант (опора на обработанные данные оказывает давление на выбор предлагаемого метода решения).

Информационная изоляция руководства.

Причин информационной изоляции руководства множество, их совокупность обусловливает синергетический эффект взаимодействия разных обстоятельств.…

Эффект информационной слепоты.

Информационная слепота - эффект, определяемый как неспособность руководителя идентифицировать существующую проблему при наличии необходимых данных. Этот феномен чаще всего обусловлен переизбытком материалов для анализа, информация подчас страдает противоречивостью, вдобавок, критически важные сведения порой сложно отделить от второстепенных.

Жесткая специализация.

Действительно, специализация предполагает сужение кругозора исследователя с целью более глубокого погружения в предметную область. Как показывает опыт, важнейшей функцией руководителя является верная идентификация проблемы и ее «перевод» в задачу или ряд взаимосвязанных задач, имеющих конкретное решение. Важно при этом передать суть проблемы подчиненным и контролировать исполнение задания. Имея кругозор специалиста, руководитель подчас находится во власти своих профессиональных представлений, что мешает ему быть объективным по отношению к проблемам, находящимся вне этой предметной области. Замыкаясь в рамках определенной специализации, мы рискуем неверно идентифицировать проблемы управления.

ВОПРОС №2 - ЭВОЛЮЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ МЫСЛИ

Древняя и современная организации и их сравнение. Эволюция управления в науку управления. Школы управленческой мысли. Научное управление. Классическая или административная школа управления. Школа поведенческих отношений. Наука управления или количественный подход. Новая управленческая парадигма. Теоретические основы менеджмента и его современное состояние. Проблемы менеджмента в условиях перехода к рыночным отношениям.

Практика управления так же стара, как организации. На глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры, записаны сведения о коммерческих сделках и законах древней Шумерии, являя собой четкое доказательство существования там практики управления. Однако, как управление, так и организации древности сильно отличались от современных.

Свершения крупных организаций в древности ясно указывают, что они имели формальную структуру, в которой можно было выделить уровни управления. Висячие сады Вавилона, инкский город Мачу Пикчу и пирамиды Египта могли появиться на свет только вследствие координированных организованных усилий. Македония при Александре Великом, Персия, а позднее Рим простирались от Азии до Европы. Руководителями этих организаций были короли и генералы. Конечно, были и лейтенанты, были хранители житниц, были погонщики и надсмотрщики работ, губернаторы территорий и казначеи, которые помогали обеспечивать деятельность существовавших организаций.

Шли годы, управление некоторыми организациями становилось все более четким и все более сложным, а сами организации становились все более сильными и все более устойчивыми. Хорошим примером тому может служить Римская империя, просуществовавшая сотни лет. Римские легионы с четкой структурой управления, состоящей из генералов и офицеров, подразделением армий на дивизии, планированием и дисциплиной, шли победным маршем через плохо организованные европейские страны, через государства Среднего Востока. Завоеванные территории отдавались под управление губернаторов, подчинявшихся Риму, строились дороги, чтобы ускорить связь с Римом. Связь — это очень важная составляющая успеха организации. Знаменитые дороги, которые кое-где используются и сейчас, помогали собирать налоги и дань в пользу императора. И, что еще более важно, хорошие дороги позволяли легионам, размещенным внутри страны, быстро связываться с окраинными провинциями, если местные жители или местная администрация восставали против римского правления.

Формы почти всех видов проявления современного управления можно проследить в огромных процветавших организациях древности, но в целом, характер и структура управления в те времена отличались от сегодняшних. Прежние организации стремились иметь малочисленную группу руководителей высшего звена, которые сами принимали практически все важные решения. Очень часто руководство осуществлялось одним человеком, это был как бы театр одного актера. Если лицо на верхнем уровне управления (а это почти всегда был мужчина) был хорошим лидером и правителем, как Юлий Цезарь, или Адриан, тогда все шло более или менее гладко. Когда к власти приходил такой неумелый руководитель, как Нерон, жизнь могла погрузиться во мрак.

Были в истории примеры организаций, которые управлялись так же, как организации управляются и в наше время. Ярким примером тому является римская католическая церковь. Простая структура: папа, кардинал, архиепископ, епископ и приходский священник, определенная еще основателями христианства, успешно функционирует и в настоящее время и является более «современной», чем структура многих организаций, появившихся только сегодня. Может быть, это и есть существенная причина того, что римская католическая церковь процветает на протяжении многих веков, в то время как появлялись и исчезали и отдельные деловые организации, и целые народы. Современные военные организации тоже во многих отношениях удивительно похожи на организации древнего Рима. Но, в целом, как показано в табл. 1, организации в древности значительно отличались от современных.

Таблица 1 - Сравнение старой и современной организации

Старая организация	Современная организация
Малое количество крупных организаций, отсутствие гигантских организаций.	Большое количество чрезвычайно мощных крупных организаций, как коммерческих, так и не коммерческих.
Относительно небольшое количество руководителей, практическое отсутствие руководителей среднего звена.	Большое количество руководителей, большое количество руководителей среднего звена.
Управленческая работа зачастую не выделялась и не отделялась от неуправленческой деятельности.	Четко очерчены управленческие группы, управленческая работа четко воспринимается и отделяется от неуправленческой деятельности.
Занятие руководящих постов в организации и чаще всего по праву рождения или путем захвата силой.	Занятие руководящих постов в организации чаще всего по праву компетентности с соблюдением законности и порядка.
Малое количество людей, способных принимать важные для организации решения.	Большое количество людей, способных принимать важные для организации решения.
Упор на приказ и интуицию.	Упор на коллективную работу и рациональность.

