ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССОВ И ПРОЦЕССНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT VISIO

Министерство образования и науки Российской Федерации

 

 

ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССОВ И ПРОЦЕССНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT VISIO Электронное текстовое издание

Учебно-методическое пособие для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Менеджмент качества» для подготовки магистров по направлению 150400 "Металлургия" Подготовленно кафедрой метрологии, стандартизации и сертификации Екатеринбург

У. А. Гудина

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ.. 3

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.. 4

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 6

2.1 Справочник Microsoft Office Visio 2007. 6

2.2 Меню программы.. 9

3. ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 9

3.1 Создание простой организационной диаграммы.. 10

3.2 Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных. 11

3.3 Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных. 12

4. ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ВИДЕ БЛОК-СХЕМ... 13

5. ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ВИДЕ SWIM LANE.. 17

6. ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ.. 20

7. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ СТУДЕНТАМ ПО РАБОТЕ В MICROSOFT OFFICE VISIO 2007. 25

8. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ.. 27

ПРИЛОЖЕНИЕ А.. 28

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.. 31

ПРИЛОЖЕНИЕ В.. 32

ПРИЛОЖЕНИЕ Г. 33

ПРИЛОЖЕНИЕ Д.. 34

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.. 36

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель работы: познакомиться с графическим редактором Microsoft Office Visio 2007, изучить основные графические обозначения материалов, принципы их выполнения, используя комбинации различных типов линий; освоить построение процессов и процессной модели системы менеджмента качества предприятия в Microsoft Visio; ознакомиться с теоретической частью и получить задание у преподавателя.

Задачи:

1.Образовательная – изучить графические обозначения материалов, правила их выполнения, освоить работу с линиями в графическом редакторе Visio.

2.Воспитательная – формирование графической культуры, ответственности за выполняемую работу, аккуратности, воспитание культуры общения и поведения.

3.Развивающая – развитие интеллекта, логического и абстрактного мышления, умения применять теоретические знания на практике при работе за ПК.

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

 

Visio – редактор векторной графики, очень удобный для решения ряда специализированных задач деловой графики (рисунок Рисунок 1), которые в графических редакторах общего назначения (CorelDRAW и др.) решаются с большим трудом.

Программное обеспечение Microsoft Visio 2007 – это средство построения диаграмм, которое позволяет создавать технические и бизнес-диаграммы для документирования и организации сложных концепций, процессов и систем.

Microsoft Visio 2007 поддерживает множество типов диаграмм, в том числе схемы бизнес-процессов и организационные диаграммы, планы зданий и планы размещений офисного оборудования, сетевые диаграммы, карты web-сайтов, диаграммы баз данных. Microsoft Visio 2007 дает возможность хранить информацию в полях специальных свойств и создавать отчеты, а также экспортировать диаграммы в рас­пространенные форматы обмена данными. Microsoft Visio 2007 пред­ставляет собой единую настраиваемую систему построения диаграмм, развертывание и сопровождение которой не составляет труда для предприятий.

В частности, Visio содержит средства построения изображений, необходимые широкому кругу пользователей: специалистам в области бизнеса, руководителям проектов, специалистам по сбыту и маркетингу, диспетчерам, специалистам по информационным технологиям, разработчикам программного обеспечения, администраторам баз данных и веб-узлов, руководителям производства и инженерам.

Решения Visio облегчают документирование идей, информации и систем, обеспечивая более тесную интеграцию с другими продуктами и технологиями. Программа Visio в настоящее время поддерживается корпорацией Microsoft, но не входит в пакет MS Office.

Основные возможности Microsoft Office Visio 2007:

- широкий диапазон диаграмм;

- автоматизированное проектирование;

- «точные» средства рисования;

- интеграция с приложениями Microsoft Office;

- расширенная поддержка Интернета;

- расширенная поддержка специфических технических задач.

Visio документы могут быть:

- рисунком (.vsd);

- трафаретом (.vss);

- эскизом (.vst);

- рабочим пространством (.vsm).

Ниже приведены примеры деловой графики, созданной в Visio.

