Анализ информационных проблем организации управления

Федеральное Агентство По Образованию Дальневосточная Государственная Социально-Гуманитарная Академия Реферат По ИОУ На тему: Анализ информационных проблем организации управления Выполнила Шабанова С.С. Проверила Хильченко Л.Н. Биробиджан 2005 Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития.

О смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта, и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение. Анализ организации управления представляет собой комплексный взаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла, организации управленческого труда, информационного, технического и математического обеспечения, состава органов и издержек управления.

Анализ – первый этап и отправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствования управления.

Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурных подразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосновать направления дальнейшего развития.В зависимости от поставленных целей и задач анализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степень детализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, но методологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.[1;167] Анализ состоит из трех взаимосвязанных этапов работы:  сбора информации о состоянии организации управления, отдельных ее элементов, процессов и объектов в изучаемом и аналогичном производствах;  описания анализируемого процесса или объекта с помощью системы показателей и установления связи между ними;  обработки сформированной системы показателей различными методами и приемами с целью решения поставленных задач.

Выполнение первой стадии анализа представляет собой информационно-образующую работу.

Вторая стадия связана с отбором системы показателей, характеризующих изучаемую часть организации управления; разработку методов их измерения и описанием их взаимосвязей.Третья стадия работы выполняется по-разному в зависимости от особенностей анализируемого объекта и поставленной перед анализом задачи с разной степенью применения качественных и количественных методов.[ Исходя из сущности организации управления, можно выделить следующие направления из анализа:  пространственный — анализ структуры и взаимодействия отдельных органов управления, функционального разделения труда и т. п. При анализе пространственной организации исследуются также ее связи с системой более крупного объекта, со смежными объектами и часто с относительно самостоятельными и находящимися в отдалении друг от Друга подразделениями собственного объекта (производственные единицы в производственных объединениях; предприятия и объединения — в подотраслях и отраслях);  временной — исследование протекания процесса подготовки, принятия и организации выполнения решений, изучение последовательности взаимодействий подразделений управления и увязки работы во времени при реализации определенной программы;  поэлементный – анализ структуры кадрового состава работников управления и организации их труда, информации, техники управления, организации использования различных методов управления.[4;75] Процесс управления можно рассматривать в статике, т. е. как застывший на какой-то конкретный момент времени, и в динамике (с учетом движения и развития). Анализ организации управления может иметь полный (всесторонний) характер или изучать какую-то часть системы (тематический анализ); может быть глобальным, затрагивая все основные уровни и звенья управления, или локальным, касаясь одного какого-то уровня или звена [3;107-108]. В информационном обеспечении руководителей важное значение имеет уровень их информационной культуры и восприимчивости информации.

От умения грамотно работать с информацией напрямую зависит конечный результат управленческой деятельности - эффективность и качество трудовых процессов.

Не менее важное значение имеет и качество управленческой информации, которое в свою очередь, напрямую зависит от квалификации информационных работников.

Основными требованиями, предъявляемыми к специалистам, подготавливающим информацию для "первых лиц" и управленцев-специалистов, являются:  фундаментальная подготовка по теории и практике управления;  понимание сути функциональной нагрузки соответствующего руководителя;  знания механизма принятия управленческих решении;  профессиональные навыки в подготовке управленческой информации и опыт делового общения с руководителями;  понимание того, что научно-техническая информация для руководителя является лишь информацией к размышлению, т.к. для принятия окончательного решения о внедрении тех или иных новаций на конкретном объекте требуется кроме нее самая разнообразная информация о состоянии и возможностях их внедрения, о наличии для этого материальных и людских ресурсов, о возможности получения положительного эффекта, о соблюдении действующего законодательства и т.п. [5;18]. Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами.

Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации.

Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п. Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления.

Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи. Список использованной литературы 1. Дуж Я. Организация системы информации на предприятии.

Пер.Батизи Э.Э Симчера В.М. – М.: «Прогресс»- 1997 252 с. 2. Мельник М.В. Анализ и оценка системы управления на предприятиях. – М.: Финансы и статистика. – 1990. –136 с. 3. Огаджанов Г. А Сухов А.П. Автоматизированные системы управления подотраслью. – М.: Химия 1986. – 144 с. 4. Организация управления общественным производством.

Учеб. Под ред. Попова Г.Х Краснопояса Ю.И. – М.: ИЗД-во МГУ 1984. – 256 с. 5. Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности//Вопросы управления. – 1994 №2. – С. 18 – 20.