В развитии теории и практики управления выделяют два крупных исторических периода: донаучный и научный.

I-период - донаучный (IX-VII тысячелетия до н.э. - XVIII век) - наиболее длительный.

Наиболее яркими представителями данного периода, выдвигавшими взгляды на упраление, наряду с изучением других отраслей науки являются: вавилонский… II-период - научный (1776 год - до настоящего времени) подразделяется на… 1-период - индустриальный (1776-1856 гг.).

Школа научного менеджмента (Ф. Тейлор, Г. Гантт, супруги Гилбрет, Г. Эмерсон).

В этих условиях стало необходимо коренное изменение модели управления про­изводством, внедрение иных организационных структур, схем подчиненности,… Ее основоположником был Ф.У. Тейлор, книгу которого «Принципы научного… Тейлор выделил ряд основополагающих принципов менеджмента: нормирование труда; научный отбор и подбор персонала;…

Административная школа управления (А. Файоль, М. Вебер).

Объектом интересов Файоля стали организация в целом и процессы управления как таковые, чем до него не занимался никто. Файоль рассматривал управление как универсальный процесс, состоящий из… Файоль сформулировал 14 принципов административного управления:

Школа человеческих отношений (Э. Мэйо, М. Фоллет).

Сама жизнь сделала необходимой переориентацию управленческой парадигмы на человека. Представители школы «человеческих отношений» отмечали важность… Поворотным пунктом в развитии школы человеческих отношений стали Хоторнские… Эксперимент состоял из четырех основных этапов: эксперименты с освещением; испытания на сборке реле; программа по…

ВОПРОС №3 ЦЕЛИ И ФУНКЦИИ ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ

Содержание и особенности целей управления. Многокритериальность целей управления. Структура и технология анализа целей управления. Понятие и классификация функций управления. Общие (основные) специфические функции управления. Понятие о функциональном управлении. Общая характеристика методов управления. Экономические, организационные, социальные и правовые методы управления.

Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради которых формируется, функционирует и развивается организация как единая система. Установление цели – это исходный момент в деятельности менеджера, что очень важно в условиях развивающейся рыночной экономики. Все организации независимо от формы собственности начинают свой жизненный путь с определения цели и задач организации, ее специализации, размеров, ресурсов и рынков потребления продукции или услуг.

Под целью понимается идеальное или желательное состояние субъекта (органи­зации, индивида и т.п.), на достижение которого ориентирована его деятельность и соответственно процесс управления.

Цель – это…

· образ будущего результата;

· специфический объект (задание), которого человек пытается достичь;

· конкретное состояние отдельных параметров организации, на достижение которого направлена ее деятельность.

К целям предъявляются следующие основные требования:

Во-первых, они должны быть четко сформулированными, конкретными и изме­римыми, выражаться по возможности не только качественно, но и количественно. Это облегчает выбор средств их достижения, восприятие и усвоение исполнителя­ми, правильное распределение обязанностей между ними; позволяет использовать цели в качестве основы оценки достигнутых результатов и персонала.

Во-вторых, цели должны соответствовать условиям деятельности организации, учитывать ее реальные возможности. Цели, адекватные ситуации, облегчают поиск альтернатив, укрепляют доверие к руководству.

В-третьих, цели должны быть гибкими, способными к трансформации и корректи­ровке в соответствии с меняющимися условиями, в противном случае организация рано или поздно попадет в тупик.

В-четвертых, люди должны признавать цели в качестве своих личных, что порож­дает заинтересованность в их реализации. Условием этого являются известность, понятность, близость целей большинству членов организации.

В-пятых, цели должны быть проверяемыми.

Наконец, в-шестых, цели должны образовывать единую систему, быть совмести­мыми во времени и пространстве, взаимно поддерживать друг друга, не ориентиро­вать членов организации на противоречивые действия (как у героев известной бас­ни И. Крылова - Лебедя, Рака да Щуки, один из которых рвался в облака, другой пятился назад, а третья тянула в воду).

Многокритериальность целей.Обычно субъект экономической жизни стремится достичь сразу многих целей. Совершенно ясно, что эти цели конкурируют между собой, борясь за время и силы студента. Трудно совместить даже две из этих целей, связанные с учебой и работой. Как же быть? Многокритериальность реальных задач управления состоит в том, что менеджеру необходимо оптимизировать управляемую им систему сразу по нескольким критериям. Например, добиться максимизации прибыли при минимуме затрат. Ясно, что этого невозможно достичь. Минимум затрат равен 0, он достигается при прекращении выпуска продукции (оказания услуг) и ликвидации предприятия. Но при этом прибыль тоже равна 0. Если же добиться максимально возможной прибыли, то затраты при этом также будут достаточно большими, отнюдь не минимальными.

Теория управления предлагает два основных способа борьбы с многокритериальностью. Один из них состоит в том, чтобы превратить все критерии, кроме одного, в ограничения, и решать задачу оптимизации по оставшемуся критерию. Например, можно потребовать, чтобы затраты не превосходили заданной величины, и при этом условии максимизировать прибыль. Второй вариант состоит в том. Чтобы принять, что прибыль должна быть не меньше заданной величины (например, если выполняется определенный заказ), а затраты при этом условии минимизировать.

Другой подход в борьбе с многокритериальностью состоит в том, чтобы на основе исходных критериев сконструировать один новый и его оптимизировать. В рассматриваемом случае можно использовать рентабельность (по затратам), т.е. частное от деления прибыли на затраты. При максимизации рентабельности находится наилучшее (в определенном смысле) соотношение между затратами и прибылью.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие: прибыльность, положение на рынке, производительность, финансовые ресурсы, мощности организации, разработка, производство продукта и обновление технологий, человеческие ресурсы, работа с покупателями, оказание помощи обществу.