 

Рисунок 1 – Примеры деловой графики, созданной в Visio

 

 

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

В основе механизма рисования Visio лежит векторный редактор. Вы имеете несколько графических примитивов (линия, кривая, прямоугольник и эллипс), с помощью которых можно нарисовать нужное изображение, закрасить его фрагменты. Для двумерных фигур можно использовать не только цвет, но и образцы закраски. Существуют команды для работы с текстовыми блоками, использующими шрифты, установленные в Windows, позволяющие форматировать слова, абзацы и прочие фрагменты текста. Существует также ставший практически стандартным набор команд, выполняющих повороты и выравнивание объектов на рисунке. Однако настоящий Visio начинается дальше. Дело в том, что графическими примитивами рисовать почти не требуется. Единицей рисунка в Visio является шейп (shape). Рисунок набирается из шейпов, как из элементов конструктора, причем при работе нужные наборы шейпов располагаются под рукой рядом с окном рисунка, как палитра у художника (Приложение А). Процесс создания рисунка сводится к перетаскиванию шейпов с палитры (трафарета) в окно рисунка и добавления связующих элементов. Наборы шейпов, называемые шаблонами (stencils) адаптируют Visio к той или иной области применения и во многом определяют ту или иную поставочную версию продукта. Шейпов разработано великое множество, они продолжают разрабатываться и могут создаваться самим пользователем для какой-то специфической области.

2.1 Справочник Microsoft Office Visio 2007

Для создания графического объекта системы менеджмента качества потребуется запустить программу Microsoft Visio 2007 и создать новый документ. На рисунке 2 представлено окно программы Microsoft Visio 2007 сразу после ее запуска. Оформление этого окна и расположение его элементов, а также их наборы функций очень похожи на другие программы Microsoft Office. При наличии опыта работы с Word или Excel освоение Visio будет несложной задачей.

 

Рисунок 2 – Окно Microsoft Office Visio 2007 после запуска программы

 

В верхней части окна находятся панели инструментов, кнопки и другие элементы, которые существенно ускоряют доступ к функциям программы. В центральной части окна можно увидеть большую стрелку-сообщение, указывающую на список, расположенный в левой части окна. В нем перечислены основные типы шаблонов или разновидностей диаграмм, с которыми способна работать программа Visio.

Щелкните на одном из пунктов списка левой кнопкой мыши, после чего уточните свой выбор, щелкнув по одному из примеров диаграмм, расположенных в центральной части окна (рисунок 3).

 

Рисунок 3 – Выбор подходящего типа диаграмм

 

В зависимости от выбранного вами типа диаграммы Visio подготовит к использованию тот или иной набор базовых блоков фигур для сборки схемы, чертежа или карты:

‒ Бизнес – в этой группе представлены диаграммы, используемые для описания деловых и технологических процессов, а также организационных схем предприятий;

‒ Блок-схема – эта группа содержит наиболее простые и популярные виды диаграмм, например, классическую блок-схему алгоритма работы программы;

‒ Карты и планы этажей – в этой группе представлены специфические наборы блоков, позволяющие быстро подготовить аккуратный и красочный план зданий или схему проезда;

‒ Общие – здесь представлены диаграммы нескольких видов блок-схем, отличающихся от базовых вариантов более эффектным графическим оформлением;

‒ Расписание – эта группа содержит диаграммы, предназначенные для отображения хода деловых и производственных процессов. Можно быстро подготовить диаграмму Ганта или получить в свое распоряжение аккуратно оформленную календарную сетку всего за несколько щелчков мыши;

‒ Сеть – выбрав этот тип диаграмм, можно быстро и красиво оформить схему взаимодействия объединенных в сеть компьютеров и другой электронной техники.

Наборы элементов, используемых при «сборке» диаграмм, не являются жестко фиксированными. Программа позволяет произвольно комбинировать наборы блоков.

2.2 Меню программы

Открытие различных меню является способом быстрого ознакомления с программой Visio. Тремя наиболее часто используемыми меню являются меню Вид, Данные и Форма (рисунок 5).

В меню Вид содержатся специальные окна для документов Visio и команды для включения и отключения визуальных подсказок, например сетки для рисования.

В меню Данные содержатся команды дополнительных возможностей, таких, как импорт и отображение данных. Это одни из самых эффективных возможностей, доступных в программе Visio.

В меню Форма содержатся команды для необходимого ориентирования фигур и соединителей в документе.

3. ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Организационная диаграмма – это схема иерархии отчетности, которая обычно используется для отображения отношений между со­трудниками, должностями и группами (рисунок 11).

