Документационное обеспечение управления

ВОПРОСЫ 1. Информационно-справочная работа с документами. Функции и права подразделений службы ДОУ. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий. 2. Характеристика и особенности оформления коммерческих кон-трактов, доверенностей. 3. Акт на бланке с угловым расположением реквизитов. 4. Претензионное письмо о возмещении ущерба. 1. Информационно-справочная работа с документами. Функции и права подраз-делений службы ДОУ. Информационно-справочная работа в условиях примене-ния компьютерных технологий. 1. Информационно-справочная работа с документами. Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно отве¬тить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (про-изошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск ин-формации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного ро-да информационно-справочные системы (ИПС). Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов.

Информа¬ционно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистра-ция документов проводилась с помо¬щью РКК и регистрационной картотеки, то и ин-формационно-справоч¬ная работа организуется с помощью справочных картотек. Ко-личество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зави-сят от многих факторов: объема документооборота, тематики дея¬тельности организа-ции и соответственно характера поступающих спра¬вок, наличия сети подведомствен-ных организаций или постоянных кор¬респондентов, принятой системы делопроиз-водства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, постро-енные по следующим признакам: - по корреспондентскому - рубриками являются названия постоян¬ных корреспонден- тов; - по географическому - рубриками являются названия области, го¬рода, месторожде-ния и др.; - по предметно-вопросному (тематическому, производственно-от¬раслевому) - рубри-ками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельно-сти данной организации; - по структурному - рубриками служат названия структурных под¬разделений органи-зации; - по номинальному - рубриками являются наименования видов документов; - по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита. Корреспондентский и географический признаки построения справочной карто-теки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспон¬дентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) ис¬пользуется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, со-ставляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть со-ставлено несколько тематических карточек.

Форма этой карточки отличается от той, которая используется при обычной регистрации.

Кар¬точки систематизируются в со-ответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации.

Тема-тическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организа¬ции. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в норматив¬ный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются.

Кар¬точки находятся в кодифи-кационной картотеке до тех пор, пока норма¬тивный акт не будет заменен новым. Структурный признак построения справочной картотеки применя¬ется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картоте¬ка. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематиче-скую картотеку, только без той степени де¬тализации, которая присуща тематической картотеке. Номинальный признак построения справочной картотеки исполь¬зуется для создания информационно-справочного массива по докумен¬там, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы са-мой организации и распоряди¬тельные документы других организаций. Алфавитный признак построения справочной картотеки широко ис¬пользуется при организации делопроизводства по обращениям граждан.

Буква русского алфави-та, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии ав-тора жалобы (заявления, предложения). Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части.

Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные доку-менты, которые после испол¬нения документа изымают из первой части и переставля-ют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каж¬дой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. При¬чем для удобст-ва в работе применяется обратный хронологический порядок, т. е. при открытии руб- рики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и струк¬турных под-разделениях зависят от применяемой в организации систе¬мы делопроизводства, ха-рактера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по тра-диционной системе в ручном режиме стандартна. После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом: 1-й и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются ис¬полнителю; 1-й экземпляр с распиской исполнителя о получении возвращает¬ся в подразде-ление по учету и регистрации службы ДОУ и устанавли¬вается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК поме-щаются по датам поступле¬ния и порядковым номерам.

Эта картотека иногда называ-ется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении до-кумента вносятся в этот экземпляр РКК; 2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и уста¬навливается в картотеку структурного подразделения организации; 3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если доку¬мент подле-жит контролю за исполнением) и устанавливается там в контрольно-сроковую карто-теку по сроку исполнения; 4-й и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картоте¬ках подраз-деления службы ДОУ по учету и регистрации, которые по¬строены по выбранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопро-изводственного года еще 1 -2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятель¬ности госкомитетов, министерств, ве-домств и других учреждений, орга¬низаций, предприятий, с указанием сроков хране-ния 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распо-ряди¬тельные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополне-ния там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматизирован¬ном режи-ме, то возможности информационно-справочной работы значи¬тельно расширяются и увеличивается скорость ее проведения.

Автомати¬зированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации до-кументов программным обеспече¬нием, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав пока¬зателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполне¬ния этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют быст¬ро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комби¬нации. Поиск сведений мо-жет осуществляться как по документам теку¬щего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сфор¬мированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществлять¬ся в табличной форме. 1.2. Функции и права подразделений службы ДОУ. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфи-ческое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учи-тывается деятельность организации, фирмы, пред¬приятия.

Поэтому ведение многих документов предписано закона¬ми. При проверке работы организации, проведении ре-визии прове¬ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделе-ния (службы делопроиз¬водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре¬ференты (секретари). Функции и задачи службы ДОУ. Основными задачами службы ДОУ являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормати-вами. Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции: - Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации. - Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационно-му обеспечению управления. - Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавли-вает правила подготовки и оформления документов.