С точки зрения иерархичностивыделяются миссия, генеральная цель, общеорганизационные и специфические цели. Рассмотрим их подробнее.

Миссия отражает главное предназначение организации, смысл ее существова­ния, принципиальные отличия от других, имидж, философию, взгляды высшего руководства на долгосрочное развитие фирмы, ценности, культуру, социальную от­ветственность перед обществом и своими работниками, позиции в отношении раз­ных социальных групп. Она может формулироваться также и для ключевых подраз­делений.

С учетом миссии формулируются генеральная и конкретные цели организа­ции - общие и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации, в принципе, совпадает с мис­сией.

Генеральная цель любой коммерческой организации состоит в получении при­были (сверхприбыли), поэтому с миссией совпадать не может.

Общие (стратегические) цели, которых обычно бывает от 4 до 6, отражают важ­нейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели.

Специфические цели (цели первого уровня развертывания) отражают состояние основных организационных подсистем и основываются на стратегических. Они разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации общих целей.

Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, что позволяет им служить основой планов.

Специфические цели бывают операционными (отдельного работника) и опера­тивными (подразделения).

Дерево целей — структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей организации, в которой выделены главная цель («вершина дерева») и подчиненные ей подцели первого, второго и последующих уровней. Основание дерева целей составляют задачи, представляющие собой формулировку работ, которые должны быть выполнены определенным способом в установленные сроки.

 

Дерево целей позволяет: обеспечить четкую координацию усилий всех структурных подразделений организации; увязать обязанности должностных лиц и повысить их взаимную ответственность; установить конкретные задачи, исполнителей, сроки реализации; осуществлять четкий контроль исполнительской дисциплины; обеспечить высокую степень управляемости всеми процессами; сделать организацию более подготовленной к внезапным переменам.

Цели обретают свою конкретизацию в задачах, выполняемых заранее установлен­ным способом в оговоренные сроки.

Функциональное управление - управление по функциям, в процессе которого каждый функциональный руководитель ведает исполнением определенного круга функций, работ (производственные, технологические, проектные, финансовые, информационные, обеспечивающие).

Суть функционального управления - контроль над исполнением сотрудниками их функций и строгое исполнение работниками указаний “эксперта”. Норма управляемости, т. е. научно обоснованное количество подчиненных, которых можно контролировать, составляет 5 ± 2 человека. Определяющий параметр эффективности - профессиональная квалификация руководителя, поскольку он сам распределяет сферы деятельности между подчиненными. Относительно низкая норма управляемости объясняется тем, что руководителю (эксперту) нужно контролировать исполнение всех технологий, а это непросто. Кроме того, при любых изменениях условий руководитель должен внести соответствующие корректировки в технологии, довести это до исполнителей и проконтролировать точность и корректность исполнения.

Любые внешние влияния приводят к изменению всей технологии работы, что неизбежно влечет за собой реорганизацию системы управления: людей надо либо переучивать, либо привлекать новых. Но постоянно переучивать персонал невозможно. Поэтому принятие решений по-прежнему замыкается на руководителе-эксперте. Происходит его перегрузка “текучкой”, а исполнители не видят своего вклада в результатах деятельности предприятия.

Рисунок 2 – Функциональное управление

Функция управления - направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

В определении функций управления всеобщее распространение получил подход, основанный на выделении общих (обязательных к исполнению в любой организационной системе) и конкретных или специальных (отражающих специфику деятельности той или иной организационной системы) функций.

Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления.

С учетом перечисленных особенностей можно выделить как наиболее обоснованную классификацию согласно которой процесс управления состоит из функций планирования, организации, координации, мотивации и контроля.

Организация

Координация

Мотивация

Контроль

Планирование

Рисунок 3 – Взаимосвязь общих функций управления.

Планирование - это процесс разработки плана, определяю­щего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

Организация -это управленческая деятельность, обеспечива­ющая четкое упорядочение процесса управления в целом, расп­ределение как функций исполнения управленческих решений, так и собственно функций управления. Организация обеспечи­вает основу рационального построения каждого конкретного органа управления, определения компетенции его структурных подразделений.

Координация - это управленческая деятельность, заключаю­щаяся в обеспечении взаимосвязи и согласованности субъек­тов, объектов и процессов труда во времени и в пространстве. Координация создает условия для пропорционального и непре­рывного функционирования системы управления за счет уста­новления непрерывных связей между отдельными подразделениями организации и исполнителями.

Мотивация - управленческая дея­тельность, осуществляющая целенаправленное воздействие на структуру мотивов (потребностей, интересов) участников процесса исполнительской и управленческой деятель­ности и с помощью адекватных мотивам стимулов побуждающая творчески решать поставленные задачи, достигать лучших конечных результатов.

Контроль - управленческая деятельность, позволяющая выявлять, исправлять и предупреждать отклонения достигнутых результатов от намеченных параметров, целей. Контроль предс­тавляет собой наблюдение за объектом и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желае­мому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, другими нормативными актами, а также программами, планами. Он позволяет осуществлять корректирующие воздействия на объект управления, обеспечивает эффективную реализацию пос­тавленной цели. Особая роль контроля как функции управле­ния обусловлена тем, что он служит средством осуществления об­ратных связей, своевременного принятия мер воздействия на управляемый объект, изменения планов или поставленных целей.

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Конкретные функции возникают в результате наложе­ния общих функций управления на специфику объектов управле­ния, поэтому перечень таких функций зависит от перечня объектов уп­равления (ресурсы, процессы и результаты) и уровня декомпозиции самих функций.

Методы управления охарактеризованы в вопросе №5.

