Тема 20. Учет и оценка результатов труда персонала

Тема 20. Учет и оценка результатов труда персонала

 

1. Задачи и функции кадровой службы

2. Организационная структура кадровой службы

3. Документальное обеспечение управления персоналом

4. Методы оценки и оплаты труда персонала

5. Современные тенденции в формировании систем оплаты труда

6. Оценка затрат на персонал

7. Кадровая статистика

 

Кадровое делопроизводство и учет. Документальное обеспечение управления персоналом. Три группы до­кументов: федеральные нормативные акты, типовые нормативные акты по труду, справочная литература по трудовому праву, нормированию труда.

Организация учета личного состава. Приказ о приеме на работу. Личная карточка. Приказ о прекращении трудового договора. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. Табель учета ис­пользования рабочего времени. Лицевой счет, расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость, платежные ведомости.

Оценка результатов труда персонала. Методы оценки труда персонала. Основные подходы к оценке труда. Общие методы оценки труда.

Оценка затрат на персонал. Основные статьи расходов. Эффективность затрат на обучение. Срок амортизации работника. Примеры показателей, характеризующих работу кадровой службы: средние затраты на одного работника, средние издержки на «новичка», средние затраты на обучение одного работника.

Кадровая статистика. Основные показатели кадровой статистики в организации: штатная численность, списочная численность, явочная численность, среднесписочная численность, оборот кадров, сменяемость кадров, текучесть кадров, коэффициент абсентизма.

 

1. Задачи и функции кадровой службы

1. Планирование развития персонала — разработка проектов кадровой политики, структуры управления организацией, плана потребности в трудовых ресурсах.

2. Привлечение трудовых ресурсов — непрерывная работа по поиску специалистов, создание резерва потенциальных канди­датов по всем должностям.

3. Отбор претендентов — оценка деловых и личных качеств кандидатов на вакантные должности, выбор лучших из резерва, созданного в ходе привлечения.

4. Определение формы оплаты — формирование структуры заработной платы и льгот, учитывающей вклад и результаты труда каждого работника.

5. Обеспечение адаптации принятых работников — инструк­таж, представление работников коллективу, организация их про­фессионального патронажа.

6. Организация обучения персонала — разработка и органи­зация реализации планов и программ подготовки специалистов, повышения квалификации и переквалификации работников.

7. Аттестация персонала — разработка и организация реали­зации планов и методик оценки результативности работы и уров­ня квалификации каждого работника.

8. Ротация персонала — разработка и реализация плана пере­мещения работников в организации, в том числе по результатам аттестации (повышение, понижение, перевод, увольнение).

9. Формирование топ-менеджмента в организации — созда­ние кадрового резерва из числа молодых специалистов, органи­зация подготовки топ-менеджеров.

10. Социальная защита персонала — участие в разработке коллективного договора и социальных программ, контроль за их реализацией, организация социальной поддержки персонала в экстремальных ситуациях.

11. Правовая защита по трудовым вопросам — представле­ние интересов организации по трудовым вопросам в государствен­ных органах, подготовка приказов по кадровым вопросам (наем, перемещение, наказание, поощрение, увольнение, др.), согласо­вание положений о службах и должностных инструкций, участие в рассмотрении жалоб, заявлений, трудовых споров.

12. Кадровое делопроизводство и учет — формирование, ве­дение и хранение личных дел, документации по учету, движению, поощрению, наказанию, увольнению, социальному страхованию работников в организации, оформление справок и запросов, конт­роль за соблюдением трудовой дисциплины, охраны труда.

 

2. Организационная структура кадровой службы

Наиболее используемые наименования: на государственных предприятиях — отдел кадров, в средних коммерческих организа­циях — отдел персонала, в крупных акционерных обществах — управление человеческих ресурсов.

Типовая структура кадровой службы включает подразделения:

— сектор найма рабочей силы, функции которого — плани­рование, набор (внешний и внутренний), отбор (интервью, тести­рование, другие испытания);

— сектор подготовки и продвижения персонала: разработка программ обучения, организация профобучения, корректировка жизненных планов;

— сектор стимулирования труда: планирование затрат на пер­сонал, изучение мотивации труда, подготовка тарифных согла­шений, установление системы стимулов и компенсаций, разра­ботка форм и систем оплаты труда;

— сектор изучения и оценки персонала: анализ качества тру­довой жизни, степени удовлетворения личных потребностей ра­ботников, оценка морально-психологического климата в коллек­тиве, организация оценки персонала, оценка содержания труда, планирование оптимального состава персонала;

— сектор трудовых отношений: изучение социальной напря­женности в коллективе, заключение коллективных договоров, раз­витие отношений с органами рабочего самоуправления;

— сектор стратегического управления персоналом: разработ­ка стратегии управления персоналом, планирование развития пер­сонала, анализ информации о рынке труда,

— сектор профориентации: профориентация работников, адап­тация в коллективах, планирование сохранения персонала;

— сектор охраны труда и техники безопасности: контроль за обеспечением охраны труда и техники безопасности в организа­ции, производственный инструктаж, группа медицинского обслу­живания персонала, управление отношениями по охране труда.