Определяет эстетические и эрго-номические требования к оформлению документов и средствам работы с ними. - Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые техно-логические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота. - Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизиро-ванные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации). - Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обоб-щает сведения о ходе и результатах исполнения документов. - Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с за-конодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкция-ми и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федераль-ной архивной службы России. - Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ. - Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информацион-ных массивов, доступа и защиты информации. - Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами. 2. Права службы ДОУ. Служба ДОУ имеет право: - В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников. - Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информа-цию, необходимую для осуществления своей деятельности. - Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях предста-вителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и ор-ганизаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций. - Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы. - Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности. - Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы. - Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к инфор-мации. - Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий. - Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответст-вующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными ли-цами установленных правил работы с документами. - Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выпол-нения установленных правил работы с документами; 1.3. Информационно-справочная работа в условиях применения компью-терных технологий.

Само понятие «технология» используется в производстве и оп¬ределяется как система взаимосвязанных способов обработки ма¬териалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Управленческая деятельность в любой организации также ос¬нована на перера-ботке информации и производстве новой ин¬формации, что позволяет говорить о на-личии технологии преоб¬разования исходных данных в результатную информацию, т. е. ин¬формационная технология — это система методов и способов сбо¬ра, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на ос-нове применения технических средств.

Информационные технологии в соответствии с различием ин¬формационных процессов можно классифицировать на техноло¬гии: сбора информации; передачи ин-формации; накопления информации; обработки информации; хранения информации; представления информации; использования информации. Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован от-дельной технологией с использованием своей тех¬нической базы, системы управления техническими средствами (для вычислительной техники это программные средства) и организа¬ционно-методического обеспечения (правила, инструкции). Управленческая деятельность основана на реализации практи¬чески всех пере-численных видов информационных технологий в соответствии с последовательно-стью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому совре-менные ин¬формационные технологии обеспечения управленческой деятель¬ности ос-нованы на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комп¬лекса, основой которого являются средства ком-пьютерной техни¬ки. В связи с этим очень часто под современными или новыми ин-формационными технологиями понимаются компьютерные информационные техно-логии.

Появление во второй половине 1960-х гг. электронно-вычис¬лительных машин (ЭВМ) на периферии учрежденческой деятель¬ности, в вычислительных центрах нача-ло смещать акцент в ин¬формационных технологиях на обработку не формы, а содер-жа¬ния информации.

Это было началом формирования электронной, или компьютер-ной, технологии.

С появлением персональных компьютеров, стремительным на¬ращиванием их быстродействия, объемов памяти, программного обеспечения проис-ходит принципиальная модернизация идеи ав¬томатизации управления. Но становится очевидным, что самая совершенная вычислительная машина в обозримом будущем не сможет заменить человека.

В настоящее время речь идет о структурной человекомашинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы знаний, а возможности пользователя — за счет автоматизации тех задач, кото-рые ранее было нецелесообразно переносить на компьютер по экономическим или техническим соображениям. Доступность приобретения, возможности многоцелевого использования вво¬дят компьютерные технологии в состав стандартного офисного де-лопроизводства.

В составе комплекса технических средств обеспечения инфор¬мационных тех-нологий выделяют средства компьютерной техни¬ки и средства организационной тех-ники. Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вы¬числительные сис-темы, все ресурсы которых полностью направ¬лены на обеспечение деятельности од-ного рабочего места управ¬ленческого работника.

Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить пер¬сональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные ком-пьютеры Macintosh фирмы «Арр1е». Корпоративные компьютеры это многопользова¬тельские вычислитель-ные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными инфор¬мационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерми¬нал, клавиатура, уст-ройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.

Современная область использования корпоративных компью¬теров — реализа-ция информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в круп-ных финансовых и производ¬ных систем, обслуживающих большое число пользовате-лей в рам¬ках одной функции: биржевые и банковские системы, брониро¬вание и про-дажа билетов для оказания транспортных услуг насе¬лению и т.п. Интенсивное развитие современных информационных тех¬нологий связано именно с широким распространением с начала 1980-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими для непрофессио-нального пользователя возможностями.

В настоящее время преобладает тенденция объединения разных вычислитель-ных систем в вычислительные сети различного мас¬штаба, что позволяет интегриро-вать информационно-вычисли¬тельные ресурсы для наиболее эффективной реализа-ции инфор¬мационных технологий, ведь в качестве рабочих мест, подсоеди¬ненных к центральному блоку корпоративного компьютера, мо¬гут быть использованы и персо-нальные компьютеры.

В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес¬печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, ре-дактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов.

Однако внедрение новых ин¬формационных технологий не исключает составления докумен¬тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот¬ветствии с установ-ленными правилами.