 

ВОПРОС №4 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ И СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

Понятие организационных форм. Внешняя и внутренняя среда управления. Факторы внутренней и внешней среды организации. Сущность и значение организационной структуры. Классификация организационных структур. Традиционные организационные структуры. Линейно-функциональная организационная структура. Дивизиональная организационная структура. Региональная и продуктовая организационная структура. Матричная организационная структура. Новые организационные структуры управления.

Организация- форма объединения людей в рамках определенной структуры для их совместной деятельности, призванная выполнять определенные функции и решать поставленные задачи.

Организация -совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры.

Организации создаются для достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, раз­меры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристи­ки. Это играет важную роль при рассмотрении организаций как объектов управления, чтобы использовать эффективные методы и приемы координации деятельности людей.

Различают два типа организационных форм: единичные организационные формы: предприятия или организации, в которых среди учредителей не более одного юридического лица; объединения, созданные на основе принципа либо кооперации, либо концентрации.

К единичным организационным формам относятся, например, следующие хозяйственные общества: академия, ателье, банк, биржа, венчур, джоббер, завод, информационное агентство, институт, колледж, аудиторская компания, магазин, мастерская, комбинат, научно-производственная компания, телевизионная или радиокомпания, техникум, траст, университет, фактор-фирма, фабрика, консультационная фирма, школа.

Обычно наименование организационной формы определяется видом выпускаемой продукции: товара, услуг, информации и знаний, поэтому перечисленные в качестве примера организации могут быть распределены следующим образом:

 

Рисунок 4 -Организационные формы предприятий

Рассмотрим некоторые наиболее значимые на современном этапе единичные организационные формы компаний.

Биржа(государственная или частная) предоставляет помещения, гарантии, расчетные и информационные услуги для сделок с ценными бумагами или товарами,… Венчур– это микро или малое предприятие, создаваемое крупной компанией для… Джоббер– это фирма-посредник, скупающая крупные партии дефицитных продовольственных и промышленных товаров для быстрой…

Внутренняя среда организации: понятие, переменные.

Совокупность внутренних элементов организации, так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образуют ее внутреннюю… По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние…  

Внешняя среда организации: понятие, факторы

Внешняя среда- это · сфера, в которой организация осуществляет свою жизнедеятельность; · совокупность факторов влияния вне организации, на которые руководство организации не может влиять…

ВОПРОС №5 – ЗАКОНОМЕРНОСТИ, ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Методы управления и их классификация. Экономические методы управления. Организационные методы управления. Социально-психологические методы управления. Процесс управления, его этапы. Основные свойства процесса управления. Взаимосвязь структуры и процесса управления.

Методы занимают особое место в управлении, так как на их базе происходит взаимное обогащение его теории и практики. Именно через методы управления реализуются функции управления.

Методы управления – это система способов и приемов воздействия субъекта управленческой деятельности на управляемый объект для достижения запланированного результата.

Методы управления выбираются и используются в зависимости от сочетания функций управления и от сочетания его средств (инструментов). Многое зависит от масштаба управления, его целей, окружающей социально-экономической среды, качества персонала и реального наличия тех или иных средств управления.

Характеризуя методы управления, необходимо раскрыть их направленность, содержание и организационную форму.

Направленность методов управления ориентирована на систему (объект) управления.

Содержание– это специфика приемов и способов воздействия.

Организационная форма – это воздействие на конкретно сложившуюся ситуацию. Это может быть прямое (непосредственное) или косвенное (постановка задачи и создание стимулирующих условий) воздействие.

Методы классифицируются по различным признакам:

· по масштабам применения – общие, относимые ко всей системе, и особенные, обращенные к отдельным составным частям этой системы или, наоборот, к внешней среде и ее субъектам, включая потребителей, посредников, конкурентов и др.;

· по отраслям и сферам применения – в государственном управлении, бизнесе, торговле, промышленности, экологии и др.;

· по роли на различных этапах жизнедеятельности организации – методы исследования организаций, формирующие, упорядочивающие, стабилизирующие, развивающие, вплоть до методов ликвидации, банкротства;

· по степени опосредованности воздействия – прямые и косвенные;

· по уровню обобщения управленческих знаний – методы теории и практики управления;

· по управленческим функциям, которые эти методы позволяют осуществлять: методы анализа, планирования, мотивации, контроля и др.;

· по конкретным объектам управления и характеру ситуации, проблеме, которую необходимо решить и др. – методы инновационного менеджмента, антикризисного, финансового менеджмента, управления производством, сбытом, коммуникациями, качеством, занятостью, персоналом, проектами, знаниями, малыми и крупными предприятиями, бизнес-процессами и др.

В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы, которые органически дополняют друг друга, находятся в состоянии динамического равновесия.

В соответствии с отношениями управления можно выделить следующие наиболее общие методы управления:

· экономические, основанные на экономических стимулах;

· организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;

· социально-психологические, применяемые с целью повы­шения социальной активности людей;

Экономические методы управления - это способы воздействия на людей, опирающиеся на экономические механизмы мотивации и стимулирования активной производственной деятельности, на учет их экономических интересов. Экономические интересы об­разуют в обществе сложную систему, состоящую из интересов го­сударства, организации и личности. Между этими интересами всегда существуют противоречия, поэтому проблема их сочетания всегда относилась к числу наиболее сложных.

Одними из первых, кто обосновал необходимость экономических методов управления, были Ф. Тейлор и А. Файоль. В разработанной ими системе организации труда большое значение придавалось воз­награждению, обоснованию важности побудительных мотивов зара­ботной платы. Труд работников должен оплачиваться соответствен­но плану, предполагающему хорошее вознаграждение за хорошее исполнение. Они сформулировали принцип премирования хороших работников, которые повышают свою производительность.

