Менеджмент и маркетинг в архивах

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский государственный индустриальный университет» Кафедра истории РЕФЕРАТ Менеджмент и маркетинг в архивах Выполнила: студентка гр. ЭД-06 Е.В Кияниченко Проверила: ст. пр. Гунькина И.А Новокузнецк 2010 г. Содержание Введение 1. Стоимостная оценка архивных документов как одна из функций маркетинга 2. Принципы маркетинга архивной информации 3. Принципы архивного менеджмента Заключение Список используемой литературы Приложение Введение Очень часто, утомившись от повседневных трудов по комплектованию, учету, хранению и описанию архивных документов и пересчитав свою заработную плату, архивист задается вопросом - а нужна ли обществу моя работа? В какой мере используются информационные богатства архивов потребителями информации? Удовлетворены ли они объемом и качеством информационных услуг, оказываемых им в архиве? И, наконец, возможно ли за счет увеличения качества и, выражаясь фигурально, ассортимента информационных услуг повысить прибыль, получаемую архивом? Для решения задач планирования и прогнозирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, состояние опроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

Такие показатели интенсивности и эффективности использования документов как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам, лежат в основе маркетингового исследования.

Так же организационные аспекты играют большую роль в деятельности любого структурного подразделения учреждения, организации, в том числе и архива. В работе с архивными документами необходим четкий порядок, планомерность и слаженность.

Поэтому при создании архива организации необходимо знать и использовать современные методы и технологии менеджмента. 1.

Стоимостная оценка архивных документов как одна из функций маркетинга

О последних двух аспектах денежной оценки документов широко заговорили... До этого периода советские архивисты, специалисты, работающие в рукопи... д.). Есенина от 5 до 25 рублей, стихи - от 20 до 50 рублей, письма - от 10 ... была создана специальная Федеральная служба России по сохранению культ...

Принципы маркетинга архивной информации

Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учето... Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в Отдел... д.) помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов, но главно... Маркетинговые исследования проводятся для повышения степени обоснованн... Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон..

Заключение договора закрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение государственного архива: · публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах; · экспонировать архивные документы на платных выставках; · использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах, при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей; · имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах; · создавать тематические базы данных.

При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок на заключение лицензионного договора, затраты архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями. 3. Принципы архивного менеджмента Продуманный менеджмент - наиболее надежное средство для достижения эффективности работы архива.

Идеи, принципы и методы научной организации менеджмента обусловлены не только потребностями современной экономической и социальной практики, но и обшей логикой развития науки управления. Слово "manage" употреблялось в английском языке еще в 19 веке и дословно переводится как управлять, воздействовать, влиять, хитрить, выкручиваться, но лишь во второй четверти 20 века оно приобретает современное значение. Менеджмент - это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Можно употребить термины «менеджмент» и «управление» в одном и том же значении, хотя они имеют смысловые нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций - западной и отечественной. Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления. При этом существуют: · технико-технологические системы управления (неживые); · автоматизированные системы управления технологическими процессами; · биологические системы (живые); · социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно применительно к этому, последнему, виду управления и применяется термин менеджмент. Общие функции управления (впервые сформулировал француз Анри Фай-оль (1841-1925)): · организация работы; · предвидение; · планирование; · координация; · работа с персоналом; · маркетинг; · паблик релейшенз; · инновация. Общие функции управления на сегодняшний день представляют из себя: 1) Организация - предметная деятельность, организация как процесс достижения цели - задач и используемых мер, действий, решений.

Управление архивом осуществляется директором и другими руководящими работниками архива организационно-распорядительными, экономическими, социальными и воспитательными методами. Для осуществления управления архивом разрабатываются основные нормативные документы по организации работы архива: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов, должностные инструкции работников. 2) Прогнозирование - система и процесс определения вероятностей событий, Существуют: · научно-техническое прогнозирование; · экономическое прогнозирование; · экологическое прогнозирование; · политическое прогнозирование. 3) Планирование - это определение видов и объемов работ работников на определенный период согласно назначению и цели деятельности архива.

В архиве составляются такие плановые документы на год: · план развития архивного дела; · план научно-исследовательской и методической работы; · план научно-издательской работы; · план внедрения научных и методических разработок; · план-отчет работы архива; · план-отчет работы структурного подразделения; · план-отчет работы работника.

В зависимости от направлений деятельности, штатной численности и наличия структурных подразделений отдельные виды плановых документов могут не составляться. Вместе с тем архив может разрабатывать отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

Планирование осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа достигнутых результатов, перспективных планов развития архивного дела и делопроизводства и программ по отдельным направлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированных финансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и поручений органов высшего уровня. Планирование в архиве начинается с разработки плановой части планов-отчетов работы структурных подразделений. 4) Координация - взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам. 5) Работа с персоналом - изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др. 6) Маркетинг - вид человеческой деятельности, связанный с изучением изменения спроса на товары или по удовлетворению спроса и реализаций этих мер. 7) Паблик рилейшнз - связи с общественностью. 8) Инновации - нововведения на предприятии, в организации.

Все эти функции применяются и в организации работы архива.

Заключение В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга - дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена. Без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.

Сведения о количественных характеристиках необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов. Также необходимо осуществлять менеджмент архивной информации для экономически эффективной организации деятельности не только архива, но и всего предприятия в целом.

Ведь информационные ресурсы обеспечивают экономию практически всех других ресурсов - сырьевых, энергетических, финансовых. Список использованной литературы: 1. Алексеева Е.В. Архивоведение [Текст]: Е.В. Алексеева Л. П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П.Козлова 3-е изд доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005. 272 с. 2. Вовкотруб О.В. Архивоведение [Текст]: учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова Пенза: изд-во Пензенского госуниверситета, 2005 132 с. 3. Соболев В.Е. Маркетинг ретроспективной информации для государственных архивов, библиотек, музеев [Текст] // Вестник архивиста - 2007. -№ 3 21-35 4. Крайская З.В Челлини Э.В. Архивоведение. [Текст]: Учебник для средних специальных учебных заведений Москва: изд-во Норма, 1996 - 224 с. Приложение Архив не может взимать плату Архив может взимать плату (примеры из перечня платных услуг) Социально-правовые запросы граждан о: * подтверждении трудового стажа; * размеров заработной платы; * прохождении военной службы; * участии в партизанском движении; * избрании на выборные должности; * награждении орденами и медалями; присвоении званий; * нахождении на излечении; * получении образования; * репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; * пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны Социально-правовые запросы граждан : * наследовании имущества; * родственных связях.

За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: · срочное представление дел; · предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала; · тематическое выявление дел архивистами; · работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием Предоставление документов во временное пользование организациям - фонд образователям для служебного пользования Предоставление документов во временное пользование (не фонд образователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т.п. Копирование или выявление документов органам прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, органам представительной и исполнительной власти Использование документов: · тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); · исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; · подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; · копирование документов; · подготовка публикации документов; · создание баз данных по документам архива и другие услуги Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий - источников комплектования Совершенствование документационного обеспечения управления, организация и совершенствование роботы архивов: · разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов, инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.; · проектирование автоматизированных информационных систем и др. Научно-техническое информирование архивных учреждений Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений: · научно-техническое информирование; · проведение научно исследовательских и опытно-конструкторских работ; · разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных; · составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и др. Обеспечение сохранности документов: · обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомендаций); · оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов; · цифровая обработка аудиовизуальной документной информации и др.