В условиях научно-технической революции произошло рез¬кое увеличение объ-емов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа орга-низаций, фирм, увели¬чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудниче- ства. В связи с этим возникла необходи¬мость упорядочения потоков информации, ус-тановления необ¬ходимого и достаточного количества видов документов, испол¬няющих роль информационного обеспечения функций управле¬ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно пе¬реработать растущие потоки информации.

Появилась потреб¬ность в механизации, а затем и автоматизации обработки документ-ной информации.

Однако практическое внедрение и при¬менение средств автоматиза-ции, эффективность их использова¬ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченно¬сти документации, для обработки которой они предназначены. 2. Характеристика и особенности оформления коммерческих контрактов, доверенностей.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организа-циями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Характер сделки, условия по-ставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оп-лата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложе¬ния его заключить - направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой сторо-ной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, элек-тронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ ис¬ходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ). Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта.

Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.

Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание: - четкой формулировке прав и обязанностей сторон; - возможности расторжения контракта любой из сторон; - санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств; - соответствию пунктов, контракта Федеральному закону "О защите прав потреби-телей" и другим законодательным актам; - соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте". Несоблюдение этого правила приведет к призна¬нию договора недействительным.

Составными частями контракта являются: - название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, кон¬тракт на по-ставку ТНП, контракт о техническом содействии); - дата, номер, место составления; - наименования сторон (полные названия организаций); - предмет контракта; - условия и сроки поставки, перевоза; хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; - условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; - порядок сдачи-приема выполненных работ; - ответственность сторон; - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банков¬ских рекви-зитов, номеров телефонов, факсов); - подписи должностных лиц (с указанием, должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); - печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока до-говора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с уче-том разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть пере-дана архивное хранение. Доверенность - документ, который подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если товары получаются вне склада покупателя. Составляется до-веренность по формам М-2 или М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 71а. Доверенность по форме М-2а содержит следующие реквизиты: - срок действия доверенности; - наименование потребителя и его почтовый адрес; - наименование плательщика и его почтовый адрес.

Если потребитель и пла-тельщик одно и то же лицо, то в этой строке пишется «то же»; - банковские реквизиты плательщика; - номер доверенности, дата выдачи; - должность, Ф.И.О. доверенного лица; - паспортные данные; - наименование поставщика; - порядковый номер и наименование материальных цен¬ностей, единица измере-ния количество (прописью); - реквизиты документов, по которым получаются товарно-материальные ценно-сти; - подпись лица, получившего доверенность; - подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Доверенность по форме М-2 отличается тем, что имеет корешок. Корешок до-веренности остается на предприятии, выдавшем доверенность. В нем указываются: - номер доверенности; - дата выдачи; - срок действия доверенности; - должность и фамилия доверенного лица; - подпись лица, получившего доверенность; - наименование поставщика; - реквизиты документов, по которым получаются то¬варно-материальные ценно-сти; - реквизиты документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей.

При оформлении доверенности по форме М-2а ведется журнал учета выданных доверенностей (форма М-3), содержа¬ние которого аналогично содержанию корешка доверенности по форме М-2. 3. Составьте

Акт на бланке с угловым расположением реквизитов

Составлен комиссией в составе: председатель – начальник канцелярии; чл... Остальные реквизиты и элементы текста составьте самостоятельно. – Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составител... – Главное при составлении акта – определение фактического состояния де... – Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием уни...

выводы, пред-ложения и заключения.

Содержание акта может излагаться по пунктам, материал мо-жет быть представлен в виде таблицы. – Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта. – В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересо-ванных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). – Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участ-вовавшими в его составлении.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано под-писать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту. ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО ДИЗАЙНА Кожуховский пр д. 12 123335, Москва, e-mail: isd@pribul.ru тел.: 783-68-97 АКТ № 1 от 12.09.2003 г. Москва УТВЕРЖДАЮ Ректор Института современного дизайна Л.А. Меркулова 12 сентября 2003 г. О вскрытии посылки № 23 с аппаратом ТДР-556. Основание: приказ ректора института от 12.09.03 № 33 «О проверки наличия комплектующих изделий к аппарату ТДР-556, полученному посылкой 12.09.2003.» Составлен комиссией в составе: Председатель: начальник канцелярии Л.С. Петрушкина Члены комиссии: 1. зав. экспедицией Н.Д. Брагин 2. инспектор А.Г. Смолкина 12 сентября 2003 г. В адрес института прибыла посылка за № 23 с аппаратом ТДР-556. При вскрытии посылки комиссией обнаружено отсутствие комплектующих изделий к аппарату ТДР-556: Ремонтный комплект – 1шт. Электропривод – 1 шт. Комиссия пришла к выводу: потребовать от поставщика аппаратов ТДР-556 до-сылки недостающих изделий до 12 ноября 2003 года. Акт составлен в 3 экз.: 1-й экз.– начальнику склада В.И. Петрову; 2-й экз.– в дело 21-03; 3-й экз.– поставщику.