В группу экономических методов управления предприятием следует включить методы экономического стимулирования, ценообразования, финансирования, кредитования; осуществление функций поставщиками и потребителями, финансовыми и банковскими органами и контроль за соблюдением платежной дисциплины; рациональное использование собственных оборотных средств; использование системы оплаты труда и материального поощрения работников предприятий; применение экономический мер воздействия на заказчиков, поставщиков, подрядчиков, транспортников и др.

В рыночной экономике проявление экономических методов имеет иной характер, чем в административной экономике. Так, вместо централизованного планирования утверждается, что предприятие – свободный товаропроизводитель, который выступает на рынке равным партнером других предприятий в общественной кооперации труда. План экономического развития является основной формой обеспечения баланса между рыночным спросом на товар, необходимыми ресурсами и производством продукции и услуг.

Система экономических методов управления, применяемая на уровне страны, включает такие рычаги хозяйствования, как на­логовая система и кредитно-финансовый механизм. Использование этих рычагов предполагает их комплексность и системность. Поскольку экономические интересы есть категория динамическая, подвижная, то необходимо учитывать, что экономические рычаги способны оказывать крайне противоречивое влияние - как стимулирую­щее, так и тормозящее. Поэтому во всех случаях следует предус­мотреть интегрирующее влияние всех рычагов механизма управ­ления.

Особое место в системе методов управления занимают органи­зационно-административные методы управления. Они включают приемы и способы воздействия субъекта управления на объект управления на основе силы и авторитета власти. Основа организационно-административных методов управления - организаци­онные отношения, существующие в любом обществе, любой со­циально-экономической системе, на основе которых формируются многообразные отношения управления. По существу любые орга­низационные отношения - это, прежде всего, субъект-объектные отношения, включающие в себя отношения прав и ответственно­сти, властности, компетентности. Организационные отношения служат основой для построения иерархии властности, т.е. соотно­шения прав и ответственности вдоль всей иерархической систе­мы организационных отношений.

Организационно-административные методы управления выра­жают в основном прямое директивное воздействие органов влас­ти на управляемые системы, невыполнение которого рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные санкции.

Организационно-административные методы управления бази­руются на системе:

· законодательных актов государства;

· нормативных документов вышестоящих структур управле­ния;

· разрабатываемых в организации, фирме и т.п. планов, про­грамм, заданий;

· оперативного управления.

Организационно-административное управление осуществляется в следующих основных видах:

· Прямое административное указание, которое имеет обяза­тельный характер, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам, воздействует на конкретную ситуацию;

· Установление правил, регулирующих деятельность подчи­ненных (нормативное регулирование), выработка стандар­тных процедур административного воздействия;

· Разработка и внедрение рекомендаций по организации и со­вершенствованию тех или иных процессов, подвергаемых организационно-административному воздействию; Например, организационное регламентирование состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.). А организационное нормирование включает нормы и нормативы расходов ресурсов в процессе деятельности фирмы.

· Контроль и надзор за деятельностью организаций и отдель­ных работников.

Организационно-административные методы в основном опи­раются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность.

Социально-психологические методы управления представляют собой совокупность способов воздействия на общественное и ин­дивидуальное сознание, социальную активность в целях повыше­ния эффективности деятельности управляемого объекта. Они включают специфические приемы воздействия на процесс форми­рования и развития коллектива, на процессы, протекающие внутри него. Данные методы основаны на использовании социально-психологического механизма, действующего в коллективе, в состав которого входят формальные и неформальные группы, роль и ста­тус личности, система взаимоотношений, социальные потребно­сти и другие социально-психологические аспекты.

Большой вклад в разработку социально-психологических ме­тодов управления внесла школа человеческих отношений. Социально-психологические методы представляют собой боль­ше искусство, чем науку. Данные методы управления отличаются своей мотивационной характеристикой, определяющей направле­ние действия.

Социально-психологические методы представляют собой боль­ше искусство, чем науку. Данные методы управления отличаются своей мотивационной характеристикой, определяющей направле­ние действия. Важнейшими мотивационными методами являются методы убеждения,направленные на побуждение объекта управле­ния к желаемым для субъекта действиям. Метод убеждения используется для того, чтобы склонить или побудить объект управления к поведению и действиям, желательным субъекту управления (руководителю). Соответственно, он применяется в виде двух производных методов.

К ним относятся: побуж­дение, склонение, поощрение, внушение, подражание, метод лич­ного примера, вовлечение, порицание, информирование и др.

Каждый из них демонстрирует большие возможности для ру­ководителя в управлении поведением и сознанием людей. Так, например, метод склонения заключается в том, что субъект управления с помощью разного рода аргументов и фактов убеждает ис­полнителя в целесообразности выполнения задания и склоняет его действовать именно таким способом, который предлагается субъектом. Основная форма реализации - реко­мендация, т.е. управляющее воздействие, которое опирается на сознание исполнителя, его моральную ответственность и исполни­тельскую дисциплину, опыт и профессиональную квалификацию.

Метод побуждения несет в себе даже больший, чем предыду­щий метод, мотивационный заряд, так как предполагает побуж­дение исполнителя к каким-либо действиям не столько из интересов субъекта управления, сколько из собственных потребностей исполнителя.

Формы реализации данного метода - совет и просьба.

Совет - это воздействие, при котором субъект управления подсказывает исполнителю, какой выбрать путь решения проблемы, используя накопленный опыт, прецеденты, побуждая исполнителя к самостоятельным действиям, к самостоя­тельному поиску ответов на возникающие вопросы.