 

3. Документальное обеспечение управления персоналом

Нормативную базу, регулирующую документальное обес­печение управления персоналом, составляют три группы до­кументов.

Первая группа — федеральные нормативные акты:

— Конституция РФ (права личности);

— Трудовой кодекс РФ (права работника и работодателя);

— Гражданский кодекс РФ (имущественные права);

— Налоговый кодекс РФ (права налогоплательщика);

— система стандартов безопасности труда, строительных норм и правил, санитарных норм и правил и др.

Процессы информатизации внесли в этот список определен­ные коррективы. Так, информация стала рассматриваться как продукт и предмет труда, а следовательно, как товар. Отсюда ограничения по работе с информацией — основным предметом труда специалистов по информационным технологиям. К числу нормативных актов добавились:

— Закон РФ «Об информации, информатизации и защите ин­формации»;

— законы, защищающие права собственников информации (об авторском праве, патентный закон и др.);

— нормативные акты, определяющие правила безопасности при работе с информацией.

Вторая группа — типовые нормативные акты по труду:

— квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

— постановления Правительства об аттестации персонала;

— типовые правила внутреннего трудового распорядка дня персонала организаций;

— типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

— инструкции о порядке ведения личных дел, трудовых кни­жек в организациях;

— общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по об­разованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); пред­приятий и организаций (ОКПО) и др.;

— стандарты по делопроизводству, правила документаль­ного обеспечения управления, правила работы ведомственных архивов.

Третья группа — справочная литература по трудовому праву, нормированию труда.

 

Организация учета личного состава

Форму Т-1 (приказ о приеме на работу) составляет в одном экземпляре работник отдела кадров. Руководитель подразделе­ния предприятия, куда принимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне указывается, в каче­стве кого может быть принят на работу нанимающийся, по како­му разряду или с каким окладом; испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью под­тверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. Вновь принятого работника знакомят с приказом под расписку.

Форму Т-2 (личную карточку) заполняют на каждого работни­ка в одном экземпляре, хранят в отделе кадров (папка «Личное дело»), вносят все записи о прохождении работником службы.

Форму Т-8 (приказ о прекращении трудового договора) запол­няет отдел кадров в двух экземплярах при увольнении работника, затем его подписывают руководитель подразделения и руково­дитель предприятия. В приказе указывается причина и обосно­вание увольнения. В форме Т-8 содержится расчет начисленных и удержанных сумм и приводятся данные о несданных имуще­ственных ценностях.

Указанные выше формы составляют основу личного дела работника. Каждое личное дело формируется в отдельной пап­ке. Хранение личных дел осуществляется в режиме, принятом для работы с конфиденциальной информацией. Документы в лич­ном деле располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, заявление о приеме на работу, анкета с фотокарточ­кой, трудовой договор (контракт), приказ о приеме на работу, лич­ная карточка, документы об образовании (копии), характеристи­ки или рекомендательные письма, прочие документы, относящи­еся к данному лицу.

Форма Т-12 (табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы) и форма Т-13 (табель учета ис­пользования рабочего времени) применяются для учета ис­пользования рабочего времени всех работающих на предприя­тии лиц, а также для контроля соблюдения режима рабочего вре­мени, расчетов по оплате труда и получения данных об отрабо­танном времени. При использовании формы Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма Т-54), расчетной ведомости (форма Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма Т-49).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и зара­ботной платы. Сущность табельного учета заключается в еже­дневной регистрации явки сотрудников на работу, ухода с рабо­ты, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а так­же часов простоя и часов сверхурочной работы.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными докумен­тами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются в бухгалтерию.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей вы­даче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетно-платежной ве­домости (форма Т-49), которая, кроме этого, служит еще и доку­ментом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц. На ряде предприятий вместо расчетно-платежных ведо­мостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма Т-51) и платежные ведомости (форма Т-53).

 

4. Методы оценки и оплаты труда персонала

 

Оценка труда — определение соответствия количества и ка­чества труда требованиям технологии, должностной инструкции.

Основные подходы к оценке труда:

— оценка результата труда (количества, качества, прибыли и др.);

— оценка поведения (степени и качества выполняемых функций);

— сравнительная оценка (различий между работниками и др.).