Председатель комиссии Л.С. Петрушкина Члены комиссии Н.Д. Брагин А.Г. Смолкина 4. Составьте и оформите претензионное письмо в адрес ЗАО «Прогресс» о возмещении ущерба.

В тексте письма укажите, что по заключенному контракту № 256 о поставке мебели ЗАО «Прогресс» были обязаны поставить в третьем квартале 2003 года мебельных гарнитуров на общую сумму 550 000 рублей.

Фак-тически её сдано на сумму рублей. Согласно п. 2 контракта за недопоставки то есть рублей. Указанную сумму автор просит перечислить на их расчетный счет. Приложением к письму является расчет неустойки на 1 листе в 1 экземп-ляре. Остальные реквизиты и элементы текста укажите самостоятельно 4.1. Претензионное письмо - это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств, попыт-ке изменить их условия в одностороннем порядке и т.д. Основания для написания претензионного письма Как правило, при заключении договора стороны оговаривают порядок предъяв-ления претензий (рекламаций), сроки их предъявления, права и обязанности сторон в связи с предъявлением претензий (рекламаций), способы их урегулирования.

Для это-го в договор включается раздел «Претензии (рекламации)», в котором должно быть указано, каким документом подтверждается претензия (актом экспертизы, коммерче-ским актом, актом приемки, протоколом испытаний или др.). Претензия может быть предъявлена в отношении: - качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрак-том, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; - количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; - сроков поставки, если они были нарушены (причем это может касаться как задержки срока исполнения, так и исполнения досрочно); - других условий контракта.

Структура претензионного письма Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Независимо от того, по какому поводу составляется претензия, можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые должны соблю-даться всегда, в любой ситуации. Претензионное письмо должно содержать следующие сведения: - наименование товара, его количество, местонахождение; - основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный ме-жду сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); - предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); - доказательства (ссылки на документы, подтверждающие факт нарушения обя-зательств виновной стороной); - конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (требование за-мены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной за недостающий товар суммы, требова-ние скидки с общей стоимости товара, требование расторжения контракта или воз-мещения убытков и др.). Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претен-зионных требований.

Из текста претензии должно быть понятно, кто, почему и чего хочет. Если претензия предъявляется в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости недопостав-ленного товара.

Если претензия обоснована, виновная сторона будет вынуждена: - заменить дефектный товар новым; - допоставить недостающий товар; - сделать процентную скидку со стоимости товара; - уплатить денежный штраф.

Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя пре-тензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если виновный не удовлетворит претензию.

ООО «Принц» Кожуховский пр д. 12 123335, Москва, Россия тел.: (095)783-68-97 факс: (095)783-68-97 e-mail: tsP@prins.ru ОКПО 03845634, ОКУД 0200200 ИНН/КПП 4145800003/12220000 17.10.2003 № 148/12-13 на № от Директору ЗАО «Прогресс» П.Р. Хромцову Деникинский пер 34 123120, Москва О возмещении ущерба Господин Хромцов! Извещаем Вас, что по заключенному контракту № 256 о поставке мебели ЗАО «Прогресс» были обязаны поставить в третьем квартале 2003 года мебельных гарни-туров на общую сумму 550000 рублей.

Фактически её сдано на сумму 250000 рублей. Таким образом, недопоставлено продукции на сумму 30 рублей. Согласно п. 2 контракта, за недопоставки продукции уплачивается неустойка в размере двух процентов суммы недопоставки, то есть 6000 рублей. Просим в течение 10 банков-ских дней указанную сумму перечислить на наш расчетный счет. Так же напоминаем, что согласно п. 4 данного контракта, в случае повторной недопоставки продукции, контракт разрывается в одностороннем порядке.

Надеемся, что в дальнейшем продукция будет поставляться в полном объеме. Приложение: Расчет неустойки. С уважением Генеральный директор А.С. Цюгерман Попова Наталья Игоревна 783-68-97 В дело № 17-02 Litter34.DOC СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менед-жеров М.: Издательство « Дело и Сервис», 2000 224 с. 2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления : учеб. по-собие для студ.сред.проф.учеб.заведений / А.В.Пшенко 4-е изд стер М.: Издательский центр «Академия», 2006 176с. 3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ.учреждений сред.проф.образования /Л.А. Румынина 4-е изд испр.и доп М.: Издательский центр « Академия», 2006 224с. http//www.protiz.ru /Профессиональное издательство «Секретарь рефе-рент» 4. Стенюков М.В. Документы.

Делопроизводство М.: «Издательство ПРИОР», ( издание 5-е, переработанное и дополненное), 2000 144с. http//www.financial-lawyer.ru /Информационное агентство финансовый юрист. 09 ноября 2009 года А.В. Анисимов.