Просьба - уп­равляющее воздействие, основывающееся на побуждении исполни­теля к действиям, исходя из характера сложившихся между ними отношений. Как правило, это вежливая форма распоряжения.

Исключительно важен личный пример руководителя, демонст­рирующего образцы нужного поведения, либо указывающего на примерных работников. Конечно, сам руководитель, прежде все­го, должен соответствовать тем требованиям, которые он предъяв­ляет своим подчиненным, демонстрируя единство слова и дела. Если поведение руководителя - эталон для подчиненных, то ме­тод личного примера действует автоматически. При использова­нии данного метода важно учитывать, чтобы пример был досту­пен для освоения и использования, а сам руководитель не демон­стрировал своего превосходства над подчиненными.

Сегодня большое значение приобретает ориентация на уваже­ние личного достоинства людей, признание их самоценности и значимости. Методы поощрения призваны обеспечить четкую связь между результатами труда и его стимулированием. Методы поощ­рения предполагают знание руководителями психологических осо­бенностей работников, ориентацию на развитие у них потребно­стей в самореализации, творчестве. Многие виды поощрения активизируют процесс дифференциации отдельных работников и требуют хорошо разработанной системы оценки индивидуально­го вклада, а также оценки сложившихся в коллективе взаимоотношений.

Метод информирования предполагает целенаправленное управ­ляющее воздействие субъекта управления на объект управления для получения желаемого результата путем отбора, обработки и распространения информации, необходимой объекту для лучшей ориентации в ситуации и выбора оптимального варианта действий для достижения результата.

Психологические методы управления направлены на регулиро­вание отношений между людьми путем оптимального подбора и расстановки персонала. К ним относятся методы комплектования малых групп, гуманизации труда, профессионального отбора и обучения и др.

Процесс управления включает в себя этапы, показанные на рисунке 13.

 

Рисунок 13 – Процесс управления

Блок 1 соответствует этапу получения информации о состоянии объекта, 2 - этапу выработки решений, 3 - этапу выдачи управляющих решений, 5 соответствует управляемому объекту, блок 4 - задаваемому критерию качества.

На первом этапе управления сведения об объекте количественно описываются, при этом могут быть использованы математические методы. На втором этапе, заключающемся в выработке решения, используются некоторые критерии эффективности. Критерии могут быть локальные, например, связанные с наиболее эффективной загрузкой оборудования, так и глобальные, связанные с перспективами развития производства. Выработка решений осуществляется по определенным алгоритмам. Для третьего этапа управления (доведение до исполнителя управляющих решений) характерным является наличие каких-либо воздействий на систему, которые позволяют осуществлять функционирование в соответствии с заданными условиями и поставленной целью.

Процесс управления – это необходимая последовательность действий, из которых складывается воздействие управляющей системы на управляемую.

Процесс управления -совокупность операций, осуществляемых в управлении, в их определенной последовательности и комбинации.

Свойства процесса управления:

· Флуктация – изменчивость процесса управления в виде колебаний вокруг определенных устойчивых состояний.

· Непрерывность – управляемые процессы непрерывны, непрерывен и процесс управления ими.

· Дискретность – неравномерность протекания–накопление потенциала воздействия на этапах определения цели, ситуации, проблемы и импульс активной организационной работы на этапе решения.

· Последовательность этапов – каждый этап является необходимым звеном для формирования воздействия.

· Цикличность – повторяющаяся последовательность этапов процесса управления по мере реализации управленческих решений.

· Временная протяженность процесса управления – время от осознания проблемы до реализации управленческого решения (время цикла)

 

ВОПРОС №6 КОММУНИКАЦИИ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ

Значение коммуникации в управлении. Виды коммуникаций. Элементы процесса коммуникаций. Этапы процесса коммуникаций. Обратная связь и преграды коммуникаций. Принципы связи и передачи информации в организационных системах. Типы коммуникативных структур и их эффективность. Преимущества и недостатки письменной и устной коммуникации, способы преодоления барьеров коммуникативного процесса. Коммуникации между организацией и ее средой. Межуровневые информационные коммуникации в организациях. Неформальные коммуникации. Межличностные коммуникации.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управ­лении. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации и контроля. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информа­цией, т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации, и если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникация – это универсальная и одна из основных характеристик человеческого общения, так и деятельности любых организаций. Коммуникация безостановочна и безгранична, без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия.

Суть коммуникации - обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью.

Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более.

Информация - основа коммуникационного процесса.

Информация— любое сообщение об объектах, явлениях, процессах, событиях окружающего мира, выраженное на определенном языке (знаки, символы, в том числе записанные на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи разными способами (устно, письменно, с помощью технических средств и т. д.)

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Виды коммуникаций. По взаимодействующим сторонам коммуникации можно раз­делить следующим образом:

КОММУНИКАЦИИ

Межличностные

Организационные

Формальные

Неформальные

Вертикальные

Горизонтальные

Внутренние

Внешние

По восходящей линии

По нисходящей линии

 

Рисунок 14 – Виды коммуникаций

Организаци­онные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и пе­редачи сведений как внутри организа­ции так и за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятель­ности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Внешние коммуникации - коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирова­ния, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организации подчиняются государственному регулированию и заполняют в этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие орга­низацию, разделены на три типа: благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации; искомые аудитории, в которых заинтересована сама органи­зация при условии их позитивности; нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.