Организационные диаграммы могут быть как простыми схемами, как показано на следующем примере, так и большими и сложными на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры организаци­онной диаграммы могут отображать основные сведения, например, имя и должность, или подробные сведения, например, отдел и учет­ный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже до­бавлять рисунки.

 

 

Рисунок 4 – Организационная диаграмма

3.1 Создание простой организационной диаграммы

Этот метод лучше всего подходит для создания небольшой организационной диа­граммы с полями сведений по умолчанию. Поля по умолчанию сле­дующие: отдел, телефон, имя, должность, электронная почта.

1. В меню Файл выберите команду Создать, затем – команду Бизнес, а затем – команду Организационная диаграмма.

2. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в ок­не Фигуры перетащите фигуру корневого уровня для организации, например, Директор, на страницу.

3. Выделив фигуру, введите имя и должность для фигуры. Напри­мер, в организации может быть руководитель с именем Валерий Уша­ков, занимающий пост президента компании.

4. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в ок­не Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фи­гуру руководителя. При этом создается автоматическая связь между двумя фигурами в иерархии. Для создания связей необходимо помес­тить фигуру подчиненного в центр фигуры руководителя.

5. Для завершения создания организационной диаграммы продол­жите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них имен и должностей.

3.2 Автоматическое создание организационной диаграммы из но­вой таблицы данных

Этот метод лучше всего подходит, если поля сведений по умолчанию не соответствуют потребностям пользовате­ля, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

1. В меню Файл выберите команду Создать, затем – команду Бизнес, а затем выберите мастер Организационная диаграмма.

2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя для нового файла, а затем нажмите кнопку Далее. При выборе Excel откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. При выборе Текст с разделителями откроется приложение «Блокнот» с примером текста.

4. В любом из этих открытых приложений используйте образец текста в качестве примера вида сведений, которые требуется вклю­чить, и введите вместо него необходимые данные. Столбцы Имя и Ру­ководитель необходимо сохранить, однако другие столбцы можно изменять, удалять или можно добавлять дополнительные столбцы.

5. Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем за­кончите действия в мастере. Для большинства страниц мастера дос­тупна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

 

3.3 Автоматическое создание организационной диаграммы с ис­пользованием существующего источника данных

Этот метод луч­ше всего подходит, если сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например, на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server.

1. Убедитесь, что таблица или лист содержат столбцы для имен со­трудников, уникальных идентификаторов и руководителя. Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организа­ционных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), со­держащие имя, код и руководителя:

‒ имя сотрудника. Каким образом имена сотрудников отобража­ются в этом поле, такими же они появятся в фигурах организационной диаграммы;

‒ уникальный код. Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например кодом сотрудника;

‒ кому подчиняется сотрудник. Это поле должно содержать уни­кальный идентификатор – имя или номер кода – руководителя. Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы это поле необходимо оставить пустым.

2. В меню Файл выберите команду Создать, затем – команду Бизнес, а затем выберите мастер организационных диаграмм.

3. На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных.

4. Нажмите кнопку Далее и следуйте оставшимся инструкциям мастера. Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

 

 

4. ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ВИДЕ БЛОК-СХЕМ

 

Существует много типов документов Visio, но для создания практически всех документов можно воспользоваться тремя основными действиями:

1) выбор и открытие шаблона;

2) перетаскивание и соединение фигур;

3) добавление текста в фигуры.

Ниже описаны действия по созданию простой блок-схемы.

 

Рисунок 5 – Меню Вид, Данные, Фигура панели инструментов программы Visio

Создание блок-схемы в Visio 2007:

Действие 1. Выбор и открытие шаблона

1. Откройте программу Visio 2007.

2. В списке Категории шаблонов выберите элемент Блок-схема.

3. В диалоговом окне Блок-схема в области Готовые шаблоны дважды щелкните элемент.

После открытия шаблона будут открыты необходимые коллекции фигур, которые называются наборами элементов. Наборы элементов, которые открываются с шаблоном Простая блок-схема, называются Стрелки, Фоновые рисунки и Фигуры простой блок-схемы (рисунок 6).

