Делопроизводство в кадровой службе

Министерство образования Российской Федерации Новосибирский государственный университет экономики и управления КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Номер группы УПП - 32 Наименование специальности 062100 "Управление персоналом Фамилия, имя, отчество студента Номер зачетной книжки Учебная дисциплина Делопроизводство в кадровой службе Кафедра Экономика труда и управление персоналом Номер варианта контрольной работы № 8 Дата регистрации институтом « » 200_ г. Дата регистрации кафедрой « » 200_ г. Проверил: (фамилия, имя, отчество преподавателя) ОЦЕНОЧНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ Количество баллов Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 Итого баллов по 100 бальной шкале Заключение (зачтено или не зачтено) Подпись преподавателя Новосибирск, 2006 г. Содержание Стр. Основная часть контрольной работы Задание № 1. Личный листок по учету кадров … 3 Задание № 2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника … 5 Задание № 3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) … 8 Задание № 4. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания … 9 Задание № 5. Трудовая книжка …. 13 Список литературы … 19 Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 Приложение 7 Приложение 7а Приложение 8 Приложение 9 « Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами ». [2] Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом.

Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом. Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений.

В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д. Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.) Задание № 1. Личный листок по учету кадров (анкета) Личный листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника.

Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации.

Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею). Ответы на вопросы в личном листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

При заполнении используются следующие личные документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документы об образовании; документы о наградах; документы об изобретениях; документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр. Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке.

Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.). Личный листок по учету кадров имеет место для фотографии работника. Личный листок по учету кадров подписывается работником организации.

Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы. Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнения к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму. В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника. Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.). Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи. Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.

На практике, в нашей организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом который, по сути, является вторичной учетной документацией. Образец заполнения и примерную форму Личного листка по учету кадров см. в Приложении 1. Форма Личного листка по учету кадров приложена за 1984 г на современном этапе ряд вопросов претерпел изменения (например, нет вопросов о партийности т.п.), но основное содержание и образец применения на практике отражено.

В Приложении 2 показан бланк Личного листка по учету кадров, применяемый в настоящее время. Задание № 2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника «Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения … кадровых и иных вопросов ее деятельности». [2] Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который документируется посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, графиков отпусков, докладных записок и пр. Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового договора по инициативе работника, которая предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер.

Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника: наименование организации; коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД); дату прекращения действия трудового договора; Ф.И.О. работника; табельный номер; структурное подразделение; должность, специальность, профессия, разряд; основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК; основание для издания приказа (заявление работника); личная подпись руководителя организации; личная подпись работника; дата. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводно на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие (Приложение 3, 4). Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами.

В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя. Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом не имеет юридической силы. После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.

Задание № 3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний, собраний). Документирование хода совещаний и протокола возлагается на сотрудника ответственного за ведение работы с документами.

Протокол состоит из вводной части и основной. Иногда необходимо довести до должностных лиц отдельные элементы основной содержательной части протокола, для этого составляется Выписка из протокола совещания (заседания, собрания). Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты: наименование предприятия; название вида документа (выписка из протокола); дату заседания; номер протокола; место составления; присутствующие и приглашенные; председатель и секретарь; заголовок к тексту; текст (повестка дня, слушали, постановили); подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»); расшифровка фамилий с инициалами.

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении.

Образец Выписки из протокола совещания (заседания, собрания) приведен в Приложении 5. Применение выписок из протоколов совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контролем за исполнением административно-управленческих решений, формирует деловую документацию предприятия.

Задание № 4.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

193 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание применяется не поз... Она и будет в данном случае выступать инициатором снятия дисциплинарно... Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работ... В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное ... 6 (а) ТК РФ).

Литература 1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. 2.Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004. 3.Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. 4.Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. 5.Трудовой кодекс Российской Федерации.

Закон Российской Федерации от 30.12.01 № 197- Ф5 Новосибирск, 2002.