Возник­новение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как прави­ло, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качест­ве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регу­лирования требует письменного оформления документов. Изуче­ние рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Внутренние коммуникации - коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Коммуникации между уровнями и подразделениями.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может перемещаться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. передачи информации с низших уровней на высшие, которая может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Горизонтальная коммуникация устанавливается между равноуровневыми, равноправными сотрудниками и подразделениями организации. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Межличностные коммуникации могут возникать в любом из рассмотренных видов коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руково­дители тратят на прямой межличностный обмен информацией. В межличностных коммуникациях главным является переда­ча информации от одного лица к другому. Межличностные ком­муникации обладают рядом отличительных характеристик, кото­рые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности:

· межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех;

· она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выхо­дить на нужного респондента;

· межличностная коммуникация более свободна от формальных регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доход­чивой;

· в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возмож­ности для использования эффекта обратной связи.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов.

Формальная коммуникация – однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры.

Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги.

Неформальные коммуникации — социальные взаимодействия меж­ду людьми, отражающие выражение человеческой потребности в об­щении. Они дополняют формальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Но исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Таблица 4 – Виды слухов

Виды слухов	Краткая характеристика
«Мечты и чаяния»	Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников
Слухи-«пугала»	Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб
«Вбивание клиньев»	Продиктованы агрессивностью, порой и ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносят урон репутации как компании, так и отдельных работников
Финальный слух	Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемы ми сотрудниками

Углубленное изучение коммуникаций предполагает ее рассмотрение как процесса, состоящего из этапов и стадий.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

И отправитель, и получатель в процессе обмена информаци­ей взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их зада­чами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, воспри­няли и разделили исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В практике управления процесс комму­никаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каж­дом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаи­мопонимания людей, принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно, в таком случае ком­муникации являются неэффективными. Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий его эффективности необходимо более детально рассмотреть стадии процесса комму­никаций:

1) Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена, формулирует смысл того, почему и что он хочет передать. Идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией.

2) Кодирование и выбор канала. Кодирование – это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков – носителей информации, которыми могут быть звук, свет, вкус, запах, физические действия. Далее носители группируются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение. В результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением.

3) Передача. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата.

Каналы коммуникации – способы передачи информации. Выбор канала зависит от содержания и объема информации. Классифицировать каналы можно по их пропускной способности. Пропускная способность канала – это объем информации, который может быть передан через него за один коммуникационный акт.

Ранжирование каналов по их пропускной способности: разговор лицом к лицу, телефон, электронная почте, локальные информационные сети, письма, записки, формальные отчеты, информационные стенды.

Зависимость канала от содержания сообщения выражается в том, является ли информация стандартным или нет. Нестандартные сообщения связаны с новыми событиями и поэтому могут быть неоднозначно поняты. Такие сообщения передаются через наиболее емкие каналы. Рутинные сообщения прямые и простые, содержат в себе различные данные или же просто закрепляют то, о чем менеджеры ранее договорились. Данные сообщения идут через менее емкие каналы.

Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, факс, телевизор компьютер). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода, свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.). Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, т.к. отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

Отправленное сообщение вернуть обратно уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение послание по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в сообщении меняются его носители или формы, то прием считается несостоявшимся.

Возможное искажение в значении послания может быть связано с наличием в коммуникационном процессе шума.

Шум – это все то, что искажает смысл информации. Определенные шумы присутствуют всегда, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к утрате смысла, может блокировать информационный обмен.

4) Декодированиевключает в себя восприятие (что получил?) послания получателем, его интерпретацию (как понял?) и его оценку (что и как принял?). Получить еще не означает понять, а понять – это еще не принять.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Обратная связь необходима для того, чтобы понять в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум, т.е. то, что искажает смысл. При наличие обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями и весь цикл повторяется вновь, но в другом направлении.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик:

· Направленность – улучшение качества работы каждого отдельного работника;

· Конкретность - должна обеспечить получателя конкретной информацией;

· Описательный характер – должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он сделал;

· Полезность – работник должен получать информацию, которую можно использовать для улучшения качества труда;

· Своевременность;

· Ясность;

· Надежность и достоверность.

Барьеры - коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

Тип барьера	Примеры проявлений
личностные барьеры – коммуникативные помехи, обус­ловленные личностными характеристиками отправителя и/или получателя;	Психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях. Компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт). Негативный прошлый опыт коммуникаций. Селективное восприятие информации. Неумение слушать собеседника. Фильтрация информации. Вредные вербальные привычки (слова и звуки-паразйты: «так сказать», «э-э», «это самое» и т. д.). Вредные невербальные привычки (жесты, мимика)
физические барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие в материальной среде коммуникаций;	Отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение. Расстояние между людьми во время общения. Помехи во время радиопередачи
семантические барьеры - коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значе­ния символов, используемых в коммуникациях;	Различное понимание слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики)
языковые барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие языковых различий отправителя и получателя;	Различное понимание одних и тех же слов и выражений. Жаргон, используемый в данной группе, сленг
организационные барьеры - коммуникационные по­мехи, обусловленные характеристиками любой организа­ции: число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвя­зей между ними, распределение прав, обязанностей и от­ветственности в системе управления и т.д.;	Многоуровневость. Нарушение нормы управляемости. Излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра. Излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается. Неопределенность обязанностей и прав
культурные барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие культурных различий, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей	Культурные различия, проявляющиеся, например, в пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров, дистанции между общающимися людьми, использовании вульгаризмов в деловой беседе, приверженности своему языку при проведении переговоров, манерах держаться, использовании различных жестов, громкости голоса
Тип барьера	Примеры проявлений
временные барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие недостатка времени для осуществле­ния полной коммуникации;	Дефицит времени общения
коммуникативные перегрузки - возникают, когда объем коммуника­тивных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности;	Часть сообщений отсеивается, даже не декодируется. Трудность или невозможность упорядочить информацию, содержащуюся на многообразных носителях
различие в статусе - также может стать барьером на пути коммуникации.	Один из участников коммуникации боится высказать свое мнение, боится задать вопрос, не желая выглядеть некомпетентным

Линия, связывающая две организационные единицы, называется каналом. Если канал в момент передачи обмена информацией свя­зывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть или коммуникативную структуру.

В коммуникативной структуре группы учитываются информационные потоки (каналы распространения информации в группе) и объем информации, которым владеет каждый участник группы. В этой структуре особое значение имеют: положение, занимаемое индивидом в системе коммуникации (доступ к получению и передаче информации, циркулирующей в группе, объем информации, важной для осуществления жизнедеятельности группы); направленность и интенсивность коммуникаций в группе.

Сети могут быть открытыми и закрытыми. Открытой считается сеть, в которой в точках выхода каналов поток информации может остановиться, так как дальше пути нет. Вернуться он может только тем же пу­тем, каким пришел. В замкнутой (закрытой) информационной сети инфор­мация может вернуться к отправителю по другому каналу, отличному от того, по которому была послана. Однако точ­ка возврата необязательно будет исходной, сообщение мо­жет поступить в замкнутую сеть извне.

Виды коммуникационных сетей представлены на рисунке 16.

«Колесо»- вся информация стекается к сотруднику, за­нимающему центральное положение (точка Е). Иногда эту сеть называют «звезда».

«Цепочка» - поток информации идет по прямой от А к В, С, Д, Е и наоборот. «Цепочка» эффек­тивна при выполнении повторяющихся, стандартных, ру­тинных операций, но плохо подходит для работы в посто­янно изменяющихся условиях.

«Шпора» или «Игрек (Y)» аналогичны «колесу», но вклю­чают три уровня, пункт А старше всех. Он несет ответствен­ность за всю организацию, его контрольные функции (под­линная власть) в большей степени зависит от действий В в его промежуточной позиции. В - центр реальной власти в «шпо­ре».

«Вертушка» используются в ситуациях, когда группы осуществляют коммуникации по кругу. Здесь возможен обмен мнениями, хотя есть опасность искажения информа­ции при ее интерпретации.

«Круг» - коммуникации осуществляются между людь­ми, расположенными рядом друг с другом. В «круге» более благоприятный климат, он менее устойчив, чем «колесо».

«Всеканальные» сети - полностью децентрализован­ные сети. В них формальное лидерство разделено или пол­ностью отсутствует. Человека (лидера), контролирующего работу сети, в этой схеме нет.

Во вторичных сетях типа «тент», «палатка», «дом» позиции В и С, Е и Д находятся на одних организационных уровнях. Стрелки показывают направление силовых линий, информация идет в обоих направлениях.

Рисунок 16 – Коммуникационные сети

«Тент» - очень сильная и устойчивая сеть при условии четко определенной власти и ответственности.

«Палатка» образуется, когда руководитель в пози­ции А («босс») решает, что его старшим подчиненным В и С выгоднее вместе заняться общими делами, прежде чем передавать их наверх. Верхние позиции А, В, С об­разуют замкнутую сеть - небольшой круг, с каналом между В и С.

«Дом»получается, когда возникает новый официаль­ный канал Е-Д, это полностью замкнутая система. Возмож­на связь каждого пункта с другими точками по нескольким каналам.

Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций является письменная и устная речь.

Главное достоинство устной коммуникации состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Собеседники вовлечены в непосредственный… Однако устная речь является недостаточно эффективным средством воздействия.… Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть…

Примерный перечень вопросов, выносимых на комплексный государственный экзамен

Сущность и содержание теории управления

Понятие «управление». Содержание науки управления. Цели и задачи управления. Основные категории теории управления. Объект и субъект управления. Система управления. Виды управления. Принципы управления. Природа и состав целей управления. Современные проблемы управления.

Эволюция управленческой мысли

Древняя и современная организации и их сравнение. Эволюция управления в науку управления. Школы управленческой мысли. Научное управление. Классическая или административная школа управления. Школа поведенческих отношений. Наука управления или количественный подход. Новая управленческая парадигма. Теоретические основы менеджмента и его современное состояние. Проблемы менеджмента в условиях перехода к рыночным отношениям.

Цели и функции теории управления

Содержание и особенности целей управления. Многокритериальность целей управления. Структура и технология анализа целей управления. Понятие и классификация функций управления. Общие (основные) специфические функции управления. Понятие о функциональном управлении. Общая характеристика методов управления. Экономические, организационные, социальные и правовые методы управления.

Организационные формы и структуры управления

Понятие организационных форм. Внешняя и внутренняя среда управления. Факторы внутренней и внешней среды организации. Сущность и значение организационной структуры. Классификация организационных структур. Традиционные организационные структуры. Линейно-функциональная организационная структура. Дивизиональная организационная структура. Региональная и продуктовая организационная структура. Матричная организационная структура. Новые организационные структуры управления.

Закономерности, принципы и методы управления

Методы управления и их классификация. Экономические методы управления. Организационные методы управления. Социально-психологические методы управления. Процесс управления, его этапы. Основные свойства процесса управления. Взаимосвязь структуры и процесса управления.

Коммуникации в процессе управления

Значение коммуникации в управлении. Виды коммуникаций. Элементы процесса коммуникаций. Этапы процесса коммуникаций. Обратная связь и преграды коммуникаций. Принципы связи и передачи информации в организационных системах. Типы коммуникативных структур и их эффективность. Преимущества и недостатки письменной и устной коммуникации, способы преодоления барьеров коммуникативного процесса. Коммуникации между организацией и ее средой. Межуровневые информационные коммуникации в организациях. Неформальные коммуникации. Межличностные коммуникации.