 

Рисунок 6 – Наборы элементов простой блок-схемы

Действие 2. Перетаскивание и соединение фигур

1. Перетащите первую фигуру из набора элементов Фигуры простой блок-схемы на страницу документа и отпустите кнопку мыши (рисунок 7).   Рисунок 7 – Часть окна Microsoft Visio при перетаскивании и соединении фигур

Действие 3. Добавление текста в фигуры

1. Дважды щелкните фигуру (рисунок 11, А).   Рисунок 11 – Часть окна Microsoft Visio при добавлении текста в фигуры

Лабораторная работа №1

1. Изучить теоретический материал, страницы 4-11;

2. Ответить на контрольные вопросы для самопроверки (Раздел 8);

3. Получить от преподавателя материалы со сведениями о предприятии для выполнения задания;

4. Разработать «Схему организационной структуры предприятия» и представить ее графически с помощью Microsoft Visio 2007. Пример схемы представлен в Приложении Б;

5. Представить результат работы преподавателю в электронном виде.

 

Лабораторная работа №2

1. Изучить теоретический материал, страницы 4-8, 12-15;

2. Ответить на контрольные вопросы для самопроверки (Раздел 8);

3. Получить от преподавателя материалы со сведениями о предприятии для выполнения задания;

5. Разработать схему процесса системы менеджмента качества в виде блок-схемы и представить ее графически с помощью Microsoft Visio 2007 Пример схемы представлен в Приложении В;

6. Представить результат работы преподавателю в электронном виде.

 

Лабораторная работа №3

1. Изучить теоретический материал, страницы 4-8, 16-18;

2. Ответить на контрольные вопросы для самопроверки (Раздел 8);

3. Получить от преподавателя материалы со сведениями о предприятии для выполнения задания;

4. Разработать схему процесса системы менеджмента качества в виде Swim Lane и представить ее графически с помощью Microsoft Visio 2007. Пример схемы представлен в Приложении Г;

5. Представить результат работы преподавателю в электронном виде.

Лабораторная работа №4

1. Изучить теоретический материал, страницы 4-8, 19-22;

2. Ответить на контрольные вопросы для самопроверки (Раздел 8);

3. Получить от преподавателя материалы со сведениями о предприятии для выполнения задания;

4. Разработать процессную модель системы менеджмента качества и представить ее графически с помощью Microsoft Visio 2007. Пример модели представлен в Приложении Д;

5. Представить результат работы преподавателю в электронном виде.

 

8. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что такое MS Visio и для чего используется?

2. Что лежит в основе механизма рисования MS Visio? Назовите основные термины, которыми оперирует данное приложение.

3. Какое графическое средство MS Visio применяется для отображения отношений между со­трудниками, должностями и группами внутри организации?

4. С помощью каких трех основных действий можно создать любой тип документа в MS Visio?

5. Какой тип блок-схем используется для построения диаграммы Swim lane?

6. В чем преимущества применения диаграммы Swim Lane?

7. В чем преимущества и недостатки описания процессов в виде Блок-схемы?

8. Перечислите основные блоки процессной модели СМК предприятия.

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Фигуры Microsoft Smart Shapes

Схема организационной структуры предприятия

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Схема процесса системы менеджмента качества в виде блок-схемы

Закупки

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Схема процесса системы менеджмента качества в виде SWIM LANE

(на примере карты процесса для стоматологии)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Модель процессного подхода системы менеджмента качества предприятия

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1 Кирилловых Е.С. Графические объекты системы менеджмента качества [Текст] : учеб. пособие / Е.С. Кирилловых. – Екатеринбург : Урал. гос. лесотехн. ун-т, 2010. – 119 с.

2 Солоницын Ю.А. Microsoft Visio 2007 [Текст] : учеб. пособие создание деловой графики / Ю.А. Солоницын. – СПб. : Питер, 2009. – 200 с.

3 Кочетов А.Г. Новационные бизнес-процессы. Пошаговая технология разработки, внедрения и контроля выполнения [Текст] : учеб. пособие / А.Г. Кочетов. – М. : Эксмо, 2009. – 153 с.

4 Кондратьев В.В. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов и процедур [Текст] : учеб. пособие / В.В. Кондратьев, М.Н. Кузнецов. – М. : БИГ, 2008. – 192 с.

 

 

Учебное электронное текстовое издание

Гудина Ульяна Анатольевна

ПОСТРОЕНИЕ ПРОЦЕССОВ И ПРОЦЕССНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT VISIO

Редактор

Подготовка к публикации

Рекомендовано Методическим советом

Разрешен к публикации

Электронный формат – pdf

Объем

Екатеринбург, ул. Мира, 19

Информационный портал УрФУ

Http://www.ustu.ru