Принципы оценки труда:

— простота (используемые критерии должны быть понятны исполнителю и оценщику);

— доступность (информация, используемая для оценки, долж­на быть доступна);

— системность (результаты оценки должны быть связаны с системой поощрения);

— оперативность (система оценки должна соответствовать ситуации).

Общие методы оценки труда:

— количественные: по нормам, нормированным заданиям, нарядам, актам, оперативным показателям хозяйственной дея­тельности;

— качественные: анкеты, сравнения, опросы, рейтинги, баллы.

Оценка труда рабочих — сравнение достигнутых результа­тов с заранее установленными показателями (количественные для сдельщиков, качественные для повременщиков).

Оценка труда специалистов производится исходя из объема, полноты, качества, своевременности выполнения закрепленных за ними должностных обязанностей.

Основные показатели: прямые (реализация, рентабельность и др.), косвенные (характеризующие факторы, влияющие на достижение результатов, — сложность, качество и др.)

Оценка труда руководителей производится с учетом итогов производственно-хозяйственной и иной деятельности организа­ции (подразделения) с использованием прямых и косвенных по­казателей.

Примеры критериев оценки:

— руководителя организации — объем продаж, балансовая прибыль;

— руководителя службы маркетинга — доля на рынке, объем продаж;

— руководителя финансовой службы — рентабельность, обо­рот капитала;

— начальника производства — выполнение заданий, сниже­ние издержек;

— руководителя службы управления персоналом — затра­ты на персонал, текучесть кадров и др.

В целом, для допределения уровня оплаты служащих, менеджеров, научных работников и т. д. могут быть использованы формальные и неформальные методы.

Формальный метод состоит в сборе данных с помощью исследователей рынка, тестов-опросников, резюме, специальных испытаний и др.

Неформальный же заключается в личном общении с работодателями и фирма­ми, занимающимися трудоустройством.

Если работник известен на рынке (имеет значимый рейтинг), то, как правило, он быстро находит себе работу (высококлассных менеджеров, или, как их называют — топ-менеджеров, не так много). Их зарплата определяется после личного собеседо­вания по договоренности и закрепляется в контракте.

Чтобы правильно оплатить труд обычного работника, его сначала необходимо пра­вильно оценить. Оценка труда производится в соответствии с относительной цен­ностью выполняемых работ. Она включает в себя формальное и систематическое сравнение различных видов труда для определения ценности одного вида труда по сравнению с другим.

Основа оценки труда состоит в том, чтобы сравнить содержание различных видов труда, например по требуемым физическим усилиям, ответственности, навыкам.

Существует множество способов оценки труда.

Можно воспользоваться оплатой по аналогу, собственной интуицией или же выделить ряд факторов, исходя из которых объективно охарактеризовать содержа­ние труда и оценить его. При этом могут быть применены различные методы.

Например, метод оценки труда, пропагандируемый консалтинговой фирмой Hay, базируется на трех таких факторах: ноу-хау (новизна решения задач), само­стоятельность в разрешении проблем и собственная ответственность работника.

Примеры методов оценки труда

Метод оценки труда с помощью ранжирования

Самый простой метод оценки труда — ранжирование (ranking method) всех видов труда, обычно на основе некоего обобщенного фактора, например «сложности рабо­ты». Ранжирование видов труда состоит из нескольких этапов.

1. Сбор информации о труде. Первый шаг — исследование труда. Составляется должностная инструкция для каждого вида труда, чтобы затем использовать ее (обычно) в качестве базы для ранжирования. Иногда составляют также квали­фикационные требования (или карту организации труда), но обычно ранжиро­вание труда проводится для всей работы в целом, а не для ряда операций.

2. Выбор экспертов и видов труда для ранжирования. Часто не имеет смысла составлять один и тот же рейтинг для всех видов труда, которые есть в орга­низации. Более обычная процедура — ранжирование видов труда по подраз­делениям, или «по классам» (т. е. производственные рабочие, канцелярские служащие). При этом теряет смысл, например, непосредственное сравнение, скажем, труда агентов по сбыту и труда на конвейере.

3. Выбор ключевых факторов. В методе ранжирования обычно используется только один фактор (сложность труда, например). Если их много, то опреде­ляется рейтинг каждого фактора в отдельности.

4. Ранжирование видов труда. Определяется ранг каждого вида труда. Самый простой способ сделать это — выдать каждому члену комитета набор карто­чек, на каждой из которых приводится краткое описание вида труда. Затем на карточках проставляются ранги от самого низкого до самого высокого. Некоторые менеджеры используют «метод поочередного ранжирования», чтобы процедура давала более точные результаты. Здесь член комитета, взяв карточки, выбирает сначала карточку с самым высоким рангом, затем с са­мым низким, потом — с самым высоким и самым низким из оставшихся и т. д. до тех пор, пока не будут проранжированы все карточки. Так как обычно выбирать крайние оценки проще, такой подход упрощает процедуру ранжи­рования.

5. Комбинация рейтингов. Обычно несколько экспертов ранжируют виды тру­да независимо друг от друга. После этого комитет (или вы сами) может про­сто усреднить результаты ранжирования.

Метод «за» и «против»

Это самый простой метод оценки труда. Он обычно дешевле, чем другие методы, и отнимает меньше времени.

Один из его недостатков — существующая тенденция: полагаться на субъектив­ные оценки людей. Как и ранжирование, этот метод не дает никаких критериев для измерения относительной ценности одного вида труда. Один вид труда может на самом деле быть в пять раз ценнее, чем другой, но при такой системе вы будете знать только, что одна работа имеет более высокий рейтинг по сравнению с другой.

Ранжирование обычно уместно в небольших организациях, которые не могут позволить себе тратить время и деньги на разработку более сложной системы.

Метод классификации видов труда

Метод классификации (или градации) видов труда (classification (or grading) method) — это простой и широко используемый метод, заключающийся в том, что виды труда разбиваются на группы. Эти группы называютсякатегориями (classes), если в них входят только сходные виды труда (например, «судебный исполнитель IV категории»), илиразрядами (grades), если в них входят виды труда, одинако­вые по сложности, но отличающиеся по другим признакам.

Существует несколько способов классификации видов труда. Один из них — составление «описаний разрядов» (аналог должностной инструкции) и распреде­ление видов труда по категориям на основе этих описаний.

Другой способ — разработка правил классификации для каждой категории (на­пример, сколько независимых суждений, навыков, физических усилий и т. д. тре­бует каждая категория видов труда). Затем по этим правилам можно классифици­ровать виды труда.

Следует выбрать ряд ключевых факторов, а затем разработать описания классов или разрядов, описывающих каждый класс (разряд) с точки зрения количества или уровня компенсируемых факторов. В системе классификации можно исполь­зовать следующие факторы: 1) сложность и разнообразие труда; 2) подчинение и руководство; 3) самостоятельность суждения; 4) требуемая оригинальность; 5) при­рода и цели взаимоотношений с сотрудниками; 6) ответственность; 7) опыт; 8) не­обходимые знания.

На основе этих факторов составляют описание разряда(grade description). По­сле этого оценочный комитет рассматривает все должностные инструкции и рас­пределяет все виды труда по категориям или разрядам.

Описание включает те категории должностей, где обязанности человека заклю­чаются в исполнении некоторых действий под непосредственным руководством при ограниченной свободе проявления собственных независимых суждений или при полном отсутствии такой свободы, например:

а) простейшая рутинная работа в офисе, в бизнесе или на государственной службе;

б) элементарная работа подчиненного технического характера в научной, тех­нической или профессиональной сфере.

Включает категории должностей, где обязанностью человека является, например:

а) выполнение под непосредственным руководством при ограниченной свободе выражения независимых суждений рутинной работы в офисе, в бизнесе или на государственной службе или сопоставимой технической работы ограни­ченного и подчиненного характера в научной, технической или профессио­нальной сфере, требующей некоторой профессиональной подготовки или опыта;

б) выполнение другой работы аналогичного значения, сложности и ответствен­ности, требующей подобной же квалификации.

Или:

а) выполнение под непосредственным или общим руководством относительно сложной и ответственной работы в офисе, в бизнесе или на государственной службе или сопоставимой технической работы подчиненного характера в профессиональной, научной или технической сфере, требующей в любом случае;

1) определенной профессиональной подготовки или опыта,

2) профессиональных знаний в определенной области,

3) в некоторой степени выражения независимых суждений в соответствии с хорошо известными методиками и процедурами;

б) выполнение другой работы аналогичной значимости, сложности и ответ­ственности, требующей сопоставимой квалификации. Включает те катего­рии должностей, где обязанностью человека является, например: выполне­ние под непосредственным или общим руководством умеренно сложной и ответственной работы в офисе, бизнесе или на государственной службе или выполнение сопоставимой технической работы подчиненного характера в профессиональной, научной или технической сфере, требующей в любом случае: средней профессиональной подготовки, а также опыта работы на долж­ностях низшего руководящего состава или иных.

Метод классификации видов труда имеет несколько преимуществ (см. табл. 4.1). Главное преимущество заключается в том, что работодатели в большинстве своем обычно классифицируют виды труда вне зависимости от того, какой метод оценки труда они используют. Это делается для того, чтобы избежать необходимости иметь дело с неуправляемым количеством видов труда и оценивать их. При использова­нии метода классификации труда все виды труда будут разделены заранее на не­сколько категорий. Недостаток в том, что трудно составить описание категории или разряда и использование их в значительной мере зависит от субъективных суждений. Все же многие работодатели успешно используют этот метод, и даже приходят к выводу, что большие затраты на использование формализованных ко­личественных методов (таких, как два описанных ниже метода) окупают себя.

После ранжирования становится возможным определить место необходимой должности в составленном списке и соответствующую зарплату.

Балльный метод оценки труда

Балльный метод (point method) — более формализованный количественный метод оценки труда. Он включает в себя определение нескольких факторов, у каждого из которых может быть несколько степеней, а также степени, в которой каждый фак­тор присутствует в конкретном виде труда.

Предположим, что виды труда могут иметь пять степеней ответственности. Так­же предположим, что каждой степени каждого фактора приписывается определен­ное количество баллов. Когда оценочный комитет определит, в какой степени каж­дый из факторов (таких, как «ответственность») присутствует в труде, можно будет сложить соответствующие баллы по всем факторам и получить общую балль­ную оценку труда.

Таким образом, результатом будет количественный рейтинг каждого вида труда в баллах. Балльный метод — один из наиболее широко используемых методов оцен­ки труда.

Метод оценки труда при помощи факторного сравнения

Факторное сравнение (factor comparison method) — это еще один количественный метод, включающий в себя решение вопроса: в каких видах труда выбранные фак­торы присутствуют в большей степени, чем в других. Это усовершенствованный метод ранжирования. В методе ранжирования обычно смотрят на каждый вид труда как на нечто единое и неделимое и ранжируют виды труда по некоторому обобщенному критерию, например по сложности труда. В методе факторного сравнения все виды труда ранжируются несколько раз: по одному разу на каждый выбранный компенсируемый фактор. Например, виды труда можно проранжиро-вать сначала по фактору «навыки». Затем — по «требованиям к интеллекту» и так далее. Далее для каждого вида труда рейтинги суммируют, чтобы определить об­щий численный рейтинг труда. Этот метод также широко используется на прак­тике.

Группировка видов труда по разрядам

Когда с помощью того или иного метода определена относительная ценность каждо­го вида труда, можно приступать к определению уровня оплаты каждого вида труда. Но перед этим бывает целесообразно сгруппировать виды труда по тарифным раз­рядам. Тем самым уменьшается разброс оплаты видов труда и сокращается суммар­ное время на их оценку.

Даже в небольших организациях существует тенденция как можно сильнее упростить структуру зарплаты. Вместо того чтобы управляться с сотнями тариф­ных ставок, фирма сосредоточивается, например, на 5 или 10 тарифных разрядах.

Тарифный разряд состоит из видов труда, приблизительно равных по сложнос­ти или важности согласно результатам оценки труда. Если был использован балль­ный метод, тарифный разряд состоит из видов труда, попадающих в один и тот же интервал по количеству баллов. Если было использовано ранжирование, разряд состоит из всех видов труда, ранги которых отличаются на 2-3 единицы.

При использовании классификации виды труда уже сгруппированы по катего­риям или разрядам. Обычно на каждый «кластер» видов труда (производственные рабочие, инженерно-технический персонал, служащие и др.) приходится 8-15 раз­рядов. Это значительно упрощает процедуру оплаты труда.

Определение линии зарплаты

Тарифные ставки для каждого тарифного разряда (или для каждого вида труда) обычно определяются при помощи линии зарплаты (wage curve). Линия зарплаты в графической форме показывает, по каким тарифным ставкам в… Обычно тарифные ставки на графике — это те ставки, по которым платят в орга­низации в настоящий момент. Если есть…

Оценка работы менеджеров

Основной подход, используемый большинством крупных компаний, состоит в том, что для обеспечения некоторой степени равенства между разными… Как и в случае с трудом «неменеджеров», один из основных способов —… При этом могут использоваться и методы классификации, и балльной оценки, причем в роли компенсируемых факторов…

Метол принудительного (заданного) распределения

• 30 % — отлично; • 25 % — выше среднего; • 25 % — среднее;

Контрольные вопросы

1. Каковы задачи и основные функции кадровой службы?

2. Каков порядок учета работников в организации?

3. Охарактеризуйте методы оценки труда работников.

4. Что такое кадровая статистика, каковы ее основные пока­затели?

5. Охарактеризуйте нормативное обеспечение кадровой